Формула приоритетности рабочих заданий для экономии времени
В далёком, теперь уже, 2019 году я работал в большой европейской компании, которая решила запустить программу внутрикорпоративного обучения. Попав в эту программу, мне посчастливилось пройти курс в формате train‑the‑trainers у известного в корпоративной среде Дэвида Гибсона.
Одним из инструментов была формула приоритизации задач, которые тренер ставит перед собой в процессе подготовки плана тренинга и контента. Задача процесса приоритизации — вовремя исключать задачи или сокращать ресурсы, затрачиваемые на них в ходе подготовки обучения. Эта формула стала для меня универсальным решением задачи расстановки приоритетов при работе с большинством задач в моей повседневной работе менеджером продукта. Благодаря её универсальности и возможности скоринга задач при дефиците времени и человеческих ресурсов я применяю её постоянно.
Вот она в переводе:
Приоритет (ПТ) = Частота с которой приходится выполнять задание (ЧВ) + важность (ВТ) + Трудность (ТД) - (3 * Возможность выполнить (ВВ))
С почтением к автору оригинальной формулы, ссылка на объяснение работы с ней при подготовке обучения:
Когда я поднакопил опыт использования формулы, стали ясны ключевые факторы успеха её применения:
• Объективность присвоения баллов каждому компоненту формулы. Инструмент этот — исполнительский, не менеджерский, поэтому баллы следует расставлять, исходя из компетенций того, кто будет выполнять объём приоритизируемых задач.
• Плохая применимость к задачам, для выполнения которых не хватает компетенций. Из предыдущего пункта вытекает риск необъективного скоринга из‑за отсутствия опыта работы с такими задачами.
• Двойное внимание к составляющей важности. Это единственный фактор, нередко задаваемый извне и определяемый обстоятельствами или действиями других людей — коллег или клиентов. Я не буду здесь поднимать пласт эмоционального интеллекта — важно уметь отличать действительно важные задачи от тех, про которые можно сказать «хорошо, если будут выполнены». Это тема для нескольких постов.
Так вот каждому компоненту формулы присваивается от 0 до 3 баллов, тогда приоритет варьируется от -9 до +9, показывая на какое из заданий тратить свой ресурс. Например, подготовить презентацию продукта для выставки оборудования в моей системе координат получит приоритет 6. Тогда как консультация клиента по необычному техническому вопросу - 5. Обе цифры выявляют задачи с достаточно высоким приоритетом, однако сначала я возьмусь за презентацию.
Мы как правило находимся в рабочей среде с дефицитом времени, поэтому я стараюсь расставлять приоритеты и пореже встречать вечернюю уборщицу в офисе после 19.00. Конечно, представленные выше умозаключения возможно не впишутся в контекст ваших рабочих будней. Всегда есть проект, в котором нужно поднажать до конца года или приближающийся dead line, перед которым любая система расстановки приоритетов задач отходит на второй план.
Однако, цейтнот не будет постоянным флагманом и ему на смену придет стабильная многозадачная продуктивная работа. Если такого не происходит, в компании нет процессов и вы не можете никак управлять своей работой, тогда это уже совсем другая история.
В практике работы можно использовать и другие формулы, информацию о них вы найдете в Интернете. Этот вариант содержит измеримые компоненты и больше подходит для исполнителей.
Спасибо за внимание. Подписывайтесь на меня и пишите мысли в комментариях. Буду рад писать больше статей про опыт в развитии продуктов и вообще о нормах делового оборота в бизнесе.