Управление загрузкой дижитал-агентства на базе человеко-часов

Многие диджитал-агентства и разработчики продают 1 час работы специалиста. Я расскажу о том, как это внедрено у меня в агентстве Инфодонск и какие инструменты для этого использованы. Коротко: Планфикс + Гугл.таблицы.

Это позволяет мне, как руководителю, в начале месяца знать, какая емкость у производства, менеджер по продажам знает, сколько проектов он может продать, руководитель отдела – кто из специалистов недозагружен и может взять в работу клиента.

Сложность – понять сколько рабочего времени у специалиста уходит на работу с проектом, как учесть форс-мажоры типа больничных или ухода клиента в отпуск.

Раньше мы использовали единицу проекта – 1 сайт клиента. Один специалист вел до 10 рекламных кампаний в месяц.

Но проекты разные, где-то запускается Гугл+Директ, где-то десятки рекламных кампаний, а где-то нет. Трудозатраты на ведение таких проектов разные. Тогда мы перешли в следующую стадию – измерили, сколько времени работы специалиста уходит уходит на создание рекламной кампании и ее ведение.

Получили 3 категории заказчиков, внутри которой количество часов на создание и ведение примерно одинаковое:

Комплексные услуги считаются по смете, для стандартизации они не подойдут, там может работать менеджер проекта + несколько специалистов, поэтому я их оставляю за рамками планирования.

Теперь я могу сказать, что один специалист может вести рекламу для 10 сайтов услуг или 6 интернет-магазинов в месяц. Очевидно, что у одного специалиста могут быть и интернет-магазины и сайты услуг и еще это будет меняться из месяца в месяц. Пришел новый проект – ему нужно больше часов на настройку рекламу, чем на сопровождение.

Ситуации с недогрузом и перегрузом отдела случались регулярно.

Тогда волевым решением мы перешли на единицу проекта – 1 час работы. Это потянуло за собой пересмотр прайс-листа и договоров на услуги.

Мы вывели стоимость 1 часа работы специалиста = 1850 руб, и отталкиваясь от нее, посчитали стоимость услуги, в зависимости от часов работы специалиста.

Это сильно облегчило жизнь договорного отдела и отдела продаж. При изменении часовой ставки, весь прайс пересчитывался автоматически.

Следующим шагом было внедрение фактического учета времени на проекты. Мы используем разные формы таск-трекеров и CRM с 2011 года и перепробовали штук 20. И везде мы упирались в сложность или невозможность трекать время внутри системы. Либо этот модуль был в составе очень дорогого пакета, который нам не по карману, либо использовался сторонний трекинг и из него переносить данные в CRM, либо программировать отдельно, как в Битриксе.

Так или иначе, два года назад мы перешли на Планфикс, где возможность трекать время к задаче была в базовом пакете.

Наконец мы смогли сверить расчетное время на настройку рекламной кампании и фактическое на разных проектах. Одно дело, когда трекаешь время на одном проекте раз в год, для того, чтобы определить себестоимость, а другое дело, когда у тебя есть трекинг времени по всем запускаемым проектам.

Это позволило мне уточнить среднее время на запуск проекта.

Следующая задача, которая была решена – это определение фактического рабочего времени специалистов. Очевидно, что сотрудник не занимается 8 часов в день только проектами клиентов. У него есть внутренние планерки, обучение, участие в предпродажном цикле, замещение других сотрудников и внутреннее обучение. Сколько времени на все это тратится – для меня всегда было загадкой. И тут Планфикс снова пришел на помощь.

Итого, 202 часа 33 минуты мы работали над задачами клиентов, а на внутренние задачи ушло почти 103 часа, треть от общего рабочего времени?

Так, да не так. В общих планерках участвует и административный персонал, а они у нас на окладе. Планфикс позволяет мне сформировать отчет только по специалистам "производства", а остальных отсеять.

Путем нехитрой формулы с процентами, вычисляю, что 67% рабочего времени сотрудники заняты задачами клиентов, а 33% - внутренними задачами. Далее принимаю решение не душнить, и определяю соотношение 70/30.

Делаю простенькую Гугл.таблицу, где завожу список сотрудников, общее количество рабочих часов в месяц по производственному календарю, вычитаю часы на внутренние задачи и получаю доступную емкость часов производственного отдела.

Дальше собираем уже проданные часы по договорам к каждому сотруднику и вычисляем Резерв - сколько часов еще может взять сотрудник в работу.

Следующие пару месяцев выравниваем ситуацию, когда приходит новый проект, отдаем его незагруженному специалисту.

В конце концов, эта система расчетов трансформировалась в 1 микропоказатель для собственника - количество свободных часов для продаж в текущем месяце. Этот показатель я и получаю в начале месяца и этого достаточно для планирования.

По традиции тут должна быть ссылка на телеграм канал, он у меня тоже есть.