8 лайфхаков для календарного планирования

Пока Google-календарь чудит, многие уже ищут альтернативы для переезда. Однако выбирать по скриншотам и «красе ногтей» интерфейса — такая себе стратегия: через месяц можно обнаружить, что и новый вариант — не торт. Что в таком случае делать?

Разобраться, как вообще эффективно планировать в календаре — раз. Найти инструмент под эти требования — два. Быть великолепным — три. В статье делимся лайфхаками по первому пункту.

Открываете календарь на неделю, а там сплошная каша из одинаковых блоков. Непонятно, сколько времени уходит на работу, сколько — на личное, и есть ли вообще в расписании хоть что-то кроме созвонов. Чтобы разобраться, приходится вчитываться в каждый таск.

Решение — назначить разные цвета разным типам задач. Например, рабочие дела «покрасить» синим, личные — зеленым, спорт — оранжевым. Для этого хорошо подойдут отдельные календари (в рамках одного приложения) или проекты с функцией выбора цвета.

На что смотреть при выборе сервиса: есть ли цветовое кодирование для проектов или календарей. Функция Must Have — возможность включить на просмотр в календаре только один проект, скрыв остальные.

Драмкружок, кружок по фото… гребля и охота — неделя распланирована и забита цветными прямоугольниками так, что даже сесть и поплакать некогда. Какое уж там обед/подумать/просто полежать? Все съедено рабочими блоками. А потом удивляемся, почему к пятнице нет сил.

Решение — наступить на горло перфекционизму и заранее «забронировать» время для отдыха. До того как начнете планировать задачи на неделю/день, расставьте в расписании блоки-заглушки, вроде «обед», «не трогать», «лежу». Визуально слот будет занят, а вы огурцом доберетесь до выходных.

На что смотреть при выборе сервиса: возможность быстро добавлять события/таски без лишних полей и обязательных атрибутов. Если каждый раз для создания заглушки «перерыв» придется заполнять место/цель/приоритет, система вряд ли приживется.

Многие при планировании недели пытаются сразу расставить таски по конкретным часам. В понедельник все «сомнительно, но окэй», к четвергу совещание затянулось, приоритеты поменялись, задача «написать отчет» не сделана — короче, все пошло не по плану.

Решение — разделить задачи на жесткие и гибкие. Жесткие — это встречи, созвоны, дедлайны: то, что железно привязано ко времени. Их сразу ставьте в конкретные слоты. Гибкие — все остальное: такие задачи временно скидывайте в блок «на весь день», а планируйте по часам уже в процессе, с поправкой на реальность.

На что смотреть при выборе сервиса: наличие удобного блока «Весь день» для задач без времени, который не занимает половину экрана. Например, в планировщике SingularityApp «Весь день» сворачивается в компактный формат одним кликом. Раскидали задачи по слотам, свернули и спокойно работаете с расписанием.

Планерка в 10:00, в 11:00 — созвон с клиентом, в 12:00 — еще одна встреча. Между ними — ноль минут. В теории все четко, а на практике вы прибегаете на созвон без подготовки и в мыле. После встречи не успеваете записать важные договоренности, потому что уже начинается следующая.

Решение — закладывать буферы. Добавьте 10–15 минут перед встречей/переговорами, чтобы собраться, открыть документы, вспомнить контекст. Столько же после — записать итоги, пока не забыли. Можно даже создать в планировщике отдельные задачи для буферов, а в заметки к ним внести полезную информацию: ФИО участников, ссылку на созвон, документы.

На что смотреть при выборе сервиса: поддержка вложений и заметок к задачам, чтобы не держать все в голове (не удержите) и не тратить время на поиски.

Если вы одновременно используете планировщик и календарь, то сперва, скорее всего, копите таски на неделю, а потом скопом добавляете их в сетку расписания. Приходится много переключаться туда-сюда, раздумывать и терять контекст. В итоге планирование превращается в квест «найди задачу и вспомни, что хотел».

Решение — работать в двух окнах одновременно (split view). Берете задачу из списка дел слева и перетаскиваете в нужный день и слот календаря справа. Когнитивной нагрузки минимум, ощущения «вы великолепны» максимум.

На что смотреть при выборе сервиса: возможность сохранять задачи без дат, чтобы потом их можно было перетащить в календарь. Единое приложение-планировщик должно поддерживать работу в нескольких окнах. Например, в десктопной версии таск-менеджера SingularityApp можно открыть календарь в одном окне, список задач проекта — в другом, а потом раскидывать таски drag’n’drop-ом.

Проверить почту — 5 минут. Ответить в рабочий чат — 5 минут. Согласовать макет — 5 минут. Если ставить каждую задачу в календарь отдельно, то расписание мутирует в пазл из крошечных блоков, которые налезают друг на друга и не читаются.

Решение — объединить всю мелочь в один блок. Вместо пяти пятиминуток добавьте одну задачу на 20–30 минут, но с чек-листом внутри: «почта, чат, макет, счет, курьер».

На что смотреть при выборе сервиса: возможность добавления чек-листов и отображение коротких задач, а конкретно — продолжительность минимальных блоков, как они выглядят в расписании, читаются ли вообще.

Мы уже чуть-чуть касались темы фильтров в лайфхаке про цветовое кодирование. Вернемся к ней еще раз. Представьте, что в одном недельном расписании у вас и рабочие задачи, и ремонт, и кружки ребенка, и спортзал. Для понимания общей картины удобно, а для быстрого сканирования конкретной области — не очень.

Решение — фильтр, чтобы временно скрывать лишнее. Нужно спланировать рабочую неделю — отключаете личные календари/проекты и видите только работу. Хотите проверить, не забыли ли про спорт — оставляете только его. Разобрались — включаете все обратно.

На что смотреть при выборе сервиса: возможность включать и отключать отдельные календари или проекты при просмотре. К примеру, в SingularityApp можно не только фильтровать отображение задач в календаре по тегам, но и включать специальный режим фокуса на проекте.

Ежедневная планерка, тренировка по вторникам и четвергам — Р значит Рутина. Повторяющиеся задачи есть у всех, как и проблемы с тем, чтобы не забыть добавить очередной повтор в расписание.

Решение — использовать повторы для регулярных задач, чтобы они добавлялись автоматически. Для нерегулярных, но схожих тасков (например, серия созвонов с разными клиентами) удобно копирование: продублировали старую задачу + поменяли детали и время = получили новую.

На что смотреть при выборе сервиса: наличие гибких настроек повторов (не только «каждый день», но и «каждый второй вторник») и быстрого копирования задач — в идеале прямо в календаре. Например, SingularityApp можно навести курсор на задачу в календаре, зажать Alt и перетащить ее на другой день. При этом она не перенесется, а продублируется.

Мы, в SingularityApp, давно погружены в тему календарного планирования: изучали лучшие практики, собирали обратную связь, проводили интервью с пользователями. Поэтому почти все описанные фичи у нас есть и уже давно — цветовое кодирование, фильтры, split view, гибкие повторы.

Остальной функционал из лайфхаков добавили с последним большим обновлением календаря — от копирования через Alt+drag до складывания компактных 15-минуток в эстетичный столбик. Подробности про апдейт можно почитать в статье.

Если ищете альтернативу Google-календарю, попробуйте SingularityApp. Но пункт «быть великолепным» все еще на вас.