Два дня выбирал, потом за 5 минут настроил

Я давно общаюсь со своими клиентами в whatsapp. Это удобнее, чем звонки, но не всегда помогает экономить время. А время это деньги, и я решил настроить запись через интернет на свои предварительные консультации. Как я это сделал и что получилось, делюсь своим опытом в этой статье.

Я коуч-консультант, занимаюсь индивидуальной практикой. Так как есть основное место работы, то время, доступное для консультаций клиентов, меняется достаточно часто. При этом с каждым новым клиентом проводится предварительное 15 минутное общение, на котором знакомимся, определяем цель, согласуем стоимость, число и длительность консультаций. Вот для этих предварительных 15 минутных встреч я и решил настроить запись через интернет, чтобы клиенты сами видели мое свободное время и записывались с учетом своих возможностей.

Начал я с самого простого, спросил у знакомых коллег, чем пользуются они. И я был удивлен разнообразием сервисов, которые существуют для решения этой задачи и которыми пользуются коллеги. Чтобы потом не сожалеть о выборе, пришлось потратить время и погрузиться в подробности каждого приложения.

Два выходных дня я потратил на знакомство с существующими сервисами и приложениями. Изучал их сайты, смотрел видео, опрашивал своих знакомых, которые чем-то пользовались или еще пользуются, ставил приложения и попробовал решить свою задачу. Практически в каждом приложении можно быстро зарегистрироваться и попробовать его в работе. Очень помогли аналитические статьи с кратким обзором возможных вариантов (например, 10 лучших программ для онлайн-записи клиентов и бронирования или Онлайн-запись клиентов). Смотрел Calendly, YClient и т.д. У всех есть свои плюсы, и у всех чего-то не хватает.

В ходе сравнения я смог определить наиболее важные для меня критерии выбора приложения:

Пункт 1 выполняется у всех проверенных мной приложений. Но пункт 2 убрал из рассмотрения практически все найденные сервисы! Вот этого я не ожидал. Большинство решений (в том числе YClient) предполагает создание и поддержание в актуальном состоянии слотов времени записи в отрыве от личного календаря. Любые изменения в планах (забрать ребенка с тренировки или внезапно встретить родственников в аэропорту) потребуют дополнительных усилий в изменении расписания, а это случается достаточно часто. Для больших компаний, где есть ответственный за расписание менеджер или секретарь, возможно такая схема работает, но я не согласен тратить на это свое время. У меня осталось только четыре варианта: Calendly, SimplyBook.me, Torrow.net и Cabinet.fm, которые позволяют интегрироваться с личным календарем и учитывать занятое время.

После более детального анализа решил остановиться на Torrow. Мне понравилась возможность сохранять дополнительную информацию по результатам встреч, а также оформить свою электронную визитку со всеми ссылками на интернет ресурсы, как в taplink, которым я пользуюсь. Ссылку можно разместить в Инстаграм, отправить ее своим клиентам в мессенджерах. На изучение возможностей Torrow потратил примерно полтора часа, а потом за 5 минут настроил услугу для записи на свои предварительные консультации.

В прошлом я работал в технической поддержке и мне нравилось создавать понятные инструкции для пользователей. Поэтому, вспомнив свой прошлый опыт, решил описать проделанную мной настройку для записи на 15 минутные консультации. Надеюсь, кому-нибудь описание будет полезно, тем более, что некоторые шаги были не очевидны и пришлось обращаться в техническую поддержку.

Регистрация в сервисе проходит быстро: нужно указать номер телефона, ввести код из смс и заполнить свое имя. После этого с приложением можно работать сразу: создавать контакты или заметки, но чтобы настроить онлайн-запись для клиентов нужно сделать два шага: заполнить свою визитную карточку и создать услугу.

Для настройки визитной карточки нужно в нижней панели выбрать раздел “Профиль” и там открыть визитную карточку (в списке визиток уже есть публичная визитка, которую можно взять за основу):

Для заполнения визитной карточки информацией, нужно выбрать пункт меню "Изменить" и заполнить поля. В самом низу страницы изменения визитки можно выбрать фотографию визитки:

После сохранения информации можно исключить из визитной карточки лишние элементы, которые были вложены по умолчанию. Для этого нажмите и подержите нажатым блок “Идеи оформления” до появления нижнего меню, в котором выберите пункт “Исключить из контакта”:

Теперь осталось создать и настроить услугу: нажимаем круглую кнопку “+” и в появившихся вариантах выбираем самый верхний кружок с точками. В появившемся окне “Создать/вложить элемент” находим и нажимаем на "Создать услугу".

Для настройки услуги с 15 минутными сеансами нужно заполнить несколько полей:

1. Раздел с общей информацией:

2. Раздел параметров расписания:

3. Раздел параметров исполнения:

4. Раздел обязательных полей для записи:

После заполнения всех полей нужно сохранить параметры услуги:

Услуга создана и теперь ее можно увидеть в визитке, где она создавалась. Но чтобы она была видна всем пользователям, открывшим визитную карточку, ее нужно прикрепить к визитке. Для этого нужно нажать и подержать нажатым блок “Предварительная консультация” до появления нижнего меню, в котором нужно выбрать пункт “Прикрепление к элементам”.

Чтобы закончить настройку онлайн-записи проверьте, что в разделе “Общие настройки” установлен тип доступности “Открытый”, позволяющий вашим клиентам просматривать информацию и записываться на услугу без входа в Torrow, а также укажите в настройках короткое уникальное имя элемента.

Теперь можно скопировать ссылку на визитную карточку и отправить ее клиентам. Для этого нужно выбрать пункт меню “Поделиться” и на новой странице нажать “Поделиться”. Я разместил в Instagram и Facebook ссылку на свою электронную визитку с услугой.

Теперь клиенты, открыв мою визитку на мобильном телефоне, могут сразу сохранить всю информацию в свою телефонную книгу и тут же записаться на мою предварительную консультацию.

Когда клиент записывается на услугу, то приходит push-уведомление о записи и оповещение в приложении. Пока меня это устраивает, так как для получения смс или whatsapp уведомлений нужно покупать платную подписку и пока мне это не нужно. При нажатии на push-уведомление, открывается информация о записи клиента с контактной информацией и я могу сразу позвонить или написать клиенту. А в моем личном расписании появляется запись о занятом консультацией времени, что позволяет мне удобно планировать свое время на работу и отдых.

И самая важная для меня функция: если я запланировал в календаре встречу (консультация или забрать ребенка), то клиент сможет записаться только на мое свободное время, причем в диапазоне времени, указанном в расписании услуги. После проведенной консультации я добавляю свои заметки либо в событие, либо в контакт клиента.

Пользуюсь Torrow уже три недели, нужные мне функции стабильно работают, клиенты записываются и вроде не жалуются. Хотя у меня лично есть ряд пожеланий к удобству некоторых операций и наличию подсказок внутри приложения, чтобы выполнять настройку без лишних экспериментов или обращения в техподдержку. Тем не менее постепенно отказываюсь в пользу Torrow от других инструментов (телефонная книжка и блокнот заметок). Если будет время, то об этом тоже напишу.