Кто такой digital event-менеджер и что он должен знать и уметь

Ксения Вишникина Senior Event Manager в международной ИТ-компании EPAM. За 2020–2021 год её команда вместе с комьюнити (сообществами по технологиям QA, Java, BA, Product Management, Blockchain, Design, Mobile и др.) организовала 11 глобальных конференций под брендом Z-Days на 44 страны и более 15 000 тысяч участников. Ксения рассказывает, как изменилась профессия event-менеджера, что ждут от event-менеджера digital мероприятий сегодня, на примере организации профессиональных технических конференций.

До того, как стать event-менеджером, я пробовала себя в разных ролях, начиная от офис-менеджера и разработчика JavaScript до участия в запуске ресторанной сети, но я всегда хотела организовывать глобальные проекты и вести за собой много людей. Я стала организовывать мероприятия, провела спортивное мероприятие на 12 000 человек, а потом меня пригласили в EPAM организовывать SEC. SEC — это ежегодная глобальная конференция для IT-специалистов. С момента перехода в онлайн конференция получила новое видение и название Zed Conference, то же самое случилось и с другими мероприятиями — новое пространство, новые форматы. В этой статье расскажу о том, с какими вызовами пришлось столкнуться нашей команде, что нужно знать и уметь, чтобы вести за собой (на мероприятия) десятки тысяч людей.

Главная миссия менеджера профессиональных мероприятий осталась та же ― организовать удобное пространство для общения, обмена опытом и знаниями между экспертами. Изменилось пространство ― поиск реальной площадки для мероприятия заменился на поиск онлайн-платформ. В связи с этим появились новые требования к навыкам менеджеров онлайн-мероприятий.

Event-сфера часто представляет собой хаос, который надо структурировать — управлять задачами и командой. Чтобы команда всегда понимала, что делать на каждом этапе, важно всегда быть на связи, особенно это стало важно в 2020 году, когда все команды стали работать удалённо.

У нас команда всегда была распределенной, и чтобы поддерживать связь с коллегами из разных городов и стран, мы проводим регулярные общие встречи, причём не только рабочие. Важно создать человеческую атмосферу, общаться на нерабочие темы, организовывать мини-тимбилдинги. А на рабочих встречах давать возможность высказываться каждому члену команды, поддерживать инициативы, подчеркивать заслуги каждого в команде.

Помимо общих встреч нужно регулярно устраивать one-to-one звонки, то есть один на один с участником команды, интересоваться, как он себя чувствует, куда хочет двигаться, как можно ему помочь развиваться дальше, что бы он хотел реализовать.

Я бы назвала этот навык также умением вести за собой.

Экспериментировать с онлайн-форматами мы начали еще осенью 2019 года, хотя душа еще требовала офлайна с печеньками и обнимашками после конференции. Мне было тяжело перестроиться и согласиться делать конференции на тысячи людей в незнакомом тогда ещё онлайн.

Я принимала участие в поисках первых спикеров и уговаривала их попробовать, ведь это так легко (где-то внутри я тоже в это стала верить). Мне пришлось самостоятельно изучить инструменты OBS (Open Broadcaster Software) для трансляции первой конференции. После я обучала, как вести трансляции спикеров из Индии, коллег из Венгрии и Болгарии.

Большое внимание стоит уделить подготовке модераторов, которые поддерживают связь с аудиторией. Модератор на онлайн конференции выполняет важнейшую роль – представление спикера, его поддержка во время доклада и помощь в коммуникации с участниками на случай непредвиденных обстоятельств. Я разрабатываю гайды для них — прописываю тайминг и то, что обязательно нужно сказать — информацию о спикере, докладе, предупредить о записи доклада и проведении QA сессии и т.д.

