Как мы превратили тендеры в игру и выиграл: история одного отдела продаж

Тендеры — это скучно, запутанно и только для «своих»? А что, если я скажу, что это самый захватывающий квест в мире B2B, где ставка — миллионы, а главный приз — контроль над рынком?

В 2015 году я руководил отделом продаж в компании, которая участвовала в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Тогда это выглядело как игра на удачу: иногда выигрывали, чаще проигрывали. И никто не мог точно сказать почему.

Проблемы были классические:

· Не успели подать заявку.

· Ошибка в расчётах.

· Не учли ограничения.

· Пролетели из-за одной бумажки.

Каждое поражение стоило нам денег, времени и нервов. А главное — демотивировало команду. Казалось, рынок тендеров закрыт для тех, кто не в теме. Мы боролись, но играли вслепую.

Мы начали с самого простого: таблицы. В Excel появилась строка на каждый тендер, колонка на каждую ошибку, гипотезу и урок. Мы считали, сколько времени уходит на подачу заявки, кто из менеджеров чаще ошибается, где мы чаще выигрываем и почему.

Очень быстро стало ясно: главная проблема — не в конкурентах. Она в нас. Мы не играли, мы реагировали. Нас постоянно застигала врасплох то документация, то сроки, то технические задания.

Мы разделили все тендеры на три типа:

1. Гарантированные (мы соответствуем всем требованиям, средняя цена).

2. Агрессивные (мы демпингуем и заходим рискованно).

3. Имиджевые (небольшие, но престижные контракты — ради портфолио).

Под каждый тип разработали свой подход:

· Разные шаблоны документации.

· Разные скрипты звонков.

· Разные KPI по срокам и коммуникации.

Каждый менеджер теперь вел свой тендер как мини-проект. С дедлайнами, задачами, бэклогом. Это дало результат буквально за 2 месяца: средний процент попаданий в протоколы увеличился с 28% до 61%.

Один из тендеров казался невозможным: крупный федеральный заказчик, огромный лот, сложные ТЗ, и главный конкурент — компания из «топ-5» поставщиков.

Мы сделали нестандартно:

· Проанализировали прошлые закупки этого заказчика.

· Поняли, что он ценит быструю логистику.

· Вместо «проходного» письма приложили подробный график поставок на карту региона.

Когда вышел протокол, мы победили с минимальным отрывом. В комиссии отдельно отметили «нестандартный подход и полное понимание логистики заказчика».

Когда ты участвуешь в 3-5 тендерах в месяц — можно делать всё вручную. Когда в 30-50 — нет.

Мы начали с простых решений:

· Бот, который присылает новые закупки по фильтрам.

· Автоформирование справок и типовых приложений.

· Автоматические уведомления о дедлайнах.

Время на подготовку одного тендера сократилось с 6 часов до 1,5. Количество ошибок — почти в ноль.

В каждом тендерном отделе есть один человек, который знает всё. И если он уходит в отпуск — всё встаёт. У нас тоже был такой. И это было нашей уязвимостью.

Мы ввели принцип «двойного ведения»:

· Каждый проект ведут два человека.

· Вся информация фиксируется в CRM и бэкапится.

· Все действия прозрачны, а процесс — живёт даже при смене людей.

Теперь у нас нет узких мест. Процесс стал устойчивым.

Ты можешь дать команде Excel, CRM, AI, шаблоны, дедлайны. Но если человек внутри считает, что тендер — это лотерея, он всегда будет проигрывать.

Мы вложились в обучение. Реальное. Без «корочек», зато с практикой, разбором кейсов, факапов и побед.

Мы начали с вопроса: «Почему ты боишься звонить заказчику?» И закончили тем, что каждый менеджер стал готов не только читать ТЗ, но и уточнять, переспрашивать, работать с заказчиком как партнёр.

Раньше мы шли в минус, чтобы пробиться на рынок. Брали всё подряд, лишь бы выиграть. Итог — выгорание, убытки, текучка.

Мы изменили принцип:

· Берём только те тендеры, где можем дать ценность.

· Рассказываем в заявке не только про цену, но и про подход, гарантию, сопровождение.

· Не демпингуем, а аргументируем цену.

За год средняя маржа выросла на 38%. Количество выигранных тендеров стало меньше — но прибыль больше. Команда довольна, выгорания нет.

1. Не бойтесь начать с малого — даже одна победа в тендере может открыть двери на миллионы.

2. Создайте минимальную систему — таблицы, шаблоны, структура.

3. Понимайте заказчика — у него тоже есть KPI, боли, сроки и страхи.

4. Учитесь каждый день — меняются законы, нормативы, логика.

5. Не думайте, что вы хуже — даже маленькая компания может выиграть у гиганта, если подойдёт умнее.

Бизнес часто воспринимается сухо. Но до сих пор помнится звонок в 8 вечера от нашего менеджера:

— Мы взяли тендер чёрт побери!

Эти эмоции — настоящие. Потому что за каждым тендером — работа, ночи, нервы, вера.

Да, мы сделали платформу. Да, она теперь помогает другим проходить тот путь, который мы уже прошли. Да, в ней — всё, о чём я написал: фильтры, ИИ, шаблоны, аналитика.

Но самое главное — не в этом. А в том, что тендеры перестали быть бюрократией. Они стали нашим полем для игры, роста, побед и смысла.

Хочешь больше такой информации, кейсов и наблюдений? Подписывайся. Мы не продаем. Мы показываем, как можно иначе. И делаем это честно.

Не играйте вслепую. Используйте то, что даёт преимущество.

TenderCraft — это не просто платформа. Это знание, опыт, автоматизация и поддержка в одном окне.