Кто такой digital event-менеджер и что он должен знать и уметь

Ксения Вишникина Senior Event Manager в международной ИТ-компании EPAM. За 2020–2021 год её команда вместе с комьюнити (сообществами по технологиям QA, Java, BA, Product Management, Blockchain, Design, Mobile и др.) организовала 11 глобальных конференций под брендом Z-Days на 44 страны и более 15 000 тысяч участников. Ксения рассказывает, как изменилась профессия event-менеджера, что ждут от event-менеджера digital мероприятий сегодня, на примере организации профессиональных технических конференций.

Кто такой digital event-менеджер и что он должен знать и уметь

До того, как стать event-менеджером, я пробовала себя в разных ролях, начиная от офис-менеджера и разработчика JavaScript до участия в запуске ресторанной сети, но я всегда хотела организовывать глобальные проекты и вести за собой много людей. Я стала организовывать мероприятия, провела спортивное мероприятие на 12 000 человек, а потом меня пригласили в EPAM организовывать SEC. SEC — это ежегодная глобальная конференция для IT-специалистов. С момента перехода в онлайн конференция получила новое видение и название Zed Conference, то же самое случилось и с другими мероприятиями — новое пространство, новые форматы. В этой статье расскажу о том, с какими вызовами пришлось столкнуться нашей команде, что нужно знать и уметь, чтобы вести за собой (на мероприятия) десятки тысяч людей.

Кто такой digital event-менеджер и чем он занимается сегодня?

Главная миссия менеджера профессиональных мероприятий осталась та же ― организовать удобное пространство для общения, обмена опытом и знаниями между экспертами. Изменилось пространство ― поиск реальной площадки для мероприятия заменился на поиск онлайн-платформ. В связи с этим появились новые требования к навыкам менеджеров онлайн-мероприятий.

Необходимые навыки

Управление распределенной командой

Event-сфера часто представляет собой хаос, который надо структурировать — управлять задачами и командой. Чтобы команда всегда понимала, что делать на каждом этапе, важно всегда быть на связи, особенно это стало важно в 2020 году, когда все команды стали работать удалённо.

У нас команда всегда была распределенной, и чтобы поддерживать связь с коллегами из разных городов и стран, мы проводим регулярные общие встречи, причём не только рабочие. Важно создать человеческую атмосферу, общаться на нерабочие темы, организовывать мини-тимбилдинги. А на рабочих встречах давать возможность высказываться каждому члену команды, поддерживать инициативы, подчеркивать заслуги каждого в команде.

Помимо общих встреч нужно регулярно устраивать one-to-one звонки, то есть один на один с участником команды, интересоваться, как он себя чувствует, куда хочет двигаться, как можно ему помочь развиваться дальше, что бы он хотел реализовать.

Я бы назвала этот навык также умением вести за собой.

Умение учить

Экспериментировать с онлайн-форматами мы начали еще осенью 2019 года, хотя душа еще требовала офлайна с печеньками и обнимашками после конференции. Мне было тяжело перестроиться и согласиться делать конференции на тысячи людей в незнакомом тогда ещё онлайн.

Я принимала участие в поисках первых спикеров и уговаривала их попробовать, ведь это так легко (где-то внутри я тоже в это стала верить). Мне пришлось самостоятельно изучить инструменты OBS (Open Broadcaster Software) для трансляции первой конференции. После я обучала, как вести трансляции спикеров из Индии, коллег из Венгрии и Болгарии.

Большое внимание стоит уделить подготовке модераторов, которые поддерживают связь с аудиторией. Модератор на онлайн конференции выполняет важнейшую роль – представление спикера, его поддержка во время доклада и помощь в коммуникации с участниками на случай непредвиденных обстоятельств. Я разрабатываю гайды для них — прописываю тайминг и то, что обязательно нужно сказать — информацию о спикере, докладе, предупредить о записи доклада и проведении QA сессии и т.д.

Умение анализировать

В 2020 году мы делали конференции почти каждый месяц и могли готовить параллельно сразу три мероприятия, поэтому была возможность много экспериментировать, быстро менять форматы и пробовать новые подходы. Проведение ретроспективных встреч после каждого мероприятия помогает понять, что можно улучшить, какие форматы заходят хорошо, где лучше сработало промо, что больше всего понравилось аудитории, вовлеченность аудитории и другие показатели.

На этапе планирования умение анализировать помогает правильно оценить ресурсы, бюджеты и задачи. Лучше вовремя понять, когда и какая помощь вам может понадобиться.

Гибкость

В любой момент на мероприятии может что-то пойти не так. И если на очном мероприятии технические неполадки с микрофоном или презентацией можно легко устранить или обойтись без них, то проблемы со связью у спикера во время трансляции может завершить всё мероприятие.

Поэтому заранее следует определить слабые места и позаботиться о плане Б. Например, мы всегда просим спикеров подготовить два источника хорошего интернета, чтобы была возможность переключиться в случае отключения одного из них. На случай отключения трансляции нужно подготовить заставку с сообщением о проблеме и дальнейшими действиями или просьбой подождать.

Английский язык

Не везде требуется знание английского языка, но этот навык стал более востребованным в прошлом году. Как ни парадоксально, но закрытые границы открыли широкие возможности для приглашения спикеров из любых городов и стран. Минимизировался риск, что спикер не сможет прилететь, сократились бюджеты на перелёт и размещение, теперь это нормально, когда спикер вещает прямо из своего дома, офиса или ближайшего кафе.

