Как аутсорсинг помогает компаниям справляться с экстренными ситуациями: кейсы UCMS Group

Рассказываем, как в условиях жестких сроков и неопределенности аутсорсинг становится не запасным, а единственным решением.

Представьте: компания узнает, что через пару месяцев не сможет использовать систему расчета заработной платы — ее перестанут поддерживать. Без этой системы невозможно будет вовремя и правильно выплатить сотрудникам зарплату. В такой ситуации остается один путь — оперативно внедрять другое решение.

В последние годы подобные случаи происходили все чаще: уход международных компаний, отказ глобальных провайдеров в обслуживании. В этих условиях аутсорсинг помогает быстро перестроить работу и сохранить стабильность процессов. В статье расскажем, как с помощью провайдера компании могут справиться с экстренной ситуацией и что важно предусмотреть при переходе на новую систему учета.

Срочный переход на новую систему или перестройка процессов могут привести к сбоям в самых чувствительных областях, таких как своевременная выплата заработной платы и ведение кадрового учета. Это бывает, например, когда дочерняя компания отделяется от материнской — вместе с этим может быть утрачен доступ к IT-системам и привычным процедурам. Нужно оперативно перевести сотрудников, выстроить учет с нуля и настроить процессы так, чтобы они соответствовали требованиям законодательства и внутренним правилам компании.

Что усложняет задачу:

• крайне сжатые сроки;

• высокая нагрузка на внутренние команды;

• нестандартные процессы, которые невозможно просто скопировать в новую систему.

У инхаус-команд не всегда достаточно экспертности и ресурсов, чтобы одновременно решать текущие операционные задачи и запускать новую систему. Именно в таких ситуациях аутсорсинг может стать единственным рабочим решением. Провайдер способен быстро подключать специалистов с нужной квалификацией, брать на себя настройку платформы и адаптацию процессов, решать нестандартные задачи вместе с командой клиента.

Покажем на наших кейсах, как экстренные внедрения с поддержкой аутсорсинга работают на практике.

Когда дочерняя структура нашего клиента — транснациональной компании — выделилась в отдельную организацию, нам доверили важную задачу по выстраиванию новых процессов. После смены юрлица компания теряла доступ к SAP и должна была за два месяца перейти на 1С:ЗУП. В противном случае возникала угроза задержек в выплате зарплаты 3 000 сотрудников.

• Запустить 1С:ЗУП в сжатые сроки и настроить платформу так, чтобы пользователям было максимально удобно перейти с SAP.

• Перевести все кадровые процессы в новую компанию. Нужно было оформить массовое увольнение и прием сотрудников в рамках смены юрлица.

• Настроить процессы расчета заработной платы и кадрового администрирования.

Система расчета зарплаты была непростой: сложные табели с множеством коэффициентов, премий, северных надбавок и корректировок за прошлые периоды. Простая миграция данных была невозможна, поэтому наша команда разработала индивидуальные решения, в том числе интуитивно понятный портал для восьми табельщиков, чтобы снизить риск ошибок.

1. Анализ и планирование. Определили, какие процессы типовые, а какие сильно отличаются, составили очень краткий план действий и приступили к внедрению.

2. Разработка и адаптация. Разработали и адаптировали ключевые модули системы: интегрировали сложную матрицу бонусов со штатным расписанием, реализовали выгрузку данных для нового банка-партнера, настроили учет аренды и налогов, создали уникальный документ для автоматизированного суммированного учета по четырем сценариям.

3. Тестирование и запуск. В условиях ограниченного времени тестировали систему на реальных данных, параллельно обучая команду клиента.

4. Поддержка, расчет зарплаты и КДП. Наши специалисты временно взяли на себя кадровое делопроизводство, чтобы обеспечить безошибочную работу системы.

Проект, который в обычных условиях занял бы полгода, завершили за два месяца. Успешное внедрение позволило не только перевести учетные процессы на 1С:ЗУП, но и создать основу для последующей оптимизации и развития бизнеса компании.

Наш клиент — российское подразделение международного аграрного холдинга. Нам предстояло запустить для него расчет зарплаты и внедрить зарплатно-кадровую систему 1С:ЗУП 8.3. Несмотря на то, что на проект изначально было отведено девять месяцев, из-за внешних обстоятельств мы реализовали его всего за два.

Ситуация осложнялась масштабом предприятия — более 1 000 сотрудников, свыше 30 подразделений, большое количество категорий работников с индивидуальными условиями учета.

• Внедрить единую систему 1С:ЗУП 8.3 вместо SAP и 1С:ЗУП 2.5.

• Обеспечить корректный расчет зарплаты, кадровое делопроизводство и подготовку отчетности.

• У клиента было два провайдера: один отвечал за расчет зарплаты, другой — за кадровое делопроизводство. Это усложняло координацию.

• В компании более 30 подразделений с разными схемами начислений и доплат.

• Внутренние процессы очень регламентированные — требовалось строго соблюдать комплаенс-политику.

1. Подготовка и планирование. Мы сформировали план внедрения на два месяца, разбили процесс на этапы. Чтобы уложиться в срок, сразу определили минимальную рабочую версию системы, пригодную для запуска.

2. Внедрение и BRR. Параллельно готовили Business Requirements Review и внедряли решение — хотя обычно эти процессы идут последовательно друг за другом.

3. Миграция данных и тесты. Перенос информации совмещали с тестированием: симулировали расчеты и тут же устраняли ошибки.

4. Обучение и поддержка. Обучили сотрудников клиента и специалистов стороннего провайдера, временно взяли часть кадрового делопроизводства на себя.

За два месяца мы внедрили систему, готовую к расчету заработной платы и кадровому учету, которую начали использовать совместно со вторым провайдером. Несмотря на короткие сроки, запуск прошел без сбоев.

Экстренный переход на новое решение всегда связан с рисками: сроки сжаты, ресурсов мало, а цена ошибки велика. Но есть несколько рекомендаций, которые помогут пройти этот путь максимально безопасно.

Скорость реакции играет решающую роль: чем быстрее компания собирает данные и отвечает на вопросы подрядчика, тем выше шанс уложиться в сроки.

Спланируйте перенос данных: выберите, какие сведения нужны для работы после перехода, какие — только для архива, и решите, как и где их хранить.

На старте лучше ограничиться минимальной рабочей версией системы. Уникальные доработки можно добавить позже — главное, чтобы зарплата считалась без сбоев и ключевые процессы работали.

Даже привычные процессы в новой системе выглядят иначе. Пользователям нужно время на адаптацию — постепенно работа войдет в привычный ритм.

Будьте готовы, что можете не успеть: экстренное внедрение — это всегда риск. Подготовьте запасной вариант, чтобы бизнес-процессы не прервались.

Ключевое значение имеет подтвержденный релевантный опыт успешной реализации проектов аналогичного масштаба и сложности. Также важно, чтобы команда подрядчика могла сразу включиться в работу и при необходимости быстро усилиться нужными специалистами.

Экстренные переходы становятся обычной частью управленческой практики. Важно вовремя обратиться к опытным специалистам, которым можно доверять, и действовать вместе с ними. Это помогает быстро адаптироваться к изменениям, сохранить ключевые процессы и избежать перебоев в работе компании.

UCMS Group помогает компаниям внедрять 1С:ЗУП и настраивать кадровые процессы даже в условиях сжатых сроков. Для работы используется проверенный подход, который разработан на основе множества проектов и постоянно улучшается.

Если вас заинтересовал аутсорсинг внедрения 1C:ЗУП, напишите нам. Также подписывайтесь на телеграм-канал UCMS Group — там мы публикуем кейсы и новости из мира аутсорсинга.