Гайд по работе с персональным ассистентом

Делегирование — при каждом действии оценивать, могу ли я не делать это сам (развитие привычки передавать задачи).

Выбор ассистента — он должен быть вовлечён в процессы руководителя и ориентирован на удовлетворение его потребностей.

Цель ассистента — экономия времени руководителя. Важно осознавать, как это время можно использовать более эффективно.

Роль администратора — должен мягко и ненавязчиво контролировать выполнение задач.

Мотивация ассистента — сознание его карьерного роста, понимание, какие навыки он получает и как они пригодятся в будущем.

Действует как представитель руководителя.

Протоколирует встречи, отслеживает выполнение задач.

Работает на достижение целей, поставленных на первой встрече.

Способен со временем вырасти до уровня исполнительного директора.

Перспектива роста: через 1,5 года переход в клиентские подразделения.

Помогает во всех личных задачах руководителя.

Ведёт учет личных финансов, помогает с оплатой счетов, налогов, организации семейных дел.

Должен работать быстро и передавать задачи строго в формате, который удобен руководителю.

По каждой типовой задаче должен быть установлен стандарт выполнения

Использование отдельной карты для операций позволяет контролировать финансовые потоки

Свободное время и эффективность руководителя – ключевой показатель результативности ассистента

Использование дискреционных бонусов вместо фиксированных (например, 15% с продаж на Авито)

Файл с 22 ключевыми пунктами (например, как бронировать билеты, отели и т.д.).

Google-календарь с правилами оформления задач.

Учёт всех задач и ролей в общем Google-файле.Напоминания через iCloud.

План на день – в начале, отчет о результатах – в конце.

Софт «Kaiten» – для учета задач и бонусов

Электронные помощники

Совместный счёт в Тинькофф, с доступом к операциям

Функциональные задачи и обязанности необходимо разделять между разными ассистентами (HR, финансы, контент)

Личные задачи нужно проговаривать их заранее, обсуждать на собеседованиях

Финансовый ассистент выполняет роль казначея, ведёт финансы компаний, может работать в тандеме с партнёром

Четкое разграничение бизнес- и личных задач

Все траты фиксируются в файле «Касса»

Google-документ с перечнем задач и ролей, чтобы передавать их новым людям

Регулярные встречи и ретроспективы для улучшения работы

Демонстрация достижений за неделю, обучение новым навыкам

Бизнес-ассистент должен дорасти до 10-го грейда.

Ассистент может стать проектным менеджером внутри компании.

Возможность перехода в клиентские подразделения или на руководящие должности.