Как связать ДДС, склад и план производства в одну модель
Как разрозненные ДДС, склад и производство создают иллюзию контроля и съедают вашу прибыль
Вы открываете три файла. В первом движение денежных средств, всё зелёное, остаток положительный. Во втором складские остатки, запасов на два месяца вперёд. В третьем производственный план, загрузка 85%, всё по графику.
И ровно через неделю вы не можете закрыть зарплату.
Знакомо?
ТОП-10 мест в CRM, где менеджеры сливают ваши лиды (вы об этом не знаете)
Три правды, которые не складываются в одну
Мы видели это в 40+ компаниях. Собственник смотрит на ДДС и видит: на счетах 8 млн рублей. Начальник производства рапортует: план выполнен на 92%, простоев нет. Завскладом докладывает: критичных дефицитов нет, запас сырья на 45 дней.
Всё хорошо. Но когда приходит время платить поставщику за срочную партию компонентов — денег нет.
Не потому что их нет физически. А потому что эти 8 млн уже «съедены» предстоящими платежами, которые никто не свёл в единую картину:
- 2,3 млн — зарплата через 5 дней
- 1,8 млн — налоги через неделю
- 2,1 млн — аванс крупному поставщику (договор подписан месяц назад, все забыли)
- 1,2 млн — погашение кредита
- 600 тыс. — аренда и коммуналка
Свободных остаётся меньше миллиона. А срочная партия стоит 1,4.
Вот она — иллюзия контроля. Три источника правды, которые живут параллельными жизнями и не знают друг о друге.
Как это работает (и не работает) на практике
История первая: кассовый разрыв из ниоткуда
Производственная компания, мебельный сегмент, выручка ~180 млн/год. Собственник в панике: «Откуда кассовый разрыв в 2,5 млн? План же выполнен!»
Начинаем разбирать:
ДДС говорит: деньги придут от трёх крупных клиентов через 10-14 дней (по договорам отсрочка). Остаток на счетах сейчас — 3,2 млн.
Склад говорит: запас фурнитуры критичный, надо срочно закупить на 2,8 млн, иначе остановка производства через неделю.
План производства говорит: следующая партия из 45 заказов должна стартовать через 3 дня, всё готово.
Но никто не сложил эти три правды вместе:
- Деньги придут через 10 дней
- Фурнитуру надо оплатить сегодня (иначе срыв сроков)
- Зарплата производству — через 5 дней (2,1 млн)
Итого: 3,2 на счетах минус 2,8 за фурнитуру минус 2,1 зарплата = минус 1,7 млн. Откуда брать?
Собственник идёт в банк за овердрафтом. Под 24% годовых. Потому что три Excel-файла не разговаривают друг с другом.
История вторая: склад-призрак
Строительные материалы, производство сухих смесей. На складе числится 380 тонн продукции — 14 млн рублей «заморожено».
Приходит крупный заказ на 2,7 млн. Завскладом: «Отгрузить не можем — нет нужных позиций». Как так? Склад же забит!
Оказывается:
- 180 тонн — неликвид, который никто не пересчитывал полгода (снятые с производства марки)
- 120 тонн — зарезервировано под будущие заказы (кто и когда — непонятно, документов нет)
- 80 тонн — действительно ликвидная продукция, но не та, что нужна клиенту сейчас
В ДДС эти 14 млн «висят» как актив. В производственном плане — как гарантия непрерывности отгрузок. А по факту — мёртвый груз, который замораживает оборотку.
Чтобы закрыть заказ, пришлось срочно запускать производство. Сорвали другой план, перенастроили линию, потеряли 4 дня. Клиент получил товар с опозданием и больше не пришёл.
Все три системы показывали «всё в порядке». А компания потеряла контракт на 2,7 млн и постоянного покупателя.
Почему это происходит: три отдела, три вселенные
Финдир смотрит в ДДС и видит деньги. Его задача — чтобы на счетах был остаток. Он не знает, что через три дня производству нужно 800 кг алюминиевого профиля, а его нет на складе.
