Как правильно приготовить BPMSoft для бизнеса

Возможно, вы уже заметили по моим публикациям, что я часто упоминаю платформу BPMSoft, напрямую связанную с моей работой. К выбору именно BPMSoft привела совокупность нескольких факторов, но эта история заслуживают отдельной статьи, до которой я однажды обязательно доберусь, обещаю ;) Для тех, кому интересно уже сейчас, приведу пару фактов в конце статьи.

Сразу оговорюсь, что универсальные BPM-платформы позволяют реализовывать на своем функционале проекты любых типов: CRM-, SRM-, HRM- и прочих BPM-систем. Чтобы упростить восприятие читателям, дальше я буду использовать распространенный термин CRM, подразумевая все перечисленные варианты. Поэтому, если вас интересует внедрение, к примеру, SRM-системы, смело заменяйте в тексте ниже CRM на SRM, и так далее.

Недостаточно одного того, чтобы у платформы был ряд важных преимуществ. Нередко бизнес внедряет общепризнанные решения и даже делает это «по инструкции», но не получает ни автоматизации, ни роста прибыли. По различным данным в зависимости от методологии и критериев оценки до 70% компаний терпят неудачу при внедрении CRM.

Почему? Потому что они:

Какой вывод можно из этого сделать? Чтобы добиться эффективного внедрения, любую платформу, как и BPMSoft, надо уметь “готовить”. Можно иметь лучшие ингредиенты (функционал платформы), но без правильного рецепта (стратегии) и шеф-повара (опытной команды) результат разочарует. Как и в кулинарии, здесь важны:

Надо понимать, что настроить платформу можно по-разному и опыт сильно влияет на качество приготовленного “блюда”. Например, можно решить реализовать всю бизнес-логику в процессах, ведь low-code как раз и предназначен для работы “мышкой”. Но процессы имеют тенденцию ухудшать производительность, поэтому нужно четко понимать, что лучше сделать через них, а что – кодом.

Уже на этапе анализа важно уделять максимальное внимание тому, что мы будем автоматизировать и почему. Систему стоит рассматривать как помощника, а не как замену сотруднику. Поэтому рутину лучше автоматизировать, а операции, связанные, например, с продажей, лучше отдать человеку, максимально упростив их посредством платформы.

Современным компаниям уже мало просто “рук”, которые умеют работать с системами автоматизации. Одного наличия кодера или аналитика, даже если они очень профессиональны, теперь недостаточно. Бизнесу необходим IT-партнер – команда, которая его понимает и стремится закрыть его боли, реализуя инструмент так, чтобы достичь целей самым эффективным способом.

Я решил раскрыть секреты «кухни» успешного внедрения CRM в специальной серии публикаций. Вас ждут не просто технические гайды, а готовые рецепты, помогающие решать задачи бизнеса в самых разных сферах. В каждом материале я буду опираться на реальные кейсы: например, как удалось сократить время обработки заказов логистической компании на 40% через автоматизацию процессов в BPMSoft и искусственный интеллект.

Кому это будет интересно? Внутренним IT-отделам компаний, сотрудникам системных интеграторов, IT-директорам – в общем, каждому, кто хочет разобраться с принципами и подходами правильного внедрения CRM. Простым языком и по существу я поделюсь с вами богатым опытом команды, специалисты которой работали со всеми версиями BPM-платформы Terrasoft с 2008 года (Terrasoft CRM, bpm’online, Creatio), а сейчас внедряют BPMSoft.

Вот некоторые главы этой “кулинарной книги”:

Как превратить задачи бизнеса в требования к CRM.

Кейсы

Как провести анализ процессов и выделить точки роста.

Кейсы

Best practice по работе с платформой BPMSoft.

Кейсы

Лайфхаки и решения для типичных задач.

Кейсы

Подключение 1С, телефонии и других систем.

Кейсы

Где остановиться, чтобы не перегрузить систему.

Кейсы

Почему 80% провалов – это человеческий фактор.

Кейсы

Не «внедрили и забыли», а необходимое постоянное развитие.

Кейсы

Не буду заставлять вас ждать, ловите лайфхаки подготовки требований для внедрения BPMSoft, которые сэкономят бизнесу недели переговоров с подрядчиками.

Представьте, что ингредиенты для сложного блюда собраны, а вот понимания, что из них должно получиться, в какой последовательности и как их для этого готовить, нет. Так же и с внедрением CRM: даже самая продвинутая платформа не даст результата без четкого понимания работы бизнеса. Анализ бизнес-кейсов – это фундамент, на котором строится успешное внедрение. Рассказываем, как избежать «сырых» результатов и создать систему, которая решает реальные проблемы.

Первый шаг – не настройка платформы, а глубинное погружение в бизнес-процессы компании. Например, для сети магазинов, которая хочет автоматизировать воронку продаж, важно:

1. Определить ключевые процессы

Правило: 20% процессов дают 80% результата. С этих 20% и надо начинать.

2. Найти «узкие места»

Этапы воронки, на которых происходят потери (долгий сбор заявок, отсеивание клиентов на этапе холодных звонков и т. п.).

3. Выяснить ключевые метрики

Конверсия, время обработки заявок, уровень отказов и т. д.

4. Понять роли участников

Кто вовлечен (менеджеры, маркетологи, логисты и др.), какие задачи решает каждый из них.

1. Цели бизнеса

Не «внедрить CRM», а «увеличить конверсию на 10% за полгода».

2. Роли пользователей

3. Точки роста

Где тормозятся процессы? Например:

Логистическая компания:

Поставщик металлоконструкций:

Чтобы не утонуть в требованиях, структурируйте данные:

1. Сквозной процесс – подготовка и согласование полной картины

2. AsIs – описание текущих бизнес-процессов

3. ToBe – требования к будущей системе

4. Матрица ответственности – роли и зоны влияния

5. Список интеграций – 1С, телефония, внешние API

Во всех материалах важно избегать расплывчатых формулировок: вместо «ускорить обработку заявок» – «сократить время с 2 часов до 30 минут».

1. Синдром “швейцарского ножа”

2. Конфликт интересов

3. Недостаток данных

1. Фокусироваться на бизнес-целях, а не на технических «хотелках»

2. Документировать требования конкретно и измеримо

3. Учитывать потребности всех участников процессов

4. Проверять гипотезы на реальных данных

В следующем материале я расскажу, как превратить требования в рабочие бизнес-процессы в BPMSoft, а вы узнаете:

Та самая пара фактов о выбранной платформе: