Ваши коллеги полюбят новые чаты
Опять новый чат :(
Знакомо? Многие не любят, когда их добавляют в новые чаты, чуть меньше — открыто говорят вам об этом, после того как вы добавили их в чат. Речь, конечно, про бесконечные рабочие чаты в Телеграме.
Если вы работаете в малой или средней компании с большой долей вероятности ваш основной канал коммуникации именно там. И, может быть, вы тот самый человек который регулярно радует коллег новыми чатами. Или же вы по другую сторону баррикад, и тема статьи это ваша боль.
В любом случае вам повезло, потому что теперь вы сможете либо сделать все хорошо сами, либо поделиться этой статьей с тем самым коллегой-добавлятором, чтобы у него получилось не хуже.
Почему мы вообще говорим о чатах?
Значительная часть нашей работы это коммуникация
Помимо непосредственно работы руками. Обсуждения, уточнения, поиск решений и просто разговоры на разные темы: между собой, с подрядчиками, с партнерами и т.д.Многие из нас проводят в чатах до 80% своего рабочего времени
Мы не обращаем на это внимания, но это так. «Мы писали мы писали, наши пальчики устали» — это же про нас сегодня.Коммуникация должна быть быстрой и удобной
С функционалом редактирования сообщений, пересылкой, прикреплением файлов, группировкой чатов по темам и т.д.
Чаты — это главная система коммуникации между подразделениями и сотрудниками
Нервная система любого корпоративного организма
Откуда они берутся? Эти ваши чаты
В самом начале появления компании или когда она еще маленькая достаточно одного общего чата. Задаем название, добавляем всех сотрудников и поехали: все обсуждают всё.
С развитием и ростом компании, усложняется ее структура, появляются новые связи и новые чаты начинают расти как грибы. С некоторыми коллегами у меня сегодня уже 300+ чатов:
Конечно, это крайне редкие случаи, и конечно, львиная доля всех этих чатов на мьюте и спрятаны по папкам, но реалии таковы, что в среднем чатов у нас больше, чем нам хотелось бы.
Что на практике?
Если правил нет, то чаты называются как решат их авторы. И в составе может оказаться много коллег.
Возможный итог
- Чатов становится слишком много, и мы начинаем в них путаться: забываем где обсуждали ту или иную тему, куда и кому писать
- Когда диалог ведут двое: слушать его вынуждены все участники чата
- Мы получаем слишком много уведомлений
И представьте, что таких чатов у нас много. Хотя зачем представлять? 🙂
Решение: нужна система
Нельзя помнить название всех возможных чатов, но можно придумать систему, которая предусматривает все варианты, и как конструктор позволяет подбирать подходящие названия для разных групп коммуникаций.
А конкретнее?
Последние четыре года я создавал чаты, пробовал разные подходы, в названиях, наблюдал за их составами и конфигурацией. И, наконец, нашел формулу идеального названия и состава чата. С тех пор мне больше не нужно помнить названия всех чатов и думать кого добавлять, а кого нет.
Но прежде, чем я оглашу формулу сперва надо проговорить важные вещи.
Почему много общих чатов это хорошо?
Чтобы сделать работу в чатах удобной нужно увеличить их количество
Звучит парадоксально, однако когда у вас много чатов вы не будете смешивать в одном чате сразу несколько тем или темы, которые затрагивают одних и не затрагивают других. Информационного шума станет меньше.
Это может вызвать улыбку, но с некоторыми коллегами у меня даже есть чаты на двоих: вместо обсуждения в ЛС. Например, если коллега отвечает за несколько функций, чтобы не смешивать диалоги по каждому направлению мы обсуждаем их в отдельных чатах.
О структуре компаний
Также нам понадобится небольшой экскурс в то как устроены компании. Любая компания это набор функций: маркетинг, продажи, обучение, документальное обеспечение, техническое обеспечение и т.д. и т.п. Они группируются в подразделениях, например, в отделе маркетинга или в отделе продаж, делятся на подфункции, например, маркетинг это:
⤷ Создание сайтов
⤷ Лидогенерация
⤷ ...
Один из ключевых принципов взаимодействия отделов это формат «заказчик-исполнитель». Например, Отдел маркетинга настраивает рекламу и поставляет лидов в Отдел продаж. Последний выступает заказчиком, а первый — исполнителем. Маркетинг создает и поставляет в Продажи так называемый ценный конечный продукт (ЦКП): лиды.
Аналогично Отдел продаж, проведя успешную сделку, поставляют в Отдел обучения свой ЦКП: клиенты, купившие обучение.
Довольно часто обсуждение вопросов, связанных с заказом и получением ЦКП происходит именно в чатах (во многих случаях — в трекерах задач и других рабочих пространствах, но для предмета нашей статьи это не имеет значения).
То есть в чатах происходит соприкосновение функций: Маркетинга с Продажами или, например, Продаж с Обучением.
И это крайне важный аспект.
Формула названия чатов
Базовый кейс
Берем отдел заказчика. Например, Продажи. Пишем в начале названия чата. Далее ставим разделитель и пишем отдел исполнителя. Получаем:
«Отдел продаж | Отдел маркетинга»
Готово. У вас появился чат «мостик» между отделами. между функциями. Но мы еще не закончили. Поскольку ширина экрана приложения или телефона ограничена, ограничена и длина названия чата: все, что дальше определённой длины, будет просто не видно на экране. Нужно стремится к лаконичности. Поэтому вместо полных названий отделов мы будем использовать сокращенные:
- Отдел продаж --> Продажи
- Отдел маркетинга --> Маркетинг
«Продажи | Маркетинг»
Теперь у вас есть название чата, которое не нужно запоминать. Достаточно понимать, кто у вас исполнитель (если вы из Продаж) или заказчик (если вы из Маркетинга).
