SMART - это маркетинг, а не инструмент. Короткое руководство для эффективных и простых совещаний.

В чем связь между постановкой задач и совещаниями. От правильной постановки задачи напрямую зависит результат выполнения. Одна плохо поставленная задача - это не беда, но совещания - это массовая постановка задач. Поэтому правильность приобретает огромное значение.

Де-факто, стандартом постановки задач стал SMART. Этому учат на тренингах, и этого требуют руководители. Сперва разберемся, почему SMART не очень.

SMART - это способ постановки задач в соответствии с 5 критериями: конкретность, измеримость, важность, реализуемость и срок. Нет ощущения, что все это немного странно?

Прекрасно, что есть единый шаблон для постановки задач. Тем временем, что такое измеримость? А если задача абстрактная? Что такое важность? Если нам что-то надо сделать, это же априори важно, зачем об этом упоминать лишний раз? Наконец, как добиться конкретности? Без тренинга, коучей и учебников, действительно, сходу и не разберешься.

То есть, задумка хорошая, но ее подогнали под красивую аббревиатуру, чтобы продать и этим испортили. Поэтому это отличный маркетинг, но слабый инструмент. Давайте попробуем наоборот. Сейчас положим маркетинг на алтарь и кроваво принесем в жертву эффективности.

Раньше я вел протоколы совещаний. Потом понял, что писать слишком много - это растягивает хронометраж, ведь я не могу перейти к следующей теме, пока не допишу, а остальные сидят молча и ждут. Мне было жаль время моих сотрудников.

Я попросил коллегу вести протоколы, но ничего не изменилось, потому что теперь все ждали не меня, а ее. Наконец, я решил сделать что-нибудь умное, посидел подумал и вот что понял:

Каждая, абсолютно каждая, задача содержит одну и ту же информацию: кто-то должен когда-то предоставить что-то кому-то для чего-то. Например:

1. Легкий уровень:

- Короче, конструкторский отдел, вы там отдайте чертежи в производство.

Нет! На самом деле, конкретный инженер А должен к дате Б передать комплект чертежей В ответственному за производство Г для проекта Д.

2. Посложнее:

- Это, там короче надо купить новую поломоечную машину.

Нет! Конкретный закупщик А должен к дате Б привезти (найти, купить, родить, украсть, создать) поломоечную машину В заведующему складом Г для уборки помещений Д.

3. Совсем абстрактные задачи.

- Там короче надо встретиться с человечком, узнать че им надо.

Нет! Конкретный представитель А должен к дате Б провести встречу и отразить ее результаты в отчете В, который надо передать руководителю Г для изучения потребности клиентов Д.

Нет ни одной задачи, которая не раскладывается подобным образом. Можете приводить любые примеры - раскладывается абсолютно все, без исключений. Поэтому это удобный, понятный, рабочий инструмент, который не требует тренингов. Ведь каждый в состоянии задать 5 односложных вопросов на русском языке.

Хорошая концепция, да? Попробуйте. Надо ее популяризовать, расскажите знакомым. Как назовём ее, чтобы люди подтянулись?

АБВГД?

КЧККдЧ? - кто что кому когда для чего?

КЧКЧК - то же, но симметричное?

СМАРТ по-русски? - система ментальной аппроксимации реализуемых треков?

ДПОЗП - дата поставщик объект заказчик проект?

ДИРКП? - дата исполнитель результат клиент предмет?

Кто купит такую концепцию? Кто растрезвонит о ней в сообществе, и сделает стандартом де-факто, каким стал этот, прости Господи, SMART? Жду предложений.

Я сделал табличку с 5 графами, которые так и обозначил: когда, кто, что, кому и для чего. Теперь, когда во время совещания надо было записать задачу мы просто заполняли табличку односложными ответами на эти вопросы.

Обратите внимание, что в графе ЧТО? не надо много писать. Если это задача для конкретного специалиста, важен продукт его работы, а не процесс. Разработчики разрабатывают, проектировщики проектируют, токари точат - это и так понятно и писать не надо. Аналогично, с заказчиками - Владимир сам разберется что делать с кандидатами Олеси, это неважно. Указание специалиста и объекта подразумевает определенный глагол, и записывать его не надо.

Протокол выкладывается в общий доступ. Еще лучше - изначально вести его в онлайн документах для совместной работы с помощью ЭВМ, не тратить бумагу, а также время на перепечатывание в электрический вид. Затем руководители, исполнители или заказчики растаскивают протокол в свои таск-менеджеры, и работают. В таск-менеджер ложится развернутая полная формулировка задачи в сложно-сочиненных предложениях с деепричастными оборотами.

В начале следующего совещания коротко пробегитесь по прошлому протоколу. Выполненное-то можно отмечать в общем доступе и по ходу работы, дело не в этом. Важно проговорить с людьми сделанное, совместно оценить общий результат. И возможно в зависимости от результатов скорректировать более дальние задачи.

Дальше приступаете к набору свежего бэклога по тому же принципу. Ну и заодно вне совещаний формулируете все задачи по тому же принципу, не мучая людей измеримостью и конкретностью. Никогда не ставьте задачи устно, они всегда должны быть записаны. Если даже у вас нет таск-менеджера, используйте мессенджеры или почту.

1. Не ломаем голову над важностью. Что за бред, раз надо делать - значит, делаем.

2. Измеримость и конкретность нативно обусловлены тем, что вам надо вписать одно-два слова. Например, результат встречи с заказчиком - это по сути тот же протокол КЧККЧ. Его и пишем: 1 шт.

3. Всегда понятно, кто заказчик, а кто поставщик. В отличие от смарта, напрямую заложено в "названии". Если произойдет косяк, виновного искать не надо. Все записано.

4. Эффективное протоколирование совещаний без напряга в качестве бонуса. Ходите на совещания развлекаться.

5. Простота внедрения: все на русском, все понятно, не требует обучения и специальных инструментов.

Вы знаете, что у меня и так дичайше популярный блог, поэтому подписываться и лайкать необязательно, но все ринутся пробовать. Так что прошу сообщество отписываться по результатам. Что получилось, как вам вообще и тд.