Начальник производства смотрит в план загрузки. Его задача — выполнить план. Он не знает, что на оплату этого плана нет денег, потому что финдир вчера закрыл кредит досрочно (улучшил отчётность).
Завскладом смотрит в остатки. Его задача — чтобы не было дефицита. Он не знает, что 40% этих остатков — неликвид, на который потрачены реальные деньги, но который никогда не превратится обратно в выручку.
Три человека, три таблицы, три правды. И ни одной общей реальности.
Что происходит дальше
Компания начинает «латать дыры»:
→ Берёт овердрафты и кредиты (проценты съедают 300-800 тыс./месяц)
→ Затягивает оплату поставщикам (теряет скидки, портит репутацию)
→ Просит авансы у клиентов (выглядит несерьёзно, отпугивает крупных заказчиков)
→ Режет затраты «поперёк» — увольняет людей, экономит на качестве
И самое страшное: никто не понимает, где именно течёт. Потому что нет единой модели, которая показывает:
- Сколько реально свободных денег с учётом предстоящих платежей по производству
- Сколько товара на складе превратится в деньги в ближайшие 30 дней
- Какие заказы в плане производства обеспечены деньгами и сырьём, а какие — висят в воздухе
Что должно быть вместо этого
Единая управленческая модель, где:
ДДС видит производство: «На следующей неделе стартует партия заказов на 4,2 млн выручки, для этого нужно закупить сырья на 1,8 млн с оплатой в течение 3 дней — деньги зарезервированы».
Склад видит деньги: «Остатков 220 позиций на 18 млн, из них ликвидных (с заказами или спросом) — 12 млн, неликвида — 6 млн. Неликвид не участвует в плане поступлений ДДС».
Производство видит реальность: «Заказ №АБ-442 в плане, но сырьё не оплачено (денег нет), отгрузка сорвётся. Заказ №АБ-438 выполнен, но заказчик просрочил оплату на 12 дней — деньги не пришли, план ДДС не выполнен».
Все три контура живут в одной системе. Изменение в любой точке мгновенно пересчитывает остальные.
Почему Excel и «мы держим в голове» не работают
Потому что:
→ Сложность растёт экспоненциально. 50 позиций на складе, 20 заказов в производстве, 15 платёжных обязательств — это уже 50×20×15 = 15 000 связей. Удержать в голове невозможно.
→ Данные устаревают мгновенно. Пока вы обновили ДДС, производство взяло сырьё со склада. Пока склад пересчитал остатки, финдир отправил платёж. Excel показывает вчерашний день.
→ Нет единой точки правды. У каждого своя версия файла. «Актуальная» таблица лежит на рабочем столе у Марины, но Марина в отпуске.
Что реально нужно
Не CRM. Не складской учёт. Не календарь платежей.
Нужна единая модель, где:
- ДДС строится снизу вверх — из реальных производственных заказов, складских остатков и контрактных обязательств, а не из «плановых поступлений».
- Склад живёт в деньгах — каждая позиция имеет статус (ликвид/неликвид/зарезервировано) и прогноз превращения в выручку.
- Производство знает бюджет — каждый заказ в плане имеет метку «обеспечен деньгами и сырьём» или «висит в воздухе».
- Все три контура связаны в реальном времени — изменение в одном пересчитывает остальные автоматически.
- Сценарии «что если» — можно промоделировать: что будет с кассой, если взять заказ на 5 млн с отсрочкой 45 дней? Хватит ли денег на сырьё? Не сорвём ли другие планы?
Это не просто дашборды — это живая управленческая модель, где деньги, склад и производство наконец начинают разговаривать на одном языке.
Главное, что нужно понять
Если ваши ДДС, склад и план производства живут в разных файлах — вы управляете не бизнесом, а тремя иллюзиями.
Вы не видите реальную картину. Вы реагируете на симптомы постфактум: кассовый разрыв случился — побежали в банк. Дефицит возник — остановили производство. Неликвид накопился — заморозили миллионы.
При этом вы каждый день теряете деньги. Не сотни — сотни тысяч. Каждый месяц.
Единая управленческая модель — это не «красивая картинка для совещаний». Это инструмент, который перестаёт терять ваши деньги.