Бизнес как система: уверены ли вы, что все ваши деньги под контролем

Речь пойдёт не о контроле финансов, финансовой модели или финансовом планировании. Не о том, что деньги нужно считать, — это и так понятно. Данная статья — это кейс о том, как мы зашли в компанию и через шесть месяцев нашли 200 тысяч евро.

Каждая отрасль бизнеса сталкивается со своим набором уникальных проблем. Наш клиент не был исключением. Компания пригласила меня как консультанта для решения проблемы долгого внедрения системы управления производственным предприятием.

В управлении производственным предприятием кроется множество тонкостей. Они могут стать либо спусковым крючком к успеху, либо камнем преткновения, ведущим к упущенным возможностям. Каждая цифра и каждый процесс требуют детального анализа, без которого можно упустить важные аспекты, приводящие к потере денег, о которых мы даже не догадываемся. По этой причине анализ и оптимизация процессов становятся критически важными. Как оказалось по итогу работы моей команды, клиент очень много узнал о том, как работает его бизнес и производство в частности.

Компания специализируется на производстве термоусадочных колпачков, корковой пробки и фольговых капсул. Уже 2,5 года они безуспешно пытались внедрить систему управления производством. Цикл производства был полным: компания занималась от производства плёнки, её покраски, изготовления отрывной ленты до выпуска готовой продукции в виде термоусадочных колпачков.

Проблема заключалась в непонимании, как грамотно внедрить управление производством. Из-за отсутствия чёткой стратегии и анализа данных они не могли реализовать эту систему, тратили много ресурсов на так называемую автоматизацию и упускали массу возможностей дополнительно заработать.

Кроме того, собственник очень хотел видеть себестоимость полуфабрикатов и готовой продукции на каждом этапе производства, а также прогнозировать себестоимость готовой продукции. Задача была не из простых, потому что в стандартных системах управления производственным предприятием (речь идёт об 1С) себестоимость считается при закрытии периода, когда все затраты уже распределены. Более того, в данном случае были прямые затраты, которые не учитывались, такие как электроэнергия, выработка производственных станков, амортизация. Мы решили, что если распределять амортизацию на всю выпущенную продукцию, то это будет как средняя температура по больнице. Было ещё много задач, но они стандартны и не несут большого интереса в рамках статьи.

Скажу откровенно: мы полностью сломали планы подрядчика, который, видимо, хотел бесконечно получать доход от клиента.

После того как нас пригласили в качестве консультантов, мы предложили комплексное решение для внедрения системы управления. Мы научили собственника правильно взаимодействовать с подрядчиком и объяснили, какие слова на языке «1Сников» что означают. Наш подход включал разработку плана и регламентов проведения внедрения, построение системы взаимодействия с подрядчиком. Со временем мы вытеснили подрядчика.

Особого внимания заслуживает разработка алгоритма и формулы для расчёта себестоимости продукции на каждом этапе производства.

С помощью этих решений мы добились заметного прогресса в короткий срок. В течение шести месяцев успешно внедрили систему управления производством.

Кроме того, мы смогли значительно оптимизировать процесс доставки продукции до клиента: сократили затраты на доставку на 15 процентов, расход горючего на 8 процентов и себестоимость готовой продукции на 7 процентов. В результате компания начала работать прозрачно, что значительно увеличило её эффективность.

А теперь о главном — о 200 тысячах евро. Для нас самих это оказалось неожиданным открытием.

Пока мы автоматизировали и оптимизировали бизнес-процессы, подключали дополнительное оборудование, собирали статистическую информацию с производственных станков, мы обнаружили, что в цеху покраски краски больше, чем числится на остатках.

Мы проанализировали все документальные отчёты за смену цеха покраски, сопоставили их с данными в системе учёта, перенесли недостающую информацию и обнаружили, что в отчёте по незавершённому производству числится краски на 200 тысяч евро. Начали расследование.

Оказалось, что работники цеха открывали несколько бочек краски для смешивания, чтобы получить нужный цвет. Использовали от 25 до 75 процентов краски, а остальное убирали. Производство работало в несколько смен, учёт был на уровне «передачи бумажек», и о частично использованных бочках забывали. Так продолжалось в течение 6–8 месяцев. В цеху накопилось больше ста таких бочек. Одна бочка весила около 150 килограммов, её стоимость составляла порядка 5000 евро.

Возникает вопрос: неужели никто не мог увидеть, что в цеху стоят сто лишних бочек? Ответ прост. Люди, которые работали в цеху, боялись признаться, что это лишние бочки, или им было безразлично (я склоняюсь ко второму варианту). А закупщик смотрел по остаткам на складах, а это совсем другой отчёт.

Всё закончилось благополучно. Никто не пострадал. Мы вернули в системе учёта из незавершённого производства эту краску, она легла на остатки. Закупщик стал меньше заказывать краски. Мы подключили промышленные весы к программе, обучили работников цеха покраски работать с весами и ввели регламенты: после каждого отчёта производства за смену всё, что находится в незавершённом производстве, должно возвращаться на склад цеха.

Работа над оптимизацией процессов на предприятии всегда сложна, но результаты, которых мы достигли вместе с клиентом, показывают, что это возможно. Наши методы, включая автоматизацию процессов сбора информации, учёта затрат и планирования ремонта оборудования, доказали свою эффективность.

Этот опыт показывает, как важно применять тщательное планирование и оптимизацию в процессе производства. И не только в производстве — это касается любой сферы бизнеса. Обнаружение 200 тысяч евро в незавершённом производстве подчеркнуло, что иногда самые важные ресурсы могут быть скрыты прямо перед нашими глазами. Этот случай стал ярким примером того, как правильное управление может привести к значительному увеличению доходов и эффективности.

Уверены ли вы, что все ваши деньги под контролем?