Таблицы, которые говорят: визуал, стиль и магия формул Google Sheets

Статья будет полезна тем, кто работает с таблицами совместно с коллегами, или просто хочет сделать работу в Google Sheets более эффективной.

Какое-то время назад мне на глаза попалась рабочая таблица коллег:

Я, конечно, всякое повидал, но в тот момент захотелось сделать вот так:

Тогда меня осенило: нам в компании нужен гайдлайн, в котором будут отражены базовые принципы оформления таблиц. Ниже я поделюсь мнением почему лаконичность это хорошо, и как это снижает нагрузку на мозг и повышает продуктивность, а также почему внутри одного коллектива важно оформлять таблицы одинаково.

Начнем со сравнений:

Представьте, что есть два сотрудника: один в своей речи использует профессиональные термины, рабочий сленг, англицизмы, а другой разговаривает высоким слогом, у него другая терминология, другой вокабуляр. Как считаете будет ли продуктивным их общение? Вопрос риторический: им будет тяжело находить общий язык, их совместная работа будет менее эффективной. Как в истории с Вавилонской башней, где все разговаривали на разных языках, и башня так и не была построена.

Наверняка у всех бывали ситуации, когда мы открываем таблицу и нам сперва требуется время, чтобы разобраться в ее структуре и как она работает, как ее задумал автор. Мы тратим на это некоторый ресурс нашего мозга. Эти затраты можно минимизировать в случае, если все исповедуют единые подходы к организации информации в таблицах и к их оформлению.

Также сэкономить еще немного времени и ресурса мозга можно, используя различные полезные формулы, которые автоматизируют часть вашей работы. О них тоже поговорим.

Скорее всего вы не вчера познакомились с Google Sheets и что-то из содержимого статьи уже знакомо, но, я надеюсь, что каждому удастся почерпнуть что-то полезное для себя лично.

Один из основных принципов работы с таблицами — это лаконичность. Принцип Бритвы Оккама гласит: «Не плоди сущностей сверх необходимого», т.е. обходись самым нужным, и в современном мире, когда нас окружает много информации, звонков, переписки и всего чего угодно, этот принцип максимально актуален. Помещайте в таблицу только то, что нужно: это касается как содержимого, так и оформления. Так вы окажите хорошую услугу своему мозгу, не будете напрягать его лишними данными, и коллегам тоже будет приятно, когда они будут смотреть вашу таблицу. В конечном счете стресса будет чуть меньше, а энергии для работы — больше.

Теперь применим это на практике.

Приступая к работе с новой таблицей, важно не торопиться сразу вносить данные, а уделить время ее предварительной подготовке.

Это пять коротких действий, небольшая инвестиция времени, которая окупится в процессе работы и позволит максимально использовать возможности таблицы для анализа и визуализации данных.

Все описанные действия, включая формулы, можно будет увидеть на вкладках по ссылке ⬇

Первым делом задаем осмысленное название таблицы. Вы можете привязаться к проекту, к теме. Добавить в название дату, если важно зафиксировать, что данные относятся именно к этому числу.

У вас может быть свой принцип нейминга таблицы, но главное, чтобы этот принцип был и применялся одинаково ко всем новым таблицам. Не оставляйте таблицы без названия.

По умолчанию в таблицах стоит выравнивание в ячейках по нижней границе. Я предпочитаю настраивать, чтобы текст по высоте выравнивался по середине, поскольку это визуально приятнее.

Для этого нужно выделить все ячейки в таблице (нажать на левый верхний угол, либо использовать горячие клавиши, это CTRL+A на Windows или CMD+A, если у вас MacBook):

и затем установить выравнивание по центру:

По умолчанию текст ячеек выходит за границы ячеек. Это не всегда удобно, поэтому имеет смысл установить перенос по словам:

Заголовки столбцов (в примере: Номер, Программа, Поток, Дата старта и тд) я называю шапкой таблицы:

Шапку необходимо отделить от содержимого таблицы визуально. Для этого достаточно сделать легкий серый фон (в палитре четвертый справа):

Нет необходимости дополнительно выделять названия столбцов жирным. Это будет сверх необходимого — не в соответсвии с принципом лаконичности.

Также шапку следует закреплять. Чтобы при скролле вниз не потерять

названия столбцов и сохранить удобную навигацию.

Сделать это можно, если навести курсор на серую линию в верхнем левом углу таблицы, зажать левую кнопку мыши, перетащить линию на нижнюю границу нужной строки:

Другой способ: выделить нужную строку (или несколько) и выбрать в верхнем меню Вид > Закрепить.

Часто таблица содержит большое число столбцов, и они выходят вправо за видимую область экрана. Особенно если у вас небольшой монитор. В таких случаях мы вынуждены скролить таблицу вправо, и в обычной ситуации, будь это скролл колесиком мыши или на тачпаде, мы перемещаемся в самую правую часть таблицы, без учета есть ли там данные или нет. В результате значительная часть экрана может быть занята пустотой и приходится аккуратно скролить влево:

Это не очень удобно, поэтому я предпочитаю удалять неиспользуемые столбцы, чтобы горизонтальный скролл переносил меня строго до правого края таблицы, и экран полностью содержал только столбцы с данными.

Еще столбцы можно группировать и таким образом скрыть. Об этом поговорим ниже.

Необязательный элемент настройки, но актуальный при наличии большого количества строк и столбцов. Иногда нам нужно сопоставить данные, например, из столбцов A и H. Провести взглядом слева направо и наоборот, не потерявшись по пути, порой бывает сложно:

Если включить чередование цветов ячейки это сильно облегчает такое сопоставление данных:

Для этого нужно выделить всю таблицу Ctrl + A (Cmd + A), нажать на панели инструментов Цвет заливки > Чередование цветов.

Если в таблице содержатся большие числа, их визуальное восприятие может быть затруднено. Для улучшения читаемости стоит использовать разделители разрядов. Чтобы добавить разделители, на панели инструментов необходимо выбрать Другие форматы – Тип «Число»:

У чисел появятся пробелы, которые позволят их легче воспринимать и читать. Далее у этих разрядов чисел можно убрать числа после запятой, используя инструменты на панели:

Однако бывают случаи, когда оставлять цифры после запятой уместно. Например, если выполняется работа с конверсиями, где счет идёт на десятые, то числа после запятой стоит оставить. В данном случае удобно оставить не две цифры после запятой, а одну. Все зависит от каждого конкретного случая.

Необходимо избегать использования лишних слов, и всё максимально сокращать и упрощать.

Нет необходимости добавлять год, если это не сравнительная таблица по годам. Достаточно дня и месяца:

Существует понятие «безопасной цветовой палитры». Рекомендуется использовать цвета, представленные в третьем ряду сверху. Таких цветов в работе будет достаточно, таблица не будет перегружена яркими цветами:

Для обеспечения оптимальной читаемости и снижения визуальной нагрузки предпочтительно использовать оттенки серого, избегая ярких цветов, где это возможно.

Если для выделения ячеек или строк в таблице используется цветовое кодирование, обязательно нужно добавить легенду (пояснение, расшифровку) в соседней вкладке. Легенда необходима для обеспечения однозначной интерпретации данных и облегчения понимания цветовых обозначений другими пользователями.

В документе создается отдельная вкладка с названием, например, «Статусы», закрашивается ячейка и в ней добавляется надпись, что означает выделение тем или иным цветом.

Но в целом желательно избегать использования большого количества цветов в таблице, и задавать условные статусы через добавление дополнительных столбцов с ними. Так таблица будет чище, и вам проще будет фильтровать данные по значениям ячеек в этих столбцах.

Google Sheets позволяют задавать цвет границам ячеек, но, как правило, в этом нет нужды, поскольку базово размеченных светло-серым границ уже достаточно:

При совместной работе нескольких пользователей с одной таблицей может возникнуть потребность в индивидуальной фильтрации данных. Однако стандартная фильтрация (через значок воронки) приводит к тому, что применяемые фильтры видят все пользователи, что может создавать неудобства и препятствовать эффективной работе.

Поэтому гораздо удобнее использовать и создавать личные фильтры (кнопка «Режим фильтрации»).

Если таблицей регулярно пользуется несколько пользователей, лучше всего называть фильтры по имени.

Например, можно создать фильтр и назвать его, например, «Екатерина». Таким образом при использовании этого фильтра, им пользуется только Екатерина.

Данные в столбцах можно сортировать по возрастанию или убыванию, в том числе по алфавиту.

