Восстановление кадрового учета и расчета зарплаты для 1500 сотрудников после разрушительной кибератаки
В современном цифровом мире кибератаки перестали быть редкостью, превратившись в постоянную и растущую угрозу для бизнеса. Потеря доступа к данным сотрудников или их уничтожение в результате неправомерных действий парализует ключевые HR- и финансовые процессы компании. Это ведет не только к срыву сроков выплаты зарплаты, катастрофическому падению мотивации сотрудников и репутационным потерям, но и к риску многомиллионных штрафов от контролирующих органов за несвоевременную или некорректную отчетность, нарушению трудового законодательства и миграционных правил. Именно с такой критической ситуацией столкнулся один из наших клиентов – крупное предприятие с численностью более 1500 сотрудников, включая значительный процент иностранных работников, получивших гражданство в том же году, за который сдавалась налоговая отчетность.
Ситуация:
Компания-заказчик, ведущий игрок в промышленном секторе, подверглась масштабной и изощренной кибератаке. Злоумышленники не только зашифровали данные, но и уничтожили значительную часть резервных копий основных информационных систем, включая базу 1С:ЗУП.
Ситуация усугублялась следующими факторами:
- Разнородный контингент: Около 30% сотрудников – иностранные граждане, причем у многих в течение 2025 года произошла смена статуса (нерезидент/резидент), получение гражданства РФ, что кардинально меняло порядок налогообложения.
- Сложная система оплаты труда: Наличие многочисленных доплат за:
- Вредные и опасные условия труда (по результатам СОУТ).
- Работу в ночное время.
- Сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздничные дни.
- Совмещение профессий (должностей).
- Индивидуальные надбавки (за стаж, квалификацию, знание языков).
- Специфические графики: Суммированный учет рабочего времени для значительной части персонала (сменный график, вахта).
- Разнообразные удержания из заработной платы: НДФЛ (с учетом меняющегося статуса иностранцев), алименты по исполнительным листам, удержания за причиненный ущерб, профсоюзные взносы, добровольные удержания (кредиты, страховки).
- Обширный кадровый документооборот: Необходимость восстановления полного кадрового учета: приемы, увольнения, переводы, отпуска (основные, дополнительные, без сохранения ЗП), больничные листы (включая электронные), командировки, прогулы, отгулы, отпуска по уходу за ребенком и т.д.
- Высокие риски. Любая ошибка при восстановлении грозила:
- Недовольством сотрудников (неправильные выплаты, задержки).
- Штрафами от налоговой и СФР.
- Судебными исками со стороны сотрудников или взыскателей по алиментам.
Задача:
В сжатые сроки (1,5 месяца) полностью восстановить кадровый учет и историю расчета заработной платы за 3 года в новой базе 1С:ЗУП, обеспечив 100% точность данных для текущих расчетов, формирования ретроспективной отчетности и полного соответствия требованиям законодательства РФ.
Что и как было сделано:
Проект был реализован силами специально сформированной мультидисциплинарной команды Бридж Групп, куда входили эксперты по 1С:ЗУП, кадровые специалисты, бухгалтеры по расчету заработной платы, эксперты по трудовому праву и налоговые консультанты по четкой этапной методологии:
Этап 1: Организация сбора и передачи информации
– Определение источников. Проведен аудит всех возможных каналов восстановления данных:
- Бумажные архивы (личные дела, приказы, табели, больничные листы, трудовые договоры, ГПХ-договоры, штатные расписания, результаты СОУТ).
- Электронные архивы на неповрежденных серверах и рабочих станциях (локальные копии Excel, Word, PDF).
- Банковские выписки по зарплатным проектам (для верификации выплаченных сумм).
- Отчетность, сданная в ИФНС и СФР.
- Данные из смежных систем (системы контроля доступа для верификации явок/неявок).
- Интервьюирование ключевых участников (руководители подразделений, бухгалтеры по зарплате, кадровики, системные администраторы) для уточнения нюансов расчетов и документооборота, восстановления логики принятия решений.
– Организация передачи. Разработана инструкция по сбору и передачи данных с соблюдением конфиденциальности:
- Организованы рабочие зоны для сканирования бумажных документов с высокой производительностью.
- Внедрены защищенные каналы передачи электронных данных.
- Создана единая структурированная база входящих документов (облачное хранилище с разграничением прав доступа).
Этап 2: Глубокий анализ данных и восстановление исходных остатков
– Анализ ЛНА. Детально изучены все действующие локальные нормативные акты клиента: Положение об оплате труда, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положения о премировании, доплатах за вредность, о командировках и т.д. Это позволило понять логику всех начислений и удержаний.
– Анализ кадровых документов: Проведена инвентаризация и анализ всех восстановленных трудовых договоров (включая допсоглашения), договоров ГПХ, приказов (о приеме, увольнении, переводе, отпуске, поощрении, взыскании и др.) для восстановления полной кадровой истории каждого сотрудника.
– Анализ данных по расчету ЗП: Сопоставление фрагментов расчетных листков, банковских выписок, отчетности в госорганы для выявления алгоритмов расчетов, размеров окладов, ставок, применяемых коэффициентов и надбавок.
– Восстановление остатков на начало 2025 года:
- Рассчитаны остатки неиспользованных отпусков (основного и дополнительного) на 01.01.2025 для каждого сотрудника на основе данных за предыдущие периоды (восстановленных из отчетов в СФР, приказов на отпуск, табелей).
