Выбор программы для учёта ремонта техники

Здесь не будет никаких советов и рекомендаций. Просто мои рассуждения. Можно сказать, что я решил пожаловаться на несправедливость мира :).

Некоторое время назад сменил я место работы.

Пришёл работать в довольно большую компанию, но с абсолютно неразвитой сервисной службой.

Собственно, ремонт оргтехники — это не то, чем компания зарабатывает, это, скажем так, побочное направление.

До меня направлением руководил человек, который до этого вообще никогда не касался никакой сферы ремонта. Организация была соответствующей.

И один из, как я считаю, главных моментов был вообще никак не реализован: не было никакой системы учёта ремонта.

Т.е. был подключён сервис, где назначались заявки и можно было отследить перемещение сервис-инженеров. Но функционал сервиса был именно курьерский, никакой истории взаимодействия оттуда вытащить было нереально.

Параллельно в двух (!) отдельных файлах записывались ремонты на выезде и ремонты в мастерской. Но при этом записывалось не всё, а только определённые клиенты. И понять логику, почему этот записывается, а этот нет, я так и не смог.

К другим процессам тоже были вопросы, но я сегодня хочу коснуться как раз сервисов учёта, потому что появилась возможность изучить, что предлагает рынок.

Сразу скажу: у меня нет цели писать, что вот этим сервисом никогда не пользуйтесь, а вот этот сервис — лучшее, что вы видели. Моя цель — написать, как я считаю, что должно точно присутствовать, какие должны быть связи, какие отчёты и какая статистика. А что именно использовать — это дело личное.

Поэтому без каких-либо названий. Как говорится, на вкус и цвет все фломастеры разные. )

Естественно, всё это лишь моё мнение, и основано оно на моём опыте и тех потребностях, которые я считаю правильными. Оно очень давно не менялось (потому что очень давно всё работает без нареканий), поэтому буду рад, если в комментариях напишите, что вы думаете по этому поводу. Другая точка зрения всегда полезна.

Итак, что у меня есть:

Сервис, в который забиваются заявки. Там есть компания, контакт, адрес, текст заявки, информация, что было сделано, приложен акт выполненных работ и скан страницы состояния, если его печать подразумевается техническими характеристиками и состоянием аппарата.

Также много где указаны серийники, но они либо в содержании заявки, либо в графе, где указаны выполненные работы. Иногда есть счётчик.

Все эти данные можно выгрузить в Excel с отдельными графами на дату, наименование клиента, адрес, содержание, заполненный итог выезда и т. п. Т. е. все поля будут в своей графе.

Есть файл, в котором указаны ремонты аппаратов на выезде. Там есть клиент, наименование, серийник, счётчик, что сделано.

Есть файл, где указаны ремонты в мастерской. Там та же информация, что и в предыдущем.

При этом в файлах иногда некоторые поля не заполнены.

Например, может быть не заполнен серийник аппарата, на который часто ездим. Потому что у этого клиента такой всего один.

Или не указан счётчик, потому что меняли шарнир крышки сканера (не ресурсная запчасть, счётчик не важен).

И да, конечно же, у меня к тому моменту у меня уже был сервис, с которым я работал в нескольких компаниях и который, я точно знаю, прекрасно закрывает мои потребности.

Но, поскольку это всё было не бесплатно, я решил изучить, что предлагает мне поиск Яндекса.

В итоге я нашёл около 10 специализированных сервисов для контроля за техникой, зарегистрировался и довольно быстро отмёл 5 из них. Т. к. либо неудобный интерфейс, либо нет адекватной поддержки (оставлял запросы в ТП и смотрел скорость и качество реакции), либо не хватает чего-то в функционале (т. е. всё это есть у других, но, вдобавок, ещё что-то).

И следующие 2 недели я дублировал в моих тестированиях все заявки и оценивал удобство работы. В итоге через неделю на тестировании осталось только 2 сервиса, а по окончании всего запланированного периода тестов я так и не смог что-то выбрать.

А всё потому, что основной подход у многих: давайте запихнём побольше функционала.

И я не вижу в этом ничего плохого. Лучше, когда есть функции, которые не используешь, чем когда нет тех, которые необходимы. И именно в этом и была проблема.

Основная масса сервисов удобна для учёта техники, а не для учёта ремонта техники. Плюс в основном они все рассчитаны на компьютерную (я так понимаю, на это спрос выше), а не на печатную технику.Из всех рассматриваемых мной сервисов четыре предназначались именно для учёта ремонта печатающей техники. В итоге осталось два из-за расширенного функционала.

Вот кто бы мне объяснил логику:

Но при этом:

Причём ладно бы это был какой-то общий сервис учёта, так нет, это именно для обслуживания печатающей техники.

Ну ничего, думаю. Ведь всё можно доработать. В тех двух сервисах, которые у меня остались, было почти всё, что нужно.

Пишу разработчикам, мол, так и так, хороший сервис, всё здорово, хочу добавить такие-то и такие-то функции, какая стоимость, какие сроки и т. п.

И получаю ответ, что нет, доработок мы не делаем.

Вот как так? Я говорю, что собираюсь заплатить им деньги за доработку и после этого платить ежемесячную плату. Т. е. я заплачу за то, что они смогут сделать свой сервис лучше и привлечь новых людей. И буду за это платить. Можно заработать один раз и продолжать зарабатывать в будущем.

Но нет, мы такого не делаем.

Ведь как обычно делают выбор: смотрят варианты сервисов и выбирают то, что лучше подходит. А если чего-то не хватает, то заводят для этого дела экселевский файл. Или не заводят.

Я же пошёл по другому пути: определил нужный мне функционал и пошёл искать, что под него подойдёт, выбрал лучшие варианты и хотел узнать стоимость доработки.

И в который раз убедился, что большинство людей любит продавать то, что у них есть. Придумывать что-то новое, улучшать старое, работать с пожеланиями пользователей... Зачем, ведь есть те, кто просто платит и всё. Как мой предшественник.

Но, как я уже писал в начале, решение своих потребностей у меня уже было. Просто хотелось посмотреть варианты, и, честно скажу, мне понравились некоторые за удобство и неперегруженность. Просто их надо было чуть-чуть доработать.

В итоге пришлось возвращаться к проверенным средствам. На рынке хватает разнообразных CRM-систем. И, несмотря на то, что они ориентированы на продажи, там можно вносить очень много изменений. При этом это можно сделать самому, ведь, по сути, мне не нужны какие-то мега-дополнения. Мне просто нужны дополнительные поля. А всё остальное (фильтр, поиск и т. п.) есть по умолчанию.

В итоге при абонентской плате в 2 раза меньше я сейчас веду учёт гораздо лучше, чем в специализированных программах. При этом могу в 2 клика получить нужную мне информацию, историю по серийнику, узнать, на каком этапе находится ремонт и т. п.

Так и живём.

Собственно, почему я это всё решил написать. Недавно вёл переговоры с одной компанией по заключению договора на обслуживание на аутсорсе. И для того чтобы оценить наши возможности (хватит ли инженеров, сможем ли на этом зарабатывать и прочее), я запросил сводку с количеством заявок, списком адресов, наименованием аппаратов, количеством печатаемых копий в месяц..В ответ мне прислали эксель-файл с информацией.Хороший файл. С множеством фильтров, маркеров и т. п. Два дня в нём разбирался и не получил всё, что нужно.Запросил более конкретную информацию и получил другой вид того же файла.И в третий раз запросил уточнения. На этот раз мне прислали ответ текстом, что приблизительно такие цифры.И сразу вспомнились мои блуждания по разнообразным сервисам в поисках чего-то подходящего.