Для этого необходимо:

Может возникнуть потребность провести сортировку не всей таблицы, а конкретного диапазона. Для этого необходимо выделить нужную часть таблицы, нажать в меню Данные > Сортировать диапазон > Расширенные настройки сортировки диапазонов:

Далее нужно выбрать необходимый столбец и в какую сторону требуется сортировать:

Для удобства восприятия таблицы на небольшом экране монитора можно скрыть меню вверху (CTRL+SHIFT+F). Либо нажать на стрелочку на панели:

Для этого достаточно просто выделить нужное количество столбцов, например, 3. Нажать правой кнопкой мыши, и появляется возможность вставить справа или слева 3 столбцов:

Оптимизируйте ширину столбцов, чтобы она соответствовала объему содержащихся в них данных. В зависимости от содержимого допустимо делать такую ширину, чтобы объемный текст был в две и более строк.

Ссылки можно обрезать, для них нет необходимости включать перенос текста, потому что эти данные неиформативны. Для этого в верхней панели необходимо нажать Перенос текста > Обрезать текст:

То же самое касается большого количества текста, например, пояснение к ячейке: допускается его обрезать:

Посмотреть пример можно в таблице на вкладке «Цвета, фильтры, сортировка».

По умолчанию используется шрифт Arial и размер 10. Без особой потребности не нужно менять шрифт или размер на другие.

Если нужно сгруппировать строки, например, список сотрудников, внутри отдела или дни внутри месяца, то для этого можно сделать промежуточную шапку. Для этого нужно закрасить строчку светло-серым (второй справа) и увеличить шрифт на два размера: был 10, стал 12.

Если нужно добавить еще выше уровень иерархии, то достаточно прибавить еще 2 пункта к размеру шрифта. Например, 14, и цвет фона также плюс 2 оттенка:

Когда в таблице содержится много данных, удобно часть строк скрыть через группировку.

Для этого необходимо выделить строки, нажать Показать другие действия со строкой > Сгруппировать строки. И теперь, нажимая на + или –, строки скрываются и раскрываются.

Таким образом получается компактная таблица, что особенно актуально, например, для длинных реестров. Посмотреть пример можно в таблице на вкладке «Шрифт, группы, селекты».

Кнопкой с «глазом», позволяющей скрывать информацию, не стоит злоупотреблят. И вот почему. Для того, чтобы скрывать с помощью кнопки «Скрыть строки» нужно всегда выделять искомые строки и открывать контекстное меню. Если нужно будет позднее показывать, а затем снова скрывать строки, на это будет затрачено больше времени:

Скрытие и показ с помощью группировки строк не занимает времени, облегчает восприятие и добавляет визуальной аккуратности всей таблице:

Если в таблице содержится много группировок, и нужно ее всю раскрыть или скрыть, это можно сделать единовременно.

Для этого нужно в самой левой части экрана, где располагаются значки + и – (Скрыть / Раскрыть группировку), нажать правой кнопкой мышки, а затем выбрать Свернуть все группы строк или Развернуть все группы строк.

Для улучшения визуального разделения столбцов и облегчения восприятия рекомендуется использовать вертикальные границы между ними.

Для этого нужно:

Закрасить границу необходимо целиком во всей таблице. Для этого предварительно потребуется нажать на букву столбца, чтобы выделить его целиком:

Посмотреть пример можно в таблице на вкладке «Шрифт, группы, селекты».

Если в таблице есть какие-либо повторяющиеся данные, удобно сделать настройку, чтобы эти данные можно было выбирать из заранее заготовленного списка.

Для этого необходимо выделить нужные данные (ячейки), нажать Данные > Настроить проверку данных > Добавить правило

Но лучше всего использовать заранее заготовленный диапазон, где этот список будет храниться:

Таким образом, сперва выбирается Раскрывающийся список (из диапазона), а затем задается диапазон. Поскольку это отдельная вкладка, ей нужно дать название. К примеру, Селекты:

Например, в первом столбце содержится список сотрудников, его необходимо полностью выделить. Устанавливается диапазон А2–А, то есть весь столбец А без шапки. Затем нужно нажать «ОК».

И теперь на вкладке, на которой была рабочая таблица, появляется требуемый список. «Готово».

Кроме того, к селектам можно применять цветовое кодирование.

Посмотреть пример можно в таблице на вкладке «Шрифт, группы, селекты».

При работе с таблицами, в которых необходимо суммировать данные по столбцам, расположение строки с итоговыми значениями играет важную роль. Размещение суммы в нижней части таблицы, особенно при большом количестве строк, влечет за собой ряд неудобств.

Во-первых, добавление новых данных требует ручной корректировки формулы суммирования, что увеличивает вероятность ошибок.

Во-вторых, для получения оперативного доступа к итоговым значениям пользователю приходится постоянно прокручивать таблицу вниз, что снижает скорость работы с данными.