- Определен и зафиксирован средний заработок для целей оплаты отпусков и больничных на начало 2025 г. на основе данных за предыдущие периоды.
- Восстановлены остатки по удержаниям.
– Анализ отчетности: Тщательная сверка восстановленной отчетности с целью выявления возможных ошибок в исходных данных и для контроля правильности дальнейшего восстановления. Выявленные расхождения стали ключевыми точками для углубленного анализа на следующих этапах.
Этап 3: Настройка 1С:ЗУП Корп и комплексное внесение данных
– Настройка системы:
- Виды расчетов. Создана детальная библиотека видов начислений и удержаний, полностью соответствующая ЛНА клиента:
- Все виды доплат (за вредность по конкретным классам и подклассам условий труда, ночные, сверхурочные, праздничные, совмещение, стаж, вахта, районные коэффициенты).
- Компенсационные выплаты (за задержку ЗП, за использование личного транспорта, компенсация за неиспользованный отпуск).
- Все виды удержаний (НДФЛ с разными ставками, алименты с различными условиями, профвзносы, ущерб, прочее).
- Специальные начисления для иностранных работников.
- Дополнительные поля. Настроены дополнительные реквизиты:
- В карточке сотрудника: резидент/нерезидент (с историей изменений), номер патента, срок действия патента, гражданство, стаж для надбавки.
- В видах начислений: ссылка на пункт ЛНА, основание для расчета (процент, фиксированная сумма), привязка к результатам СОУТ (для доплат за вредность).
- Расчет среднего заработка: Тщательно настроены правила расчета среднего заработка для отпусков, больничных и выходных пособий с учетом всех нюансов клиента и законодательства.
- Синхронизация с 1С:Бух: Обеспечена корректная и полная синхронизация данных между ЗУП и Бухгалтерией для отражения начислений, удержаний и выплат.
– Внесение кадровых данных: Штатное расписание и СОУТ, графики работы, кадровые события, неявки и отклонения, иностранные работники.
– Внесение данных расчета ЗП: данные для расчета больничных, остатки отпусков, удержания, вычеты, компенсации, данные о зарплатных проектах, табельный учет, натуральный доход, перерасчеты.
Этап 4: Контроль качества, сверка и корректировка отчетности
– Восстановление отчетов: На основе полностью восстановленных данных в 1С:ЗУП Корп сформированы все регламентированные отчеты, которые были утрачены или повреждены.
– Сверка расчетов: Проведена масштабная многоуровневая сверка:
- Сверка начисленной и выплаченной заработной платы по каждому сотруднику за каждый месяц с банковскими выписками.
- Сверка исчисленного и удержанного НДФЛ по каждому сотруднику, по ставкам, с учетом смены статуса иностранцев, с отчетами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
- Сверка исчисленных взносов с ранее сданной отчетностью и отчетами «Анализ взносов в фонды»
- Сверка начисленных пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством с данными ЕФС 1. Раздел 2 (4-ФСС).
- Сверка данных по стажу с кадровыми событиями (прием, увольнение, отпуска без сохранения ЗП, исключаемые периоды).
- Сверка движения кадров с приказами.
- Сверка данных по иностранным работникам с миграционным учетом (патенты, сроки пребывания).
– Выявление и корректировка расхождений: Все выявленные на этапе сверки расхождения были тщательно проанализированы. Источники ошибок (чаще всего неполные исходные данные или сложная логика расчета) были устранены путем корректировки введенных документов или дополнительного анализа и уточнения данных у клиента. Произведены необходимые перерасчеты в базе 1С.
– Формирование итоговой отчетности: После устранения всех расхождений сформирован окончательный комплект корректной и полной отчетности во все контролирующие органы.
Результат:
Несмотря на беспрецедентную сложность задачи, обусловленную масштабом (более 1500 сотрудников), разнородностью персонала (иностранцы со сменой статуса) и комплексностью учета (вредность, сверхурочные, суммированный учет, многочисленные удержания), специалисты Бридж Групп успешно выполнили проект в установленные сжатые сроки (1,5 месяца).
Ключевые достигнутые результаты:
- Полное восстановление учета: Создана новая, корректно настроенная база 1С:ЗУП Корп, содержащая 100% актуальную и историческую информацию о кадровом движении и расчетах заработной платы.
- Бесперебойные выплаты ЗП: Обеспечена возможность проведения своевременных и точных расчетов заработной платы и иных выплат сотрудникам в текущем режиме, что предотвратило социальную напряженность.
- Корректная ретроспективная отчетность: Сформирован и передан клиенту полный комплект восстановленной и выверенной отчетности, готовый для сдачи в контролирующие органы.
- Минимизация рисков. Устранены все критические риски, связанные с:
– Штрафами в госорганы за некорректную отчетность или расчет налогов/взносов.
– Претензиями сотрудников по недоплате/переплате зарплаты, отпускных, больничных.
– Судебными исками. - Повышение надежности: Восстановленная система учета соответствует всем требованиям законодательства и внутренним регламентам компании-клиента. Дополнительно были даны рекомендации по усилению резервного копирования и безопасности данных.
- Учет специфики. Успешно решены уникальные задачи: корректный учет смены налогового статуса иностранцев, точный расчет сложных доплат (вредность, ночные, сверхурочные), учет суммированного рабочего времени, обработка множества удержаний (особенно исполнительных листов).