Как в 1C:ЗУП выстроить систему мотивации в компании

Рассказываем про возможности 1C:ЗУП для HR-менеджеров, о которых знают не все.

Программа 1C:ЗУП чаще всего ассоциируется с расчетом зарплаты и ведением кадрового учета. Но в системе есть целый блок инструментов, которые помогают HR-специалистам управлять персоналом, — от подбора и обучения до оценки и мотивации.

По нашему опыту, эти инструменты используют нечасто — даже несмотря на то, что с ними можно работать в стандартной конфигурации, без доработок. В статье расскажем, какие возможности 1C:ЗУП открывает HR-менеджерам, и подробно разберем одну из них — создание системы мотивации.

Инструменты 1C:ЗУП позволяют HR-специалисту управлять ключевыми процессами, связанными с сотрудниками. В системе можно:

• планировать кадровые изменения;

• управлять мотивацией сотрудников;

• автоматизировать подбор, адаптацию и обучение;

• оценивать сотрудников, управлять кадровым резервом и проводить аттестации.

Все эти возможности доступны без дополнительных модулей — достаточно активировать нужные функции. Для этого пользователь с правами администратора должен поставить в «Настройках» галочку напротив необходимого раздела — например, «Мотивации». После этого раздел появится в интерфейсе, и необходимые инструменты станут доступны.

Мотивация — это единая система, где зарплата, льготы и цели сотрудников связаны между собой. От того, насколько прозрачна и понятна эта система, зависит вовлеченность и эффективность сотрудников.

Когда компания управляет мотивацией вручную, данные часто фиксируются в отдельных программных продуктах или таблицах. Такой подход не очень удобен: для начисления зарплаты эти данные необходимо передавать в ту систему, в которой ведется расчет. В результате HR-специалисту приходится тратить время не только на перенос данных, но еще и на сверки и уточнения, если в цифрах что-то не сходится.

В 1C:ЗУП есть система мотивации, в которой можно:

• задать грейды,

• настроить льготы,

• создать показатели KPI.

Грейды — это инструмент, который помогает структурировать систему оплаты труда. Он задает рамки по окладам, льготам и компенсациям для разных должностей. HR-специалист видит, какие выплаты доступны для каждой позиции, а сотрудник понимает, по каким правилам формируется его доход.

В 1C:ЗУП грейды доступны в разделе «Мотивация». Для каждого грейда можно задать диапазон по окладам, виды выплат и льготы. Например, грейд 5 может предполагать оклад от 45 до 50 тысяч рублей, компенсацию проезда в 500 рублей и оплату связи.

Функциональность грейдов позволяет:

1. Импортировать систему грейдов. Это подходит для ситуаций, когда в компании уже есть система или она хочет разработать ее с нуля на своей стороне. Импортировать систему можно с помощью шаблонов: выгрузить в них все параметры и загрузить их в 1C:ЗУП.

2. Создать систему грейдов по балльно-факторному методу, который заложен в типовой конфигурации.

Важный момент: в типовой конфигурации 1C:ЗУП грейды не связаны напрямую с расчетом зарплаты. Это значит, что назначение грейда не изменяет автоматически оклад или другие выплаты. Система лишь предлагает рекомендованные значения, а кадровик решает, следовать им или нет. Установленные грейды действуют на всю организацию — их нельзя ограничить отдельным подразделением.

Грейды в 1С:ЗУП дают компании инструмент для регулярного анализа: в блоке есть возможность создать отчет «Матрица грейдов», в котором можно увидеть, как распределены должности и позиции штатного расписания по созданным грейдам. Отчет «Контроль грейдов» позволяет проанализировать, соответствуют ли начисления, показатели, ФОТ и льготы установленным для грейдов значениям.

Для создания системы грейдов можно использовать балльно-факторный метод. Он позволяет распределять грейды по позициям или должностям штатного расписания на основе различных критериев: например, квалификации, опыта, образования.

Вот как настроить систему:

1. Создать критерии. Компания сама определяет, по каким параметрам будет оценивать должности: по квалификации, образованию, опыту или другим показателям.

2. Провести оценку должностей. Каждая позиция оценивается по заданным критериям. Например, у директора все показатели будут максимальными, а у других должностей — ниже.

