«Как решить все возможные ошибки на конференции»: Digital Lifestyle Conference 2020 — для тех, кто работает удаленно

Привет, меня зовут Антон Минковский, и я эффективно делаю то, чего раньше никогда не делал.

Называю это "Постоянная Адаптация к Изменяющейся Ситуации", и здесь я планирую рассказать про свой недавний новый опыт проведения онлайн конференции. А также, как я к ней готовился, какие ошибки случались и выводы, который я из этого сделал.

Благодаря переходу на удаленную работу, люди начали интересоваться возможностью совмещать работу и путешествия. Меня коснулось данное изменение, и я увидел возможность помочь себе и другим перезагрузить свою жизнь. Так родился проект Remotecamp

Мы с командой единомышленников поучаствовали в хакатоне и создали MVP- удаленную кремниевую долину. Кемпы за границей для айтишников и стартаперов на продолжительное время от 2 недель до года. Мы ориентируемся на западные проект remoteyear.com. Видим наш проект как sabbatical, life semester, семестр «жизни» где можно за 3-6 месяцев посетить 3-5 стран, сменить контекст, выйти из привычного окружения, сделать reboot восприятия.

Мы успешно проверили гипотезы на первом кемпе в Турции и решили развивать направление дальше. Чтобы дальше изучить нашу аудиторию и выбранное направление, решили провести конференцию, куда пригласим экспертов индустрии и привлечем людей их послушать.

Это было отличное событие, но многое пошло не по плану.

Далее я расскажу поэтапно, что нужно сделать для создания онлайн конференции и что в итоге вышло.

Организовать конференцию мы решили в конце Сентября в офлайн режиме, с интересными спикерами, нетворкингом и фуршетом. Первоначальное название Digital Nomads Conference, оказалось не для всех.
Аудитория не знает, кто такие цифровые кочевники, «digital nomads».
Название конференции затем несколько раз менялось, ведь многие варианты были уже реализованы другими. В конце было принято решение убрать из названия слово «nomad» и окончательным вариантом стал — digital lifestyle conference 2020

Цифры в названии дают понять, что конференция должна стать ежегодной: )

«Если спикеры интересные, аудитория простит вам многое», — такое сообщение мне написала знакомая, успешный организатор различных конференций.

Я собрал список тем, которые интересны реальным цифровым кочевникам.

Затем написал многим своим знакомым и знакомым знакомых с запросом: есть ли среди них эксперты в «кочевничестве» и созданию бизнеса заграницей. Оказалось, что среди моих знакомых, есть серьезные эксперты этой сферы и многие из них, сразу дали предварительное согласие.

Так например у нас выступили:
Федор Киреев (hotbot) — про развитие бизнеса в Южной Америке
Анатолий Бурдаков (hotellab) — про стартап визу в Эстонии
Валерий Бритаус (road.travel) — про различный акселераторы в разных странах
и многие другие, как российские так и иностранные спикеры …

А дальше возникли неожиданные проблемы:

Несколько ранее подтвердивших спикеров, отказались. Некоторые отказы были буквально за пару часов до выступления. Произошли эти неприятные моменты по нескольким причинам, главная причина на мой взгляд — отсутствие предварительной проверки спикеров.

Большой пул ранее собранных интересных контактов, помог мне легко решить эти проблемы. Так, одна моя знакомая, смогла включиться в конференцию за 30 минут до начала выступления, и по обратной связи от участников, ее выступление оказалась одним из лучших.

Подстраиваясь под расписания спикеров мы постепенно двигали начало конференции.

Многие мне говорили — «Антон, нужно минимум за пару месяцев начинать работу над конференцией»

Мне же казалось, что можно быстрее все провести. И чем больше мы работали над конференци, тем больше понимал что люди были правы. Конференцию, которую мы планировали в конце сентября провести, мы провели в конце ноября.

Одна из важных причин, была «Вторая волна коронавируса».

Мы планировали провести конференцию офлайн за один день, но в итоге сделали онлайн и на 5 дней.

Люди устали от онлайн, и не готовы сидеть целый день уставившись в экран.

Потому мы решили разбить каждый день по два спикера, по 45 минут на каждого, с понедельника по пятницу.

Также планировали заполнить перерыв между спикерами интерактивным общением (нетворкинг).

Чтобы целевая аудитория могла познакомиться подробнее с информацией о конференции, был создан лендинг.

На этом решили не останавливаться, и создали чат бота. Сразу решили сделать как платный, так и бесплатный доступ. Проще всего оказалось использовать Timepad для платных покупок.

