Как управлять проектами в личной жизни: 9 шагов к предсказуемости

На работе мы относимся нормально к тому факту, что далеко не всё из задуманного можем воплотить: обязательно чего-то не хватит — или рук, или денег, или времени. Почему-то в личной жизни мы про это забываем и становимся суперлюдьми, которые могут сутками не спать и делать несколько дел одновременно. Чтобы сохранить бодрость духа на длинной дистанции, важно определить приоритеты.

Зачастую мы оказываемся в ситуации цейтнота: «Сегодня последний день раннего бронирования, а я ещё не согласовал отпуск. А ещё нужно к дизайнеру заскочить, утвердить кухню. Забыл, когда в последний раз был в спортзале, а книга у кровати уже пару месяцев лежит нетронутая». В такие моменты кажется, что аврал никогда не закончится.

Хорошие новости — при должном планировании и дисциплине можно минимизировать уровень стресса и успевать больше за меньшее время. Плохие — само собой все не разрулится, придется выделить время как минимум на планирование.

Я обычно для планирования использую Trello — простой в применении и бесплатный инструмент. Если вам удобнее записывать задачи на листе бумаги, он тоже подойдет. Давайте рассмотрим три простые механики из мира управления проектами, которые помогут решить проблемы планирования: составление списка, приоритезация и установка контрольных точек.

Первое, что необходимо сделать — «выгрузить» из головы все наши «хотелки» и немного их уточнить.

Очень важно записать всё, что приходит в голову. Не нужно делить проекты на личные и рабочие, все они требуют вашего времени на реализацию.

ПРИМЕР ТАКОГО СПИСКА:

• Похудеть.
• Выучить английский язык.
• Читать книги.
• Начать своё дело.
• Научить ребёнка играть в шахматы.
• Реализовать рабочий проект Х.

Подумайте, зачем вам добиваться этой цели. Упражнение позволит лучше понять ценность проекта и спланировать его реализацию. Так вы повысите шансы на его успех.

• ПОХУДЕТЬ — хочу заняться спортом, чтобы было больше энергии, да и пожить хочется.
• ВЫУЧИТЬ АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК — чтобы взяли на работу в компанию моей мечты.
• ЧИТАТЬ КНИГИ — все читают, я тоже хочу начать читать.
• НАЧАТЬ СВОЁ ДЕЛО — всегда мечтал работать на себя.
• НАУЧИТЬ РЕБЁНКА ИГРАТЬ В ШАХМАТЫ — хочу проводить больше времени с ребёнком.
• РЕАЛИЗОВАТЬ РАБОЧИЙ ПРОЕКТ Х — если не закончим проект к новому году, директор обещал уволить.

После этого шага может появиться желание изменить изначальную цель, добавить что-то в список или убрать из него пару пунктов. Например, я скорее всего откажусь от цели «читать книги», так как ответ на вопрос «зачем?» показывает, что эта цель — не моя «хотелка», а скорее желание соответствовать некоторому образу. Проект может быть не выполнен. В случае же с похудением цель хорошо бы переформулировать, так как важнее не конечный вес, а новая здоровая привычка.

Теперь, когда у нас есть список проектов и понимание их важности, нужно разобраться, сколько мы можем сделать. А потом решить, что мы будем делать в первую очередь.

В программировании есть простой способ сортировки — метод пузырька. Он хорошо подходит для небольших списков и помогает их легко упорядочить путем попарного сравнения элементов:

• Сравните первый элемент списка со вторым. В моем случае я должен решить, что для меня важнее: похудеть или выучить английский. Если выучить английский важнее, то меняю элементы списка местами.
• Сравните второй элемент и третий. На втором месте оказалось желание похудеть, а на третьем — читать книги. Предположим, что тут всё правильно и перестановка не требуется. Следовательно, дальше я буду сравнивать желание прочитать книгу (третий элемент) и начать свое дело (четвертый).
• Пройдитесь по всему списку. Если переставили хотя бы один элемент, начинайте сравнение списка заново, пока элементы не перестанут меняться местами.

В нашем примере я должен справиться максимум за пять повторений. Если мне понадобится больше — значит, у меня меняются приоритеты на ходу и стоит вернуться к ответу на вопрос «Зачем?». Возможно, там есть над чем подумать.

Есть проекты не привязанные к конкретной дате, а есть такие, которые нужно сделать к сроку. Например, если вы только вернулись из отпуска, то смысла планировать следующий пока нет. Но в преддверии очередного отдыха его приоритет может стать самым важным делом в вашем списке. Пройдитесь по списку и выявите пункты, которые нужно сделать к определенной дате. В нашем примере это «Реализовать рабочий проект Х».

Когда мы определились с намерениями, необходимо определить контрольные точки. Планировать то, что вы до этого никогда не делали, — тяжело. Поэтому стоит начать с гибкого подхода — сфокусируемся только на первых шагах.

Например для задачи «похудеть» я выбрал в качестве решения совершать пробежки, следовательно первым шагом к достижении цели будет «совершить первую пробежку». Важно, чтобы первый шаг вы могли сделать достаточно быстро, например, за 10 минут или час. Если первый шаг потребует от вас значительного вложения сил и времени, то скорее всего вы будете постоянно откладывать его выполнение.

• Если сделали все, что запланировали, то увеличьте нагрузку. Выполняйте больше шагов к достижению цели или добавляйте новую цель.
• Если не выполнили первый шаг, не увеличивайте объем работ на следующую неделю.
• Если не выполнили несколько раз подряд, поставьте на паузу проект с наименьшим приоритетом.

Применяя данный подход неделю за неделей вы сможете достаточно точно определять свою производительность. Это позволит делать максимум задач без перегрузок. Вы всегда будете уверены, что делаете только самое важное и нужное.