Когда добавляются строки, сумма пересчитывается автоматически, и при прокручивании строк, сумма всегда остается под рукой:

Например, требуется выделить в таблице значения, которые соответствуют определенным параметрам: значения меньше или равные 5.

Для этого понадобится выбрать столбец со значениями, нажать Цвет заливки > Условное форматирование. И далее установить настройку правил форматирования:

Таким образом можно задавать несколько правил условного форматирования.

Для положительных значений удобно использовать зеленый цвет. Для отрицательных — красный.

Чтобы сделать работу с таблицами более эффективной и избежать ошибок, крайне важно использовать формулы вместо ручных вычислений.

Применение формул помогает существенно сократить время на вычисления и минимизирует риск ошибок. При этом сохраняется наглядная связь данных, а при внесении изменений происходит автоматический пересчет.

Формулы однозначно показывают, какие данные используются для вычисления конкретного результата. Это делает таблицу более прозрачной и понятной для других пользователей, а также облегчает аудит и проверку данных.

Такой подход обеспечивает прозрачность вычислений, позволяя увидеть формулу, использованную для расчета значения выбранной ячейки.

Неправильный подход ❌

Правильный подход ✅

В рамках анализа может возникнуть необходимость в вычислении данных, сгруппированных по различным категориям.

Для этого следует использовать формулу SUMIF или СУММЕСЛИ.

Такую аналитику следует выносить на отдельную вкладку.

Первым делом необходимо задать структуру этой аналитики, то есть какие будут строки и столбцы. Столбцы – это структура аналитики, а строки – это данные, используемые в процессе анализа. На вкладке «Подсчет» приведен пример использования формулы.

1. Сперва нужно создать отдельную вкладку с названием, например, «Аналитика».

2. Затем заполняется шапка таблицы: сотрудник, по которому проводится выборка, и количество сданных работ в 2022, которые необходимо вычислить.

3. Далее создается формула (она может быть написана как на русском, так и на английском), в которой будет посчитано, сколько работ сдал Василий Петров:

Готово. В дальнейшем для подсчета показателей других сотрудников эту формулу можно просто скопировать и вставить.

Видео с подробным объяснением применения формулы ⬇

Это тоже суммирование, но используется как подсчет количества упоминаний. Для подсчета будет использована формула, которая называется COUNTIF или СЧЁТЕСЛИ.

Такую аналитику также следует выносить на отдельную вкладку.

В примере на той же вкладке подсчитывается количество образовательных потоков, которые реализуются юрлицом ЦМИ, МУЦИТ или УЦПО.

1. Также сперва нужно создать структуру аналитики:

2. Заполнить шапку. В ней содержится название юрлица, по которому проводится выборка, и количество потоков программ, которые нужно посчитать.

3. Создать формулу (она может быть написана как на русском, так и на английском), в ней будет посчитано, сколько потоков программ было, например, у ЦМИ:

Также есть возможность не вписывать номер ячейки А9, как это было с ЦМИ, а вписать в формулу значение текстом в кавычках.

То есть формулы ниже равнозначны:

=СЧЁТЕСЛИ('Цвета, фильтры, сортировка'!G:G;A9) и =СЧЁТЕСЛИ('Цвета, фильтры, сортировка'!G:G;”ЦМИ”)

Видео с подробным объяснением применения формулы⬇

Если таблица в Excel загружается на Google диск, она не становится автоматически Google таблицей. Для того чтобы перевести ее в формат Google таблицы, необходимо нажать Файл > Сохранить как таблицу Google. После этого будет создан новый документ в формате Google таблицы:

Если в таблице содержится много вкладок по горизонтали, то постоянно пролистывать их не всегда удобно. Поэтому в таблицах есть кнопка, которая позволяет открыть меню и выбирать необходимую вкладку.

И напоследок подкину дров в топку незримого холивара между сторонниками старого доброго Экселя и адептами уже давно популярных Гугл-таблиц.

В двух словах, Эксель лучше работает с поистине большими объемами данных, где счет идет на десятки тысяч строк, а Гугл-таблицы идеальный инструмент для совместной работы, создания связанных между собой таблиц и интеграции с другими сервисами, поэтому все больше компаний выбирают работу именно там.

Ниже дам ссылку на более подробное сравнение сервисов, если кому-то будет интересно закопаться.

Спасибо, что осилили на это раз довольно длинный материал. Подписывайтесь — дальше будет еще много интересного 😉

Здоровая критика приветствуется.

Сравнение от Валерия Медведева: