Как простой отчет из 3-х пунктов сделал прозрачным процессы целого отдела UX/UI дизайна и разгрузил проджекта от постоянных напоминаний
В этом году у меня созрел план внедрить систему показателей, чтобы я как руководитель мог понимать что происходит по всем показателям в компании. И начал я с отчетов. Потому что пока нет постоянного потока данных - управлять не получится)
Первый отдел, в котором было принято решение внедрять отчеты - отдел дизайна. Ссылка на форму отчета ждет вас в конце статьи:)
Как было до внедрения отчетов
Раньше, если мне нужно было понять на каком этапе находится разработка дизайна или есть ли какие-то вопросы в проекте или чего-то не хватает для дизайнера, то я шел к проджекту и уточнял у него что да как.
Прожект в свою очередь шел смотреть макет либо же уточнял в рабочей группе у дизайнера что да как.
Меня такой формат на большом количестве проектов стал напрягать, потому-то приходилось чуть ли не каждый день "дергать" либо дизайнера, либо проджекта либо обоих:)
Какую проблему я как руководитель хотел решить отчетами?
Я хотел понимать что:
- Работа над проектом в целом идет
- У дизайнера есть всё необходимое, для работы над проектом
Конечно, можно сказать что нужно всё необходимое дизайнеру выдать и только после этого пусть начинает работу, но это в идеальной картине так, а по факту заказчик в 9 случаях из 10 не может дать всю информации к старту проекта и мы начинаем работу с тем что есть.
Поэтому "выловить" подобную ситуацию очень важно.
Что получилось
Немного похвалю её и добавлю ценности перед тем, как вы до нее долистаете. Что классного для себя, как руководителя я отметил благодаря внедрению отчетов:
- Появилось больше понимания о обстановке по текущим проектам
- Дизайнеры-интроверты стали задавать больше вопросов и уточнений, благодаря пункту Вопросы в отчете, хотя раньше молчали, пока их не спросишь:)
- Стало видно недогруз по часам и простои, которые намечаются
- Проектный менеджер также видит эти отчеты в рабочем чате
и видит что будет происходить по проектам, корректировать при неоьходимости
Форма отчета
Ниже итоговая форма отчета, которая после нескольких итераций прижилась и хорошо себя зарекомендовала.
Ссылка на форму отчета - Форма ежедневного отчета для UX/UI дизайнера
🕧 Когда отправляется отчет?
Ежедневно в 18:00 (с некоторыми обсудили что отправляют до конца дня, т.к. иногда работают после 18:00)
💬 Куда отправляется отчет?
В рабочий чат, где я, дизайнер и проджект. Проектный менеджер также видит эти отчеты в рабочем чате и видит что будет происходить по проектам, корректировать при необходимости
Не только о дизайнерах
Важно: форма у меня также прижилась и на других позициях - ассистентам вообще отлично подходит, т.к. сразу понятно сколько всего было сделано или не сделано:)
Поэтому применяйте, внедряйте, надеюсь будет полезно.
Еще больше полезных документов вы найдете на канале -