9 советов, как эффективно работать на удаленке

Переход на удаленную работу был стрессом в пандемию. К 2022 уже практически все преодолели стадии отрицания и гнева, кто-то застрял на торге, но большинство склонились к принятию. Сейчас удаленка — это не вынужденная мера, а современный формат работы, открывающий перед людьми невиданные раньше возможности — никогда еще не существовало доступа к такому количеству талантливых людей.

Так уже давно работают Яндекс, Skyeng, Zoon, Workle, Тинькофф банк — используя полную или частичную удаленку. Мы давно перешли на удаленный формат и команда работает из разных стран.

Поговорим, не об организации рабочего места или обеспечении скорости интернета в домашних условиях, а о том, как эффективно организовать командную удаленную работу на своем примере.

У нас есть базовые корпоративные ценности. Это не просто «стерильные» абстрактные понятия, а фундамент, который мы разрабатывали всей командой год назад. Все ценности пропущены через каждого члена команды.

Внешние ценности — открытость, структурность, амбициозность. К внутренним отнесли проактивность, командность и уважение. В удаленном формате работы мы также им следуем.

Маршрут к глобальной цели компании проложен через личные цели сотрудников. Все они были определены во время ребрендинга — каждый из команды знает, ради чего он работает и как этого достичь. При этом удаленный формат не противоречит достижению целей.

Коллеги самостоятельно распределяют свое время и расставляют приоритетность задач. Каждый имеет свой режим, выработанный привычкой, свои лайфхаки по самоорганизации:

• контролировать инфопоток, выключив нерабочие мессенджеры
• делать важные дела первыми
• вычеркивать выполненные задачи из ежедневника
• отвлекаться на 5-минутный брейк каждые 1,5-2 часа для перезагрузки

Дни сотрудников расписаны по блокам в Google Календаре. Туда же прописываются не только общие встречи или планерки, но и задачи на день. Это дополнительно организовывает сотрудника, к тому же все остаются в курсе текущих процессов.

Наша команда живет в разных часовых поясах. Поэтому мы практикуем гибкое начало дня со стандартным восьмичасовым рабочим днем. Синхронизируемся по Мск. Встречаемся ежедневно в 10.00 на 15-минутную планерку — это задает ритм работы.

Удаленная работа предполагает максимальное использование цифровых возможностей. Важно найти удобные программы для связи с каждым участником команды. Вот несколько используемых нами сервисов:

• Google Docs – ресурс для документов, позволяет участникам одновременно вносить правки и оставлять комментарии.
• Miro – интерактивная доска для идей, совместных внутренних и коммерческих проектов. Проект в формате реалити.

• Битрикс24 — CRM, используем также для внутренней переписки сотрудников. 100 в 1.
  
• Google Календарь — сервис для планирования встреч, событий и дел. Используем для командной работы, даже если вы любите бумажные ежедневники.
• Google Meet — платформа для внутренних видеовстреч, дает возможность перейти в видеоконференцию сразу из задачи в Google Календаре. Идеально для внутренних созвонов.
• Zoom — используем только для встреч с клиентами.
• Telegram — для срочной коммуникации внутри команды. The one.
• What's App — только для коммуникации с иностранными клиентами.
• Электронный документооборот (ЭДО) — для обмена документами с клиентами и партнерами. Лишает нас статуса королей бумаги.

В качестве системы контроля выполненных задач у нас выступают ежедневные планерки и отчетность в конце рабочей недели. На планерках мы обсуждаем текущие процессы, задачи, дедлайны, ответственных, что сделано в предыдущий день, планы на следующий.

Существуют правила совместной удаленной работы. Несколько из нашего списка:

• Не пишем в общие чаты информацию, касающуюся только одного человека
• Не звоним без предупреждения, согласовываем внеплановый звонок, чтобы не отвлекать друг друга от работы
• Отвечаем на письма, пришедшие на электронную почту в течение часа
• Общаемся вежливо, здороваемся, даем развернутые ответы на вопросы
• Критикуя — предлагаем: для любого замечания есть предложение, как и что изменить

Общаемся в нерабочем чате, закидываем смайликами, гифками и топовыми мемами, интересуемся тем, что происходит у каждого из нас. Предоставляем больше самостоятельности, поощряем, мотивируем работать на результат, проводим выездные встречи, собираемся в коворкингах — все это сближает команду.

Эффективность удаленной работы зависит не только от отдельного человека в команде. Она во многом определяется тем, насколько успешно в компании выстроены рабочие процессы — в особенности на удаленке. Тогда удаленка станет не ограничителем возможностей, а возможностью роста.