Делегировать нельзя сделать самой. Где поставить запятую?

Есть управленческий грех, в котором никто не признаётся на собеседованиях. Не потому что стыдно, а потому что в моменте это выглядит абсолютно правильным решением. Называется он просто: «сделаю сам, так быстрее».
Я попалась на него в рамках одного проекта сразу с двумя людьми. И что самое неприятное - я знала о проблеме с самого начала. Просто чинила не то. А для рефлексии времени не было, потому что проект горел, делюсь сейчас.

Проект интеграционный, по запросу заказчика необходимо предоставить тестовый JSON (содержащий кредитную историю). Задачу вверили тестировщику. Казалось бы, ничего сложного: уточнить критерии кредита, подготовить тестовый файл, разобраться на каком стенде нужно отправить, отписаться заказчику.
Но в реальности всё традиционно шло не так.
В чатах всё превращалось в кашу - критерии понимал каждый по-своему, а запросов становилось так много, что уже непонятно кто и что просил.
Мы пробовали завести таблицу с запросами. Не сработало, потому что научить 20 с лишним человек - это тоже время, которого не было. Да и доступ в контур заказчика был только у меня.

И каждый раз в моменте было очевидно одно: быстрее найти пример самой и отправить его самой, ведь проблема была в том, что карта коммуникаций строилась вокруг меня.

Параллельно был сотрудник поддержки с похожей историей: отгрузка на продуктивной среде, при каждой отгрузке поток вопросов, ответы на которые были только у меня и аналитика. Раз мы всё равно уже здесь - взяли и саму отгрузку на себя.

Итог одинаковый: я - бутылочное горлышко в обоих процессах. Руководитель и аналитик перегружены, тестировщик и поддержка недогружены и демотивируются, видя что их работу делают за них. Я понимаю, что надо делегировать - но не могу делегировать хаос. Сотрудник окажется в той же ситуации что и я: станет центром коммуникационного водоворота, только без моего контекста и опыта, и всё равно притянет меня обратно.

Это не делегирование. Это создание зависимости наоборот: теперь сотрудник не может работать без меня не потому что ленится, а потому что система устроена так, что без меня она не работает. Я знала что это проблема - но чинила не то. Потому что когда проект горит, думать некогда - надо делать.

Вот мысль, которую я вынесла из этого проекта и которую теперь держу в голове.
Если ты видишь что процесс не работает без тебя - есть два пути.

Первый: остановиться самой и починить процесс. Придумать новый инструмент коммуникаций, найти среду к которой будет доступ у всех, перестроить маршрут запросов.

Второй - если некогда: делегировать не саму задачу, а задачу по проектированию нового процесса.«Разберись как нам организовать входящие запросы так, чтобы я не была единственной точкой входа» - это уже конкретная, ограниченная, делегируемая задача. Она не требует чтобы сотрудник знал весь контекст. Она требует чтобы он думал, предлагал, строил.

Первое. Если коммуникации замкнуты на тебе - это не проблема делегирования, это проблема архитектуры процесса. Пока процесс не перестроен - делегировать задачу внутри него бессмысленно.

Второе. Делегировать можно не только задачу, но и проектирование. Если у тебя нет времени придумать новый процесс - это тоже можно поручить. Главное сформулировать задачу правильно.

Третье. «Сделаю сам, так быстрее» суммируется. Каждое отдельное решение выглядит разумным. Суммарный результат за месяц - перегруженный менеджер, не выросшие сотрудники и процесс который никуда не сдвинулся.

Ничего. Ни тестировщик, ни сотрудник поддержки не выросли на этом проекте. Я думала что помогаю проекту. По факту - мешала расти людям, лишала их нужных строчек опыта в резюме и параллельно мешала себе заниматься тем, чем должен заниматься руководитель, пока он делает работу подчинённого.

Вопрос который я теперь задаю себе в начале любого проекта: если я делаю это сама - кто в это время думает над тем, как сделать так, чтобы это делала не я?