А вот для бесплатного доступа решили создать телеграмм канал и связать его с лендингом.

Идея была простая, заинтересовавшийся посетитель выбирает бесплатную опцию и переходит в канал.

Там он остается и ждет ссылку на мероприятия. Проблемы такого подхода:

Многие нам писали с запросом по поводу ссылки. Описание канала и процесса не сильно помогало.

Чатбот же вообще никто не использовал, хотя мы его хорошо проработали и ответили на вероятные вопросы.

Немного времени потратили на подключение почтовой рассылки. Большая часть аудитории находилась в телеграмм канале и мы не знали их почты. В итоге мы отказались от почтовой рассылки и использовали канал как средство коммуникации с аудиторией.

Привлечь целевую аудиторию на конференцию очень важно. А с учетом ограниченного времени на подготовку, то риски сильно возросли.

Мы создали рекламу в Instagramи Facebook. Тестировали разные форматы и разные настройки таргетированной рекламы.

Быстро разобраться в Рекламном кабинете ФБ достаточно не просто, но оказалось есть более простой способ.

Если создать страницу в ФБ, то в настройках есть упрощенная версия Рекламного кабинета.

Оттуда запустить рекламу оказалось в разы проще.

Для привлечения внимания необходимо заручиться поддержкой инфопартнеров.

У меня уже были налаженные отношения с несколькими крупными партнерами, СМИ, остальные были найдены у недавно завершенных конференциях. Легко нашли контакты, связались и запросили поддержку.

В итоге только 5% отказов!

Важная задача онлайн конференции — площадка для съемки. Решив что смогу нормально записать конференцию из ближайшего кафе, я направился туда.

Критерии которыми я оперировал тогда: задний фон, сеть, тишина.

И когда задний фон можно было найти, тихое место найти оказалось практически невозможно.

Во всех публичных местах сейчас играет музыка и чаще всего очень громко.

В коворкинг я не успевал добраться, потому решено было продолжать в тех условиях что есть. Это была ошибка:

Тут я поделюсь с вами самым грандиозным своим провалом. Это произошло на первом же выступлении. По стечению обстоятельств это было мое выступление. Как только началась конференция я заметил, что батарейка садиться на ноуте. Одновременно с тем как я говорил приветствия участников конференции, ко мне подошла официантка с просьбой пересесть. Затем приехал с опозданием курьер с готовым мерчем. И все это произошло в один момент.

Собственно это был очень некрасивый и неорганизованный момент, и к сожалению меня тогда как основного спикера никто не мог заменить.

Однако, я выкрутился. Да, получилось совсем не хорошо, но меня эта ситуация многому научила и больше таких ситуаций у нас не происходило.

Все остальные выступления спикеров прошли довольно хорошо, я только представлял очередного спикера в начале выступления.

Помогали в проведении конференции мне несколько помощников.Организационными вопросами занималась моя помощница, с которой мы уже давно сотрудничаем и с ней не возникло никаких проблем. А вот с технической стороной, пришлось взять нового человека и это была ошибка.

Проверив уровень специалиста на одном спикере я решил, что специалист учтет допущенные ошибки и не совершит их снова.

На следующей же записи выступления, мне пришлось заменить специалиста и прекратить с ним дальнейшее сотрудничество. Человек не справлялся с возложенными задачами и не смог выполнять требуемый уровень качества.Вероятно частично это моя вина, так как надо заранее четко ставить требования.

Есть плюс в этой истории, я научился работать с OBS Studio и понял какие требования теперь ставить следующему техническому специалисту.

Самостоятельно управлять технической часть можно, но не с ноутбука.Количество открытых программ и переключение между ними, сильно затрудняет работать на маленьком экране.

Если подвести некий итог, то конференция удалась, мы смогли проверить необходимые гипотезы и привлечь внимание целевой аудитории.

Также, теперь я знаю список недочетов, которых я уже не допущу на следующей конференции.Мы уже начали планировать новую конференцию, еще более амбициозную и с более интересными спикерами. Мы за распространение свободного стиля жизни, стиля жизни digital nomad’a. Многим он в «новинку», но мы уверены это те дары, что принес нам всеобщий локдаун. А именно переход на удаленку и большему количеству людей стал доступен стиль жизни цифрового кочевника.
Если вы дочитали до конца, то приглашаем вас в нашу удаленную кремниевую долину в Египте с 26 декабря для предпринимателей, стартаперов, IT-специалистов и креативщиков.

#digitalnomad #remotecamp #camp #digital_nomads #nomad #путешествия #кочевники #удаленная_работа #удаленка