Как управлять проектами в личной жизни: 9 шагов к предсказуемости

На работе мы относимся нормально к тому факту, что далеко не всё из задуманного можем воплотить: обязательно чего-то не хватит — или рук, или денег, или времени. Почему-то в личной жизни мы про это забываем и становимся суперлюдьми, которые могут сутками не спать и делать несколько дел одновременно. Чтобы сохранить бодрость духа на длинной дистанции, важно определить приоритеты.

Зачастую мы оказываемся в ситуации цейтнота: «Сегодня последний день раннего бронирования, а я ещё не согласовал отпуск. А ещё нужно к дизайнеру заскочить, утвердить кухню. Забыл, когда в последний раз был в спортзале, а книга у кровати уже пару месяцев лежит нетронутая». В такие моменты кажется, что аврал никогда не закончится.

Хорошие новости — при должном планировании и дисциплине можно минимизировать уровень стресса и успевать больше за меньшее время. Плохие — само собой все не разрулится, придется выделить время как минимум на планирование.

Я обычно для планирования использую Trello — простой в применении и бесплатный инструмент. Если вам удобнее записывать задачи на листе бумаги, он тоже подойдет. Давайте рассмотрим три простые механики из мира управления проектами, которые помогут решить проблемы планирования: составление списка, приоритезация и установка контрольных точек.

Первое, что необходимо сделать — «выгрузить» из головы все наши «хотелки» и немного их уточнить.

Очень важно записать всё, что приходит в голову. Не нужно делить проекты на личные и рабочие, все они требуют вашего времени на реализацию.

ПРИМЕР ТАКОГО СПИСКА:

Подумайте, зачем вам добиваться этой цели. Упражнение позволит лучше понять ценность проекта и спланировать его реализацию. Так вы повысите шансы на его успех.

После этого шага может появиться желание изменить изначальную цель, добавить что-то в список или убрать из него пару пунктов. Например, я скорее всего откажусь от цели «читать книги», так как ответ на вопрос «зачем?» показывает, что эта цель — не моя «хотелка», а скорее желание соответствовать некоторому образу. Проект может быть не выполнен. В случае же с похудением цель хорошо бы переформулировать, так как важнее не конечный вес, а новая здоровая привычка.

Теперь, когда у нас есть список проектов и понимание их важности, нужно разобраться, сколько мы можем сделать. А потом решить, что мы будем делать в первую очередь.

В программировании есть простой способ сортировки — метод пузырька. Он хорошо подходит для небольших списков и помогает их легко упорядочить путем попарного сравнения элементов:

В нашем примере я должен справиться максимум за пять повторений. Если мне понадобится больше — значит, у меня меняются приоритеты на ходу и стоит вернуться к ответу на вопрос «Зачем?». Возможно, там есть над чем подумать.

Есть проекты не привязанные к конкретной дате, а есть такие, которые нужно сделать к сроку. Например, если вы только вернулись из отпуска, то смысла планировать следующий пока нет. Но в преддверии очередного отдыха его приоритет может стать самым важным делом в вашем списке. Пройдитесь по списку и выявите пункты, которые нужно сделать к определенной дате. В нашем примере это «Реализовать рабочий проект Х».

Когда мы определились с намерениями, необходимо определить контрольные точки. Планировать то, что вы до этого никогда не делали, — тяжело. Поэтому стоит начать с гибкого подхода — сфокусируемся только на первых шагах.

Например для задачи «похудеть» я выбрал в качестве решения совершать пробежки, следовательно первым шагом к достижении цели будет «совершить первую пробежку». Важно, чтобы первый шаг вы могли сделать достаточно быстро, например, за 10 минут или час. Если первый шаг потребует от вас значительного вложения сил и времени, то скорее всего вы будете постоянно откладывать его выполнение.

Применяя данный подход неделю за неделей вы сможете достаточно точно определять свою производительность. Это позволит делать максимум задач без перегрузок. Вы всегда будете уверены, что делаете только самое важное и нужное.