Онлайн помог нам заново открыть профессиональные конференции, мы работали со спикерами из США, Австралии, Мексики, Канады, Европы и СНГ у нас выступал Карл Вигерс ― по его книгам учатся все бизнес-аналитики. Чтобы открыть для себя эти возможности, важно иметь уровень английского языка, достаточный для ведения переговоров и поддержки такого мероприятия (B1-B2).

Кому подойдёт профессия digital event manager?

Digital Event-менеджеру нужно взаимодействовать с огромным количеством людей, поэтому в первую очень важно, чтобы человеку было комфортно общаться. Менеджер — это организатор, и он должен не только уметь других организовывать, но и быть организованным сам. Кроме того, для работы с мероприятиями важно креативное мышление, нам приходится всегда что-то новое придумывать, чему-то новому учиться.

Инструменты digital event-менеджера

Digital Event-менеджер должен понимать всю техническую кухню, это нужно как для составления проектного плана и верной эстимации задач, так и для того, чтобы говорить на одном языке с подрядчиками. В небольших компаниях часто менеджеры сами проводят вебинары и сами ведут трансляцию, так что очень полезно понимать и знать, как управлять трансляцией в реальном времени. Если нужно сделать классное шоу как на ТВ, то лучше нанимать стороннюю организацию с большой командой операторов и камер.

Для командной работы

Для командной работы над совместными задачами можно использовать несколько инструментов:

  • Интерактивная доска Miro. Бесконечная онлайн-доска, на которую можно прикреплять картинки, документы (pdf и google docs), а также делать заметки — рисовать, писать, клеить стикеры — сохраняя результаты в реальном времени. Легко может вести планирование и также устраивать мозговые штурмы, приглашая друзей и коллег, чтобы поработать вместе из любой точки мира.
  • Jira. На мой взгляд более бюрократичный инструмент, который предназначен для agile-проектов, поддерживает такие методики, как kanban, scrum. Можно планировать agile-проекты, управлять ими и контролировать каждый этап выполнения, используя доски, отчеты и тд.
  • Trello. Многим знакомая доска с колонками и карточками, понятно и легко можно упорядочивать задачи и координировать действия в команде. Этот инструмент подходит идеально для небольших команд и креативных проектов.
  • Excel (облачный). Старый добрый Excel с бесконечными возможностями, таблицами и функциями. Я использую для ведения проектного плана на весь этап подготовки мероприятия, т.к мне нужно составить общую картинку для команды до 10-15 чел примерно на 100 задач в течение 10-14 недель.

Для размещения ивента

Сейчас множество онлайн-площадок для проведения мероприятий, можно тестировать и выбирать ту, которая лучше подходит под формат и цель мероприятия.

  • Community-Z. Поскольку внутри EPAM есть очень много комьюнити, которые регулярно проводят онлайн-конференции, в компании была разработана платформа Community-Z. Здесь любой может создать своё мероприятие или сделать страничку своего комьюнити и уже в рамках него устраивать мероприятия. Мы используем этот инструмент и для регистрации, и для трансляции. Но есть множество других платформ и для размещения страницы ивента и для трансляции в зависимости от агенды и бюджета.
  • Pine. Платная платформа для планирования, управления онлайн мероприятием разного формата (вебинары, нетворкинг, конференции, воркшопы). Были разработаны элементы платформы такие как сцены, лобби, зоны для нетворкинга, виртуальные комнаты, что позволяет разделить контент и активности, главное не забыть о модераторах на каждой зоне.
  • Hopin. Платформа для организации, создания, размещения и управления онлайн-мероприятиями, вебинарами, дистанционными мастер-классами и видеоконференциями. Платформа позволяет создавать мероприятия разного масштаба, включающие в себя от 1 до 100 тысяч участников. Есть ограниченная бесплатная версия, можно попробовать и понять, есть ли необходимость приобретать платную.
  • PartySpace. Развлекательное виртуальное пространство для корпоративных праздников и вечеринок.
  • Timepad. Сервис для организации лендинга мероприятия. Позволяет сделать страничку мероприятия с формой регистрации, картой проезда, ссылками для приглашения и добавления события в свой календарь. Есть возможность оплаты билетов через сайт, продвижение события. Есть бесплатная версия.

Для трансляции

Небольшие вебинары можно проводить в Zoom, из Zoom легко транслировать сразу на Facebook, YouTube. Ещё этот инструмент может быть использован для встречи спикера и захвата экрана, чтобы уже через OBS / vMix отправлять картинку на YouTube, как это делаем мы. Главное есть выбор, удобный способ трансляции экспериментальным путём можно определить самому.

Можно использовать MS Teams для корпоративных ивентов — здесь всё нативно, понятно. С помощью трансляций Teams пользователи в организации могут транслировать видео и содержимое собрания для больших интернет-аудиторий. Отлично организован чат и секция Q&A, а после мероприятия можно скачать отчеты о посещении и заданных вопросах.

Для взаимодействия с аудиторией

На онлайн-ивентах важно следить за вовлеченностью аудитории, поддерживать коммуникацию, поэтому всегда нужно думать про канал коммуникации с участниками, как оказать поддержку и ответить на их вопросы своевременно. Если этого не позволяет платформа, то нужно использовать дополнительный канал, например, чат в Telegram, Slack, Teams, Discord и др.

Рекомендации начинащим

  • Выбрать направление, форматы ивентов, которое наиболее интересно, будь то корпоративные посиделки, вебинары, профессиональные конференции или игровые (квизы, хакатоны, мозгобойни и т.д.).
  • Следить за трендами, появлением новых инструментов, новых форматов.
  • Экспериментируйте! Только опытным путем можно достичь лучшего результата.
22
1 комментарий

Прочитал как Винишкина (

Ответить