Замена тетрадке? Простая CRM? Что на самом деле нужно вашему мясному или рыбному магазину

Павел: (Смеётся) Вы знаете, мой метод был проверен десятилетиями. Он назывался «тетрадка и голова». Всё просто: клиент звонит, я беру общую тетрадь с прилавка и записываю: «Иванов, 2 кг свиной шеи, к 18:00». Проблема началась, когда тетрадей стало несколько, а кроме звонков, посыпались сообщения. Утром я открывал тетрадь, а рядом лежали листочки от ночной смены, в телефоне — десяток непрочитанных WhatsApp и Telegram. И начинался квест: «А куда я записал заказ от Семёна? Он звонил или писал?». Представьте ситуацию: приходит человек, говорит: «Я заказывал корейку». Ты листаешь всё, что есть, потеешь, не находишь. И он возмущённо говорит: «Да я вам вчера в два часа звонил!». Конфликт, испорченное настроение, подмоченная репутация.

Павел: Последней каплей было не капля, а целое ведро. Мы потеряли крупный заказ на выездной фуршет для офиса. Клиент был на 100% уверен, что всё согласовал по телефону. А в наших записях этого не оказалось. Возможно, записали на салфетке и выбросили, может, ночная смена не передала. В итоге — скандал, потеря денег и важного клиента. В тот день я сел и чётко понял: мой «старый добрый» метод больше не работает. Он убивает бизнес. Но я был в стопоре, потому что само слово «автоматизация» вызывало у меня образы сложных программ, которые надо месяц скачивать, устанавливать и настраивать.

Павел: Я начал с самого очевидного — с мощных систем, о которых все слышали. Изучал решения для общепита. Плюсы я видел: полный контроль, автоматизация кухни. Но минусы для меня перевесили. Я не ресторан, у меня нет поваров и техкарт. Мне не нужно учитывать каждую щепотку соли в колбасе. Цены начинались от нескольких тысяч в месяц, плюс это были сложные программы, требующие установки. У меня два продавца и мясник. Учить их месяц я не мог.

Потом смотрел в сторону 1С: Управление торговлей. Это уже серьёзно. Но поговорив со знакомыми, я понял, что это как купить космический корабль, чтобы съездить на дачу. Мне не нужны модули для управления целым холдингом, мне нужно просто перестать терять заказы бабы Маши из пятого подъезда. И по деньгам, и по сложности это был перебор. Я даже натыкался на узкоспециализированные программы для мясопереработчиков, где можно было планировать убой скота. Я посмотрел на это и просто закрыл вкладку. Стало ясно: мне нужно что-то очень простое и очень конкретное, желательно без всякой возни с установкой.

Павел: Да, я уже в отчаянии гуглил «простой учёт заказов для магазина» и «как не терять предзаказы». Увидел описание «ПоМалины». И там была ключевая фраза: «онлайн-сервис для приема предзаказов». Это попала точно в цель. Во-первых, это сайт, а не программа. Ничего не нужно ставить на компьютер или вшивать в кассу. Открыл браузер на телефоне или ноутбуке — и всё работает. Это сразу сняло кучу страхов. Во-вторых, я увидел, что там можно гибко настраивать сроки. У меня же не все товары можно заказать на завтра — того же свежего гуся или целую тушу нужно время привезти. В сервисе я выставил настройку, что принимаю предзаказы от 3 до 10 дней. Клиент это видит и понимает правила игры.

Павел: Кардинально. Первое и самое главное — исчез хаос. Продавец сразу видит предзаказ в браузере. У меня и у всех на телефоне одно и то же актуальное окно. Утром я не трачу время на «раскопки». У каждого заказа есть статус: «Принят», «Готовится», «В магазине», «Выдан». Раньше мясник кричал через весь цех: «Паша, а этот заказ на вырезку уже готовить?». Теперь он сам смотрит в телефон. Мы перестали мешать друг другу.

Павел: О, это отдельная песня! Раньше как было? Я или девчонки-продавцы по 30-40 минут в день тратили, чтобы обзвонить всех: «Ваш заказ готов, приезжайте». Теперь есть оповещения. Я вернул себе этот час времени. А клиенты, между прочим, в восторге — для них это выглядит как суперсовременный сервис.

Павел: Это, пожалуй, самый сильный ход. «ПоМалина» для нас перестала быть просто тетрадкой. Она стала нашим цифровым магазином-витриной. Каждое утро, когда привозят свежий товар, мы делаем 5-7 красивых, аппетитных фото: вот сегодняшняя вырезка, вот охлаждённая курочка, вот только что нарезанный фарш. И загружаем их в каталог в системе, выставляя актуальные цены. Это наше «живое меню» на день.

Теперь, когда клиент пишет «Павел, что у вас есть по мясу?», я не бегаю с телефоном по витрине. Я просто кидаю ему ссылку на этот каталог. Он открывает её на своём телефоне, листает фото, смотрит цены и делает предзаказ. Это в 10 раз удобнее и для него, и для меня.

Павел: Да, и это просто магия! Вот смотрите. У меня в настройках стоит, что предзаказ на гуся я принимаю минимум за 7 дней. Клиенты начинают их оформлять к Новому году. Я захожу в сервис, выбираю в календаре дату «31 декабря», и система мне сразу показывает: на этот день уже есть предзаказы, и в сумме по всем позициям нужно 15 гусей, 20 кг семги и 35 кг говядины. Это не мои примерные прикидки — это точная сумма всех предзаказов, которые люди уже сделали.

Раньше я либо вёл отдельную тетрадь для праздников, либо держал цифры в голове и неизменно ошибался — то недозаказывал, и товара не хватало в самый пик, то перезаказывал, и потом неделю распродавал остатки. Теперь я точно знаю, сколько и чего мне нужно привести в магазин к определённому дню. Это снимает колоссальный пласт стресса и экономит деньги. Никаких лишних товаров на остатках, никакой паники, что чего-то не хватит.

Павел: Это наше ноу-хау! Перед Новым годом я не просто писал в соцсетях «принимаем заказы на гусей». Я в том же каталоге «ПоМалины» добавил фото «Новогодний гусь с яблоками и пряностями». Затем добавил второе фото — «Праздничный мясной набор для шашлыка». И у меня получился готовый праздничный мини-каталог.

Эту специальную ссылку я разослал всем постоянным клиентам в WhatsApp, выложил в сторис. Люди нажимали, видели красивое оформление, описание — и заказывали прямо оттуда. А так как в карточке товара уже была установлена минимальная дата предзаказа (те самые 7 дней), люди сразу понимали сроки. Система автоматически всё суммировала, и я по тому самому календарю видел накопленный спрос.

Павел: Качественно. Во-первых, они чувствуют заботу и порядок. Во-вторых, теперь, когда ко мне подходит постоянный клиент, я могу за пару секунд открыть в браузере его историю покупок и сказать: «Александр, вижу, в прошлый раз брали ножку баранины. Сегодня как раз пришла новая партия, вам взвесить?». Это уже персональный подход, который люди очень ценят. Они чувствуют, что о них помнят.

Павел: Я бы сказал так. Не ищите «волшебную таблетку» и не бойтесь слова «автоматизация». Ищите простой инструмент, который решит вашу самую наболевшую проблему. Для меня это был хаос с заказами и невозможность планировать закупки. «ПоМалина» стала идеальным решением, потому что это не программа, а онлайн-сервис — ничего не ломается, не нужно ничего обновлять. Он просто всегда под рукой в телефоне. Он дал мне то, чего не хватало больше всего: порядок в сегодняшних заказах и ясность в завтрашних закупках. Начните с наведения этого порядка. Остальное приложится само.