3. Определить число грейдов. Допустим, в компании 10 грейдов. Система автоматически распределяет должности по количеству баллов, но HR-специалист всегда может скорректировать грейд вручную — например, если у кандидата опыт выше среднего для его должности.

4. Привязать условия. К каждому грейду можно задать диапазон фонда оплаты труда, оклады, фиксированные выплаты и льготы.

5. Проверить все параметры. Для этого можно использовать отчеты «Матрица грейдов» и «Контроль грейдов». Описание всех грейдов, которые есть в организации, доступно в рабочем месте «Работа с грейдами».

Чтобы система работала корректно, значения стоит пересматривать 2–3 раза в год, а также при существенных изменениях в организационной структуре.

Мотивация — это не только зарплата. В 1C:ЗУП можно настроить систему льгот и компенсаций — от стандартных выплат до гибких «кафетериев». Она позволяет устанавливать льготы, например, для возмещения стоимости абонементов в фитнес-центр или расходов на проезд.

В системе доступны два типа льгот:

• Общие — устанавливаются для организации, подразделения, должности или грейда.

• Индивидуальные — сотрудник выбирает льготы сам из предложенного списка. Для этого используется «кафетерий льгот»: компания задает лимит в баллах, а сотрудник тратит их на интересующие опции. Доступные варианты могут отличаться для разных подразделений и должностей.

1. Разработка. Необходимо сформировать пакеты льгот, определить правила стоимости и назначения. Также нужно учесть нюансы НДФЛ и страховых взносов.

2. Реализация в 1C:ЗУП. На этом этапе нужно настроить виды начислений, завести правила предоставления льгот. Назначаются общие льготы сотрудника, создаются индивидуальные льготы.

Важно помнить, что систему льгот лучше обновлять вместе с кадровыми изменениями, чтобы сотрудники всегда видели актуальные пакеты.

Показатели KPI помогают задать понятные цели для сотрудников и измерить результат их работы. В 1C:ЗУП для этого есть отдельный функциональный блок — он позволяет хранить показатели, автоматизировать их расчет и связывать с начислением премий.

В 1C:ЗУП можно создать показатели KPI и выстроить в них иерархию, в которой один показатель включает несколько подчиненных. Для каждого KPI нужно:

• Описать формулу расчета — как именно вычисляется результат.

• Указать периодичность — показатель вводится единовременно — например, в конце месяца — или накапливается. Во втором случае факт можно вносить ежедневно или еженедельно, а в конце периода данные суммируются.

• Задать тип расчета — учитывать только факт или соотношение «план — факт».

• Определить шкалу значений — например, диапазон от 0 до 100%.

После создания показателей их закрепляют за подразделениями, а затем — за должностями. Благодаря этому каждый сотрудник, занимающий определенную должность, видит свой личный KPI. В программе можно задать плановые и фактические значения KPI, внести план можно вручную или загрузить из Excel.

После ввода данных можно проанализировать результаты в отчете «План — факт» — он показывает статистику по KPI за выбранный период. Для удобства есть специальное рабочее место «Расчет показателей эффективности», где по каждому подразделению и сотруднику видно:

• механизм расчета KPI;

• плановые и фактические значения;

• итоговую оценку выполнения целей.

Оценка KPI напрямую связана с зарплатой. При начислении заработной платы программа автоматически рассчитывает доплаты по результатам KPI. Если премия выплачивается не ежемесячно, можно использовать отдельный документ «Премия» с видом «Доплата по результатам оценки эффективности». В обоих случаях расчет происходит автоматически, без ручных операций.

1C:ЗУП становится вдвойне полезным инструментом, если настроить его под конкретные задачи компании. В программе можно объединить грейды, льготы и KPI в единую систему мотивации — прозрачную, управляемую и понятную для сотрудников. UCMS Group помогает компаниям адаптировать эти возможности под реальные HR-процессы.

Если вы хотите создать систему мотивации на основе 1C:ЗУП и вам нужна помощь, напишите нам. Также подписывайтесь на Telegram-канал UCMS Group — в нем мы делимся кейсами и новостями из мира аутсорсинга.