Как провести конференцию, не имея опыта

Что может стать мощным источником вдохновения и толчком к человеческим или профессиональным трансформациям? Некоторые специалисты говорят, что это проживание и осмысление индивидуального опыта вкупе с обучением на опыте других людей. Личные события ничем не заменить. А вот найти источники знаний извне вполне возможно. Тематическая конференция — один из таких действенных способов передачи умений и подходов от экспертов заинтересованным лицам. Я, Ольга Блиндяева, автор книги «PRO панические атаки», пережила сложный период преодоления психического расстройства, многому научилась и решила делиться своими знаниями дальше. Собрала группу специалистов и стала создателем и организатором конференции «Расстройства, о которых не говорят», которая состоится в этом ноябре. Хочу поделится практическими заметками с теми, кто хочет создать работающий информационно-познавательный инструмент, не имея опыта в области организации конференций.

Мой опыт работы в найме касался организации мероприятий лишь косвенно, но в целом я понимала последовательность действий. На данный момент до события еще около двух месяцев, работа продолжается, но уже понятны «‎реперные точки», без проработки которых организовать конференцию весьма сложно, особенно, если она гибридного формата — проходит в онлайне и оффлайн.

План можно менять в процессе, что-то добавлять или убирать, но основную структуру лучше заложить заранее. По возможности привлекайте узких специалистов, которые обозначат задачи, о которых вы, возможно, и не задумывались. Например, event и/или технического специалиста. Это могут быть ваши друзья, которые помогут в составлении стратегии безвозмездно. Вот несколько обязательных пунктов, которые стоит отразить в своем плане.

Места, которые показались мне «‎слепыми‎», и где возникли сомнения, обсуждала со знакомыми с опытом в event-индустрии. Затем я составила план и начала по нему движение.

Выбирая хедлайнеров на свою конференцию мы ориентировались на высокую экспертность персон и их возможность предоставить участникам реальные кейсы из своей психологической и психотерапевтической практики. В этом случае в подборе помогают личные связи, социальные сети, рекомендации коллег, мониторинг профильных конференций по теме.

Подбор состава, переговоры по условиям и гонорарам займет львиную долю вашего времени. Оцените, есть ли оно у вас. Можно обратиться к специализированным компаниям, таким как Synergy.Speakers или Ивентология. Аутсорс тут выгоден, потому что на некоторых спикеров и практиков выйти непросто и новичка «без имени» как серьезного организатора могут не воспринять, а у агентства есть прямые договоры. Стоимость услуг у некоторых компаний уже «‎зашита‎» в гонорар спикера. А еще у таких агентств есть важная гарантия: в случае непредвиденных обстоятельств вам предложат срочную адекватную замену или полностью вернут деньги. Агентства предлагают не только подбор, но полное сопровождение деловой программы конференции, включая документооборот, это очень важно для новичка. Оплата в этом случае берется за проект и составляет 100-250 тысяч рублей, в зависимости от сложности.

Оказываясь в зале, смотришь на то, как поработать со светом, что и где можно расположить, исходя из интерьера. Для своей конференции я выбрала вариант с атмосферой лаундж-клуба. Строгие залы с откидными стульями слишком официальны, а конкретно у нашего мероприятия другая задача: нужно «‎порвать шаблоны‎» для дополнительного внимания к теме конференции.

Подводные камни в выборе площадки, конечно, есть.

Знания узких специалистов, чья большая работа неочевидна новичку, вам все-таки понадобятся.

Веб-дизайнер. Его услуги будут необходимы для «упаковки» — разработка логотипа, фирменного стиля. Часто этот же человек может закрыть задачу по созданию лендинга. Если у вас не очень большой бюджет, обращайтесь к фрилансерам, а не в агентства. Их можно найти на behance.ru, freelance.ru, в профильных группах в Facebook, спросить рекомендации у знакомых.

Маркетолог. Я была убеждена, что человек оплатит участие, просто изучив лендинг — сама обычно делаю так. Но оказалось, процент таких людей 1 из 100. Можно долго разбираться интуитивно, что поможет продвинуть мероприятие. Но только грамотно использованные инструменты маркетинга отсеят нецелевую аудиторию, а приемы продаж помогут нажать на нужные кнопки, чтобы стереть сомнения у потенциального участника.

Пиарщик. Для того, чтобы охватить максимальное количество людей, нужно рассказывать о вашем мероприятии из «‎каждого дверного звонка‎». Ищите информационных партнеров и спонсоров, обращайтесь ко всем, кто может рассказать о конференции потенциальной аудитории. Подключайте специалистов для публикаций, в том числе в непрофильных СМИ, чтобы охватить больше людей.

Продажи. Это целый мир. Я выбрала отдел продаж на аутсорсе. Готовьтесь обучать, прослушивать звонки, контролировать факт своевременности звонка, отправки сообщений, помогать в составлении скриптов, мотивировать и платить. Здесь я тоже не ожидала подвоха, думала: наняла, объяснила один раз и вуаля — дальше все работает само. Ошиблась.

Юрист. Существует специальное юридическое сопровождение. Этим занимаются специальные организации, такие как «‎EVENT-юристы» или юридические отделы крупных агентств. Они отслеживают новые законы и правовые практики, касающиеся event-бизнеса, хорошо понимают финансовые задачи организаторов. Юридический аутсорс может проходить онлайн с консультациями в мессенджерах. Я не НКО, но во время подготовки узнала, что зачастую организаторы-НКО делают платный вход на мероприятие, чтобы оплата считалась пожертвованием. Но юридически такая деятельность расценивается как коммерческая и будет обложена налогом. Будьте внимательны, таких деталей масса.

Кстати, если у вас социально важная тема, и вы находитесь в Москве, попробуйте обратиться за поддержкой в «Душевную Москву». Это государственная организация, оказывающая помощь социальным проектам.

В завершении скажу, что уверенность организатора в том, что твой продукт нужен почти всем, может сыграть злую шутку. Вам предстоит бороться за внимание потенциальной аудитории, даже если тема, например как у нас, животрепещущая. Будьте готовы рассказывать, что за мероприятие и зачем оно нужно аудитории, доносить его ценность без устали весь период подготовки. Насколько успешно все пройдет конкретно у нас, узнаем 14 ноября, а другим организаторам желаю терпения, удачи, полного порядка в смете и перевыполнения плана по продаже билетов.