Как понять, что вы не заняты, а перегружены
Если каждый день проходит в суете, но заканчивается без ощутимого результата — возможно, проблема не в количестве задач. А в чём? Разбираемся вместе
Это команда сервиса управления проектами WEEEK. В блоге мы рассуждаем о том, как упорядочить жизнь и сохранить нервные клетки целыми. Потому что бесконечный поток задач, перетекающий изо дня в день, правда может сводить с ума.
Со временем приходит чувство бессилия, и хаос окончательно берёт верх. Предлагаем вернуть контроль:
Занятость или перегрузка: где грань
Если человек занят, он целенаправленно тратит время на конкретные задачи. У него есть понятный фокус, ощущение продвижения и предсказуемый итог. Ресурсы уходят на работу, а не на прокручивание дел в голове или перескакивание с одного на другое.
Пунктов в списке к выполнению может быть много, но они не создают лишнего шума: каждое имеет свой приоритет, последовательность действий и точку завершения. Это даёт ясность, которой не бывает при состоянии перегруженности.
Спутник перегруженности — это хаос. Всё важно, всё срочно и нужно было ещё вчера. В таком режиме задачи теряют границы и начинают конкурировать за внимание. Фокус постоянно смещается, ничего не доводится до конца, список полнится новыми делами.
Даже если получается вычеркнуть какой-то пункт, долгожданное чувство облегчения не приходит — мысли уже бегут за следующей задачей. В таком состоянии очень просто упустить момент, когда тревога станет привычным рабочим фоном.
Честный взгляд на объём задач
Чтобы обнаружить перегруженность и принять меры до первых симптомов выгорания, попробуй проделать эту практику:
Выпиши все задачи. На этом этапе важно полностью освободить голову — до такой степени, чтобы в уме не задержалась даже простейшая задача вроде ответа на имейл. Составь полный список дел, которые актуальны на сегодня.
Оцени выполнимость. Сколько пунктов из получившегося перечня реально сделать в рамках одного рабочего дня? Напротив каждого дела укажи примерное время, которое планируешь на него потратить. Не забывай учитывать перерывы на отдых.
Проверь приоритеты и сроки. Как много задач остались без дедлайна и отметки о степени важности? Именно они создают неопределённость и заставляют тебя браться за всё подряд. Назначь таким делам даты выполнения и реши, что первостепенно.
Если в итоге окажется, что твои задачи сильно выходят за границы рабочего времени, крутятся в мыслях без понятной структуры и последовательности действий — близок момент, когда перегруженность даст о себе знать.
Способ выполнять дела спокойно
Перегруженность диагностировали — допустим, она и правда есть. Два шага, которые помогут наладить процессы и вздохнуть спокойно:
Вынеси задачи в систему. Держать всё в голове точно не стоит. Пока планы остаются в уме, они создают напряжение и мешают сориентироваться. Энергия расходуется на постоянное обдумывание — а можно потратить её на действия!
Список задач на бумаге — уже лучше, но у этого способа есть недостатки: например, неудобно сортировать дела по приоритетам и датам и вносить изменения. Куда более гибкими оказываются онлайн-инструменты.
В бесплатный тариф FREE в WEEEK можно перенести задачи, установить для них дедлайны, отметить главное и отслеживать прогресс. С визуализацией планы будут в фокусе:
Чтобы настроить такую доску, нужно несколько действий:
- Зарегистрируйся и создай рабочее пространство — то есть виртуальный офис
- Добавь нужное количество проектов, которые будут отражать главные векторы твоей работы или жизни. Можно начать с простого: «Работа» и «Личное»
- Внутри проектов выдели отдельные категории дел — будущие доски. В нашем примере одна доска «Текущие задачи». Обычно этого достаточно для старта
- Теперь распредели свои задачи из списка по колонкам: «К работе», «В работе» и «Готово». Первый столбец аккумулирует дела, которые пока только в планах. Если начинаешь заниматься задачей — перемещаешь её во второй. Последняя колонка остаётся для выполненных пунктов
- Открой карточку задачи, чтобы выбрать приоритет, дату и оценку времени
- Не забывай обновлять систему: двигай карточки по этапам работы, вычёркивай закрытые задачи и добавляй новые планы
Регулируй нагрузку. Когда все задачи собрались в одном пространстве, пора оценить их реальный объём и распределить работу так, чтобы начать успевать задуманное.
Сначала обрати внимание на срочное и важное, затем отдай приоритет важному, но не срочному — наконец, переходи к неважным и срочным делам.
Следи за колонкой «В работе» — там не должно скапливаться много карточек. Это поможет сконцентрироваться на приоритетных делах и защитить себя от перегруза.
Что в итоге
Перегруженность — это сигнал о том, что твои задачи живут без структуры. Как только запланированное переходит из слепой зоны в прозрачную систему, у тебя появляется пространство для решений без лишней тревоги.