В 2020 году мы делали конференции почти каждый месяц и могли готовить параллельно сразу три мероприятия, поэтому была возможность много экспериментировать, быстро менять форматы и пробовать новые подходы. Проведение ретроспективных встреч после каждого мероприятия помогает понять, что можно улучшить, какие форматы заходят хорошо, где лучше сработало промо, что больше всего понравилось аудитории, вовлеченность аудитории и другие показатели.

На этапе планирования умение анализировать помогает правильно оценить ресурсы, бюджеты и задачи. Лучше вовремя понять, когда и какая помощь вам может понадобиться.

В любой момент на мероприятии может что-то пойти не так. И если на очном мероприятии технические неполадки с микрофоном или презентацией можно легко устранить или обойтись без них, то проблемы со связью у спикера во время трансляции может завершить всё мероприятие.

Поэтому заранее следует определить слабые места и позаботиться о плане Б. Например, мы всегда просим спикеров подготовить два источника хорошего интернета, чтобы была возможность переключиться в случае отключения одного из них. На случай отключения трансляции нужно подготовить заставку с сообщением о проблеме и дальнейшими действиями или просьбой подождать.

Не везде требуется знание английского языка, но этот навык стал более востребованным в прошлом году. Как ни парадоксально, но закрытые границы открыли широкие возможности для приглашения спикеров из любых городов и стран. Минимизировался риск, что спикер не сможет прилететь, сократились бюджеты на перелёт и размещение, теперь это нормально, когда спикер вещает прямо из своего дома, офиса или ближайшего кафе.

Онлайн помог нам заново открыть профессиональные конференции, мы работали со спикерами из США, Австралии, Мексики, Канады, Европы и СНГ у нас выступал Карл Вигерс ― по его книгам учатся все бизнес-аналитики. Чтобы открыть для себя эти возможности, важно иметь уровень английского языка, достаточный для ведения переговоров и поддержки такого мероприятия (B1-B2).

Digital Event-менеджеру нужно взаимодействовать с огромным количеством людей, поэтому в первую очень важно, чтобы человеку было комфортно общаться. Менеджер — это организатор, и он должен не только уметь других организовывать, но и быть организованным сам. Кроме того, для работы с мероприятиями важно креативное мышление, нам приходится всегда что-то новое придумывать, чему-то новому учиться.

Digital Event-менеджер должен понимать всю техническую кухню, это нужно как для составления проектного плана и верной эстимации задач, так и для того, чтобы говорить на одном языке с подрядчиками. В небольших компаниях часто менеджеры сами проводят вебинары и сами ведут трансляцию, так что очень полезно понимать и знать, как управлять трансляцией в реальном времени. Если нужно сделать классное шоу как на ТВ, то лучше нанимать стороннюю организацию с большой командой операторов и камер.

Для командной работы над совместными задачами можно использовать несколько инструментов:

Сейчас множество онлайн-площадок для проведения мероприятий, можно тестировать и выбирать ту, которая лучше подходит под формат и цель мероприятия.

Небольшие вебинары можно проводить в Zoom, из Zoom легко транслировать сразу на Facebook, YouTube. Ещё этот инструмент может быть использован для встречи спикера и захвата экрана, чтобы уже через OBS / vMix отправлять картинку на YouTube, как это делаем мы. Главное есть выбор, удобный способ трансляции экспериментальным путём можно определить самому.

Можно использовать MS Teams для корпоративных ивентов — здесь всё нативно, понятно. С помощью трансляций Teams пользователи в организации могут транслировать видео и содержимое собрания для больших интернет-аудиторий. Отлично организован чат и секция Q&A, а после мероприятия можно скачать отчеты о посещении и заданных вопросах.

На онлайн-ивентах важно следить за вовлеченностью аудитории, поддерживать коммуникацию, поэтому всегда нужно думать про канал коммуникации с участниками, как оказать поддержку и ответить на их вопросы своевременно. Если этого не позволяет платформа, то нужно использовать дополнительный канал, например, чат в Telegram, Slack, Teams, Discord и др.