Добавляем уровни
Представим, что внутри Отдела маркетинга есть Отдел лидогенерации, и существует потребность, чтобы Отдел продаж общался именно с этим отделом. Просто добавляем уровень иерархии в название чата (не забыв сократить название отдела):
«Продажи | Маркетинг > Лидогенерация»
Или даже короче:
«Продажи | Маркетинг > Лиды»
Аналогично, если от Продаж выступает какой-то отдел второго уровня:
«Продажи > B2C | Маркетинг > Лиды»
Знак «больше» в названии чатов будет означать иерархию отделов. Он ставится между бóльшим отделом и меньшим отделом, который входит в него.
Сокращаем еще
Если Отдел B2C и Отдел лидогенерации в компании есть только внутри Продаж и Маркетинга, соответственно, то мы можем убрать из названия чата последние и его название останется понятным и информативным:
«B2C | Лиды»
А самое главное: коротким. То, о чем мы думаем всегда при выборе названия чата.
Чаты внутри отделов
Часто бывает случаи, когда происходит стык двух функций внутри отдела. Например, SMM-отдел заказывает у Отдела дизайна изображения для поста, и оба они «живут» внутри Маркетинга. Подход аналогичен:
«SMM | Дизайн»
Персонификация
В некоторых случаях требуется свести чат до конкретного исполнителя в отделе. Например:
«SMM | Дизайн > Аня»
«SMM | Дизайн > Петя»
Аня рисует креативы. Петя готовит презентации.
Указание подфункции
А можно и так:
«SMM | Дизайн > Креативы»
«SMM | Дизайн > Презентации»
Это по сути подфункция внутри отделов маркетинга и дизайна.
Чат под задачу
Все обсуждаемые разновидности чатов выше это по сути чаты процессного характера, где нон-стоп идут разные задачи в рамках каких-либо бизнес-процессов. Но порой уместно завести ситуативный чат по конкретной задаче.
«Семантическое ядро сайта курса по нейросетям»
«Миграция в новый трекер»
Как правило, такие чаты живут очень ограниченное время: пока не будет выполнена искомая задача. Это фактически аналог комментариев в таске в трекере задач.
Некоторые коллеги опасаются, что их обвинят в постоянном создании чатов и в названиях чатов превентивно пишут, что чат временный:
Иногда даже добавляя восклицательный знак для убедительности 🙂
Делать этого, конечно же, не нужно. Достаточно смело и уверенно назвать чат названием задачи.
Чаты проектов и клиентов
Порой есть потребность сузить чат до вопросов по конкретному проекту или клиенту. Тогда мы просто добавляем его в начало, отделяя решеткой:
«Московский зоопарк # B2C | Лиды»
Названия проектов и клиентов также можно и нужно сокращать. Например,
«Зоо # B2C | Лиды»
«МЗ # B2C | Лиды»
Знак «решетка» будет означать, что в название добавлен проект или клиент. Проект с «решеткой» всегда добавляется в начало.
Рабочие группы
Отдельный вид чатов — это чаты, где присутствуют все члены команды, причастные к какому-либо проекту. Там публикуются ключевые новости, обсуждаются вопросы, затрагивающие всех членов команды. Название этих чатов может выглядеть так:
«МЗ # Рабочая группа»
Отдельная разновидность рабочих групп, это когда в них присутствуют сотрудники клиентов или партнеров. Оформляются они с упоминанием названий обеих компаний:
«ТГУ х Сигма > Рабочая группа»
Опционально можно добавить и название проекта в начале
«МЗ # ТГУ х Сигма > Рабочая группа»
Штабы
И, конечно, нельзя обойтись без чатов, посвященных стратегическому управлению отделами. В таких чатах обычно присутствует руководитель отдела, CEO и, например, COO:
«Штаб | Маркетинг»
«Штаб | Продажи»
Либо штаб по проекту. В нем, как и в рабочей группе не будет вертикального разделителя в названии:
«СЗ # Штаб»
И вместо руководителя отдела в чате будет присутствовать руководитель проекта.
Также штаб может быть с партнерами, клиентами — для коммуникации на стратегическом уровне:
«ТГУ х Сигма > Штаб»
Если в работе несколько совместных проектов, тему штаба можно сузить до конкретного:
«МЗ # ТГУ х Сигма > Штаб»
Принципы нейминга чатов
Думаю, на этих примерах вы уже уловили основные принципы:
1. Структура названия чата:
Проект # Отдел > Отдел-заказчик | Отдел > Отдел-исполнитель
2. Слагаемые названия чата, которые можно исключить без потери идентичности — нужно исключить.
3. Использовать аббревиатуры и сокращения для обозначения проектов, отделов и функций.
Классификатор названий
Чтобы все использовали единый набор сокращений рекомендуется завести классификатор сокращений названий отделов, проектов и клиентов. Таблицу с такими вкладками и со столбцами в каждой: «Сокращение», «Полное название».
МЗ — Московский зоопарк
Продажи — Отдел продаж
И т.д.
Резюме
Такой подход позволил нам победить хаос в коммуникации и увеличить скорость и качество нашей работы. Буквально сделал сотрудников счастливее, потому что они знают где что искать и не страдают от лишних уведомлений в чатах.
Нам даже удалось внедрить использование этого подхода в работе с нашим партнером, Томским Государственным Университетом, сотрудники которого очень долго сторонились идеи использования нашей системы чатов.
Пишите вопросы по вашим кейсам в комментариях — я буду отвечать и дополнять статью.
Второй серьезный шаг уже в личном удобстве переписок — это правильная группировка чатов по папкам в Телеграме. Расскажу об этом в отдельной статье. Подписывайтесь, чтобы не пропустить.