60 дней фильмов
и сериалов
18+
Условия подписки Плюс
Мульти: clck.ru/YMaCq
VC60
Забрать

Из болота в нормальную веб-студию: как мы с помощью Todoist подняли качество работы

Сейчас у клиентов, да и на vc.ru, замечаю активную вторую волну автоматизации с помощью различных CRM-систем или менеджеров задач.

Сейчас внедрим CRM-систему, и попрёт!

Моё знакомство с задачниками и CRM-системами началось в январе 2016 года. Тогда я был руководителем отдела продвижения в трёх веб-студиях одновременно. Мы строили один отдел продвижения с удалёнными сотрудниками.

Так как у нас было три веб-студии (каждая со своим пулом клиентов), то по ним я и рядовые сотрудники должны были выполнять ежедневные задачи. Для этого выбрали сервис Asana.

У каждой задачи можно было вести обсуждение и ставить субзадачи

В сервисе можно переключаться между рабочими столами (веб-студиями), внутри были проекты со своими задачами. В целом такая структура устраивала.

Спустя четыре месяца я устал от трёх владельцев веб-студий и ушёл работать руководителем в одну студию. На момент моего прихода это было настоящее болото, сейчас объясню.

Отчёты клиентам делали вручную и сдавали в середине месяца, тогда же выставляли счета с актами — возникали проблемы с оплатами и обороткой. Бывали месяца, когда над клиентом никак не работали, банально про него забывали. Уровень бардака — сидеть и плакать. Клиенты платят, а над их сайтами не работают…

Решил внедрить ту же систему задач, чтобы не забывать работать над каждым клиентом. Внедрили Asana, и вот какая предстала картина.

Сотрудники, которые работали в компании до моего прихода, привыкли особо себя не утруждать работой, и всё это стало прекрасно видно с помощью задачника.

Первое время коллеги делали вид, что обучались, и просто забывали закрыть задачу. Провёл собрание и объяснил, что как раньше уже не будет — либо работаем, либо уходим.

Так у нас отвалилась первая часть сотрудников. Остальные пытались хитрить — закрывали задачи, хотя ничего не делали. Выявить это не составило труда — привык время от времени проверять работу исполнителей, оценивать качество проведённых работ. Так отлетела вторая половина сотрудников.

Помни! Меняя любой рабочий процесс в сторону большей прозрачности, готовься обновить коллектив полностью!

Двигаемся дальше — у нас новый состав. Благодаря задачнику мы быстро выявляли лоботрясов, которые не хотели работать, а залипали в соцсетях. Спустя два круга новых сотрудников мы нашли тех, кто хотел работать и развиваться вместе с нами. Качество работы выросло в разы. Я разработал два регламента с помесячными задачами для различных типов сайтов.

К нам приходили клиенты, и мы сразу показывали задачи по проекту на ближайшие полгода. Клиент понимал, за что конкретно он платит — действия были прозрачны.

Казалось бы, можно на этом и закончить, но жизнь не сказка.

В то время я читал много книг по психологии, управлению проектами и руководству сотрудниками. Ицхак Адизес неплохо описал типы людей и жизненный цикл компаний. Я понял, что проблемы в веб-студии только начались, но они будут другого уровня. (Как и в любом другом деле, всегда будут проблемы — такова жизнь.)

  • Первая большая проблема (спойлер — эту проблему мы так и не решили). Веб-студия разрабатывала сайты на своём движке с мохнатых времен, и клиенты в основном были с разработки. В этом крылась большая проблема. У многих CMS была в виде плагинов и модулей. У нашей компании она писалась с нуля. Всё это занимало много времени, а что ещё хуже — было очень много ошибок. Качество продвижения упёрлось в разработку. Доработки по сайту были не бесплатными, а в чек продвижения входило только три часа программиста.
  • Вторая большая проблема. Клиенты часто подкидывали работу по проектам, никак не связанную с продвижением. Возникала частая ситуация, когда клиент общался с тремя-четырьмя сотрудниками по разным направлениям внутри одной веб-студии, которые никак не были связаны между собой. Часто возникали конфликты внутри компании и недопонимание с клиентами. В результате мы пришли к созданию отдела аккаунтов. Они были хабом, который замыкает на себя все вопросы по клиенту касаемо продвижения (SEO, SMM, контекст) и разработки. С этой проблемой мы разобрались, и лояльность клиентов сильно возросла. Действия были слаженными.

Тогда у нас появились вопросы к Asana. Сервис был тяжёлым и медленным. Бывали дни, когда он вообще не заходил в рабочий стол. Так быть не должно, и мы нашли замену. Выбор пал на Todoist. Спасибо нашему SMM-специалисту за подсказку. Привет, Саша.

Ничего лишнего, быстрый, всё на одном экране. Видны задачи на сегодня и на семь день вперёд. Можно правильно размерять нагрузку

Его минималистичный дизайн сильно экономит время, сравнивая с тем же Asana. Кликов требуется в два-три раза меньше за ту же работу.

Чем меньше телодвижений, тем больше шансов, что человек будет работать нормально.

Подробнее о Todoist:

  • Каждый проект имеет модальное окно с комментарием к нему. Там хранится вся важная информация по проекту — это удобно!
  • Каждую задачу можно комментировать, ставить дату исполнения и назначать ответственного исполнителя.
  • Есть иерархия по задачам, что очень удобно, так как есть задачи сложные, и мы их расщепляем на простые подзадачи.
  • Бывают зависимые задачи или плавающие, удобно двигать сроки проверки по ним, перетаскивать на другие месяцы.

Так мы построили автоматизацию по работе с клиентами, которая работает до сих пор. Я там не работаю год, но ребята до сих пор используют эту схему.

Казалось бы, всё хорошо, но.

Фишка в том, что когда ты приходишь в болото и пытаешься его изменить, превратив в водоём с течением, движением, — тебя не воспринимают.

Не любят сотрудники, не любят директоры, так как для них это выход из зоны комфорта, они привыкли, что у них всё так, не нужно лишний раз суетиться, что-то делать, действовать, генерировать идеи.

Мне стоило больших трудов поднять качество продвижения в несколько раз — вся разработка регламентов и стратегии продвижения.

  • Сгорело много нервов при защите идей и обучении сотрудников. Мало внедрить задачник, нужно, чтобы люди в нём работали. Прочитано множество книг по проектной работе, и выжимки донесены до сотрудников. Еженедельный контроль, пока не была выработана самостоятельность.
  • Вторая часть нервов потрачена на то, чтобы доказать слабости собственной CMS. Когда остальные студии перестроились на «Битрикс» или другие популярные движки, а поисковые системы охотнее двигали их, мы банально упирались в разработку и частые ошибки движка.
  • Другая часть нервов покинула меня из-за директора веб-студии, это не сильно связано с внедрением задачника и перестройкой рабочего процесса, но палки в колёса он подкидывал стабильно.

Последним гвоздём в крышку гроба послужила фраза технического директора: «Я понимаю, что наш движок слабый для продвижения, но меня не интересует продвижение, мне важна индивидуальная разработка».

Я согласен, индивидуальная разработка — это не про продвижение малого и среднего бизнеса, но это касалось моей работы и влияло на продвижение. После этого я написал заявление об уходе, но я не просто ушёл, я сгорел.

Проработал проектным менеджером в студии очень дорогой разработки три с половиной месяца. Вернулся в маркетинг и работаю на себя уже год.

Благодаря этому опыту я научился следующим вещам:

  • Слать нафиг неадекватных и странных клиентов. Мы на времени и деньгах доказали, что работа с ними — убыток.
  • Не распыляться на работу, которая не даёт результатов.
  • Анализ действий. Первый месяц работы у меня всегда — изучение проекта и построение плана работы на несколько месяцев вперёд. Нет ничего срочного в работе, что не может подождать неделю или месяц.
  • Умение защищать свои идеи перед кем угодно.
  • Выявлять важное и пустое.
  • Умение спокойно реагировать на аврал.
  • Смеяться с людей, которые видят в задачниках и CRM-системах волшебную пилюлю. Сколько смотрел, всегда было ужасное внедрение и закономерный результат после.

Спасибо, что прочитали статью. Как у вас происходило внедрение таких систем и с какими ещё проблемами вы сталкивались?

!function(e){var o={};function t(n){if(o[n])return o[n].exports;var r=o[n]={i:n,l:!1,exports:{}};return e[n].call(r.exports,r,r.exports,t),r.l=!0,r.exports}t.m=e,t.c=o,t.d=function(e,o,n){t.o(e,o)||Object.defineProperty(e,o,{enumerable:!0,get:n})},t.r=function(e){"undefined"!=typeof Symbol&&Symbol.toStringTag&&Object.defineProperty(e,Symbol.toStringTag,{value:"Module"}),Object.defineProperty(e,"__esModule",{value:!0})},t.t=function(e,o){if(1&o&&(e=t(e)),8&o)return e;if(4&o&&"object"==typeof e&&e&&e.__esModule)return e;var n=Object.create(null);if(t.r(n),Object.defineProperty(n,"default",{enumerable:!0,value:e}),2&o&&"string"!=typeof e)for(var r in e)t.d(n,r,function(o){return e[o]}.bind(null,r));return n},t.n=function(e){var o=e&&e.__esModule?function(){return e.default}:function(){return e};return t.d(o,"a",o),o},t.o=function(e,o){return Object.prototype.hasOwnProperty.call(e,o)},t.p="",t(t.s=0)}([function(e,o,t){"use strict";t.r(o);const n=e=>{if("object"==typeof Air){Air.import("module.ajaxify").one("Before page changed",()=>{e&&e()})}};((e="teaser",o=[],t="vc")=>{const r={root:e,index:e+"--index",entry:e+"--entry",loaded:e+"--loaded",location:e+"--%location%",sitename:`${e}--${window.__codename||t}`},a=document.querySelector("."+r.root),i=document.querySelector('[air-module="module.feed"]');if(a){a.classList.add(r.sitename),-1===r.location.indexOf("location")&&a.classList.add(r.location),i?a.classList.add(r.index):a.classList.add(r.entry);const e=()=>{a.classList.add(r.loaded)};return new Promise(t=>{var i;(i=o,Promise.all(i.map((function(e){return new Promise((function(o){var t=document.createElement("img");t.onload=()=>{o(t)},t.onerror=o,t.src=e}))})))).then(()=>{t({showBanner:e,oneBeforePageChange:n,rootHTML:a,css:r,siteName:window.__codename})})})}})("kpsk-footer",["https://leonardo.osnova.io/db4d29e8-6b05-57c9-a668-8be251b5999f/","https://leonardo.osnova.io/4bc540c7-94c3-523d-a568-289bb3048c90/","https://leonardo.osnova.io/f9b0fdc7-0122-5954-86d2-a9c7b69464e5/","https://leonardo.osnova.io/b955990b-dbc0-5bf5-b6b4-d580e1ae8174/"]).then(e=>{e.showBanner()})}]);
0
22 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...

Почти поверил, но в конце все обосрал срок «3,5 месяца»

Ничего за этот период не могло наладиться

7

А что не так в 3,5 месяцах работы по другой специальности?

0

Уверен, вы всё сделали правильно, но я лишь не верю, что за 3,5 месяца из того, что вы описывали, могли сложиться рабочие бизнес-процессы, следовательно, либо всё и так работало, либо ничего так и не наладилось.

0

Кто-то читал невнимательно, 3,5 месяца я проработал по другой специальности, когда сгорел. Рабочий процесс выстраивался 2 года.

2

Это вы перечитайте внимательней вами же написанное.
Нигде не указано, что вы внедряли это 2 года (это ещё смешнее, кстати).

"После этого я написал заявление об уходе, но я не просто ушёл, я сгорел.

Проработал проектным менеджером в студии очень дорогой разработки три с половиной месяца. Вернулся в маркетинг и работаю на себя уже год."

Вполне четко написано, что в студии вы проработали 3,5 месяца. Стоит добавить "После ухода" и "в другой студии", если на то пошло.

2

Todoist покрывает 90% моих рабочих и личных задач. Разбивку по месяцам использую только для планирования расходов. Создаю подкатегории, чтобы задачи не исчезали после закрытия и можно было посмотреть что было сделано.

Остальное в Notion.

4

Notion кайф

0

Лайк за Тудуист! Такую схему использования «по месяцам» вