Как уйти от планирования задач в чатах
И перестать нервно скроллить переписки с коллегами в поисках технических заданий, дедлайнов и договорённостей
Это команда WEEEK. Чаты удобны для общения, но попытки вести в переписках дела компании обычно заканчиваются сорванными сроками и потерянной информацией. На то, чтобы собрать картину проекта по беседам, уходит и время, и нервы коллег. Как итог — страдает продуктивность, вовлечённость, скорость и качество выполнения работы.
Разбираемся, как чат-менеджмент влияет на процессы в команде, где искать доступную альтернативу и что поможет организовать задачи по-новому.
Сегодня обсудим:
А теперь к сути!
Что такое чат-менеджмент
✍ Чат-менеджмент — управление командой, проектами и задачами с помощью мессенджеров. При таком подходе к работе все важные данные проекта сохраняются в переписках: поручения, ответственные, дедлайны, комментарии, файлы.
Несмотря на неудобства способа, его всё ещё используют. Вот что этому способствует:
Привычка. Мессенджеры — постоянный лидер в отчётах экранного времени. Простой способ общения, известный всем. Так зачем же далеко ходить?
Иллюзия скорости. Но только в краткосрочной перспективе. Открыть мессенджер и отправить сообщение действительно быстрее, чем заводить задачу в трекере. Сколько времени потом уходит на то, чтобы во всем разобраться — другой вопрос. Спойлер: много…
Ограниченные ресурсы. Точнее, их отсутствие. Чтобы настроить таск-менеджер и подтянуть туда коллег, потребуется время. А когда команда и так загружена работой, найти свободные часы бывает непросто — поэтому мы возвращаемся к привычным способам.
Остутствие культуры управления проектами. То есть привычки устанавливать дедлайны и ответственных, отслеживать прогресс, вести работу в специальном пространстве. Всё строится на устных договорённостях — а иногда вообще догадках.
Страх усложнить. Что такое этот ваш таск-менеджер ещё предстоит разобраться, а вот чаты уже прижились повсюду. Может казаться, что переход в сервис управления проектами — лишняя мера, которая будет только тормозить работу.
Что не так с чатами
Разберёмся в проблемах, с которыми сталкивается команда, ведя дела в переписках:
Поиск информации. Нужные данные могут быть где угодно — попробуй восстановить цепочку событий и вспомнить, в каком чате тебе прислали макет презентации. Потом приготовься пролистать десятки сообщений вверх или предположить ключевые слова.
Как найдёшь макет, повтори алгоритм для поиска дедлайна, технического задания и других сведений. Ой, вот и обед…
Отслеживание процессов. В чате не видно, на каком этапе находится работа. Нельзя зафиксировать задачу, изменить её статус, оставить комментарий. Контроль переходит на ручное управление — приходится писать и уточнять прогресс по поручению.
Трата времени. Пока ищешь нужные сообщения, проводишь регулярный опрос коллег, дожидаешься обратной связи — дела стоят на месте. Несколько часов в день тратятся на лишние переписки, а не работу над задачами.
Выгорание команды. Беспорядок выматывает. Добавить сюда незамолкающие чаты, в которых без обеда и выходных уточняют детали проекта, — и вот ты ловишь себя на растущем чувстве тревоги, раздражении, сложности включиться в работу.
Масштабирование. В команду приходят новые сотрудники, которым нужно поскорее объяснить происходящее: показать актуальные задачи, приоритеты, сроки. Внимание, вопрос! Как глубоко нужно нырнуть в историю переписок, чтобы достать все вводные?
Концентрация. Часто мы используем один аккаунт для всего. Получается так: тут мама спрашивает про здоровье, в соседнем чате друзья обсуждают выходные, где-то между затерялось сообщение с текстом «Срочно!». Всё перемешивается, и работать сосредоточенно становится заметно труднее.
Если тебе знакома хоть одна из этих историй, рассказываем, как переписать сценарий.
Как уйти от чатов — и куда
✍ Таск-менеджер — онлайн-инструмент для управления задачами и процессами. Здесь можно создать единое рабочее пространство и понятную внутреннюю структуру, а ещё вносить задачи со всем сопутствующим данными.
К сервису подключают команду — коллеги просматривают картину проекта в удобное время, меняют статусы своих задач, оставляют комментарии. Посмотрим по шагам:
Шаг первый. Регистрируемся и даём имя нашему онлайн-офису — первому рабочему пространству. Например, Компания N. Здесь создаём по проекту для каждого отдела: HR, Клиенты, Продажи, Маркетинг, Разработка.
Шаг второй. Определяем основные направления работы отделов. На примере HR это может быть «Найм», «Адаптация и обучение», «Документооборот», «Мероприятия». Чтобы организовать дела в этих сферах и не запутаться, создадим разные доски.
🪄 Вхуж — и слева все наши проекты, а справа их ключевые векторы:
Шаг третий. Заполняем доски задачами. Колонка «К работе» собирает дела, которые только предстоит выполнить — идеи и планы. Когда задачей начали заниматься, она двигается на следующий этап «В работе». Остаётся «Готово» — тут всё просто!
Кстати! Чтобы добавить ещё больше порядка, в нужных местах мы назначили даты, исполнителей, выбрали теги и приоритеты, разбили одно дело на несколько подзадач. Всё это помогает ориентироваться в общей картине проекта и экономить время.
Если в твоей команде до пяти сотрудников, всеми этими функциями WEEEK можно пользоваться бесплатно. Совсем. Если до десяти, нужно будет заплатить от 199 ₽ в месяц за человека. За сколько угодно участников цена чуть выше — от 399 ₽.
Что в итоге
Редкая команда выбирает чат-менеджмент осознанно. К обсуждению задач в беседах приходят скорее по привычке или за незнанием других вариантов. Это может работать, когда проектов мало, они однотипные, а команда состоит из нескольких человек.
С ростом нагрузки неизбежен беспорядок: задачи обрастают новыми деталями, команда становится больше, переписки множатся. Взять процессы под контроль поможет таск-менеджер. Освоив этот инструмент, возвращаться в мессенджеры уже не захочется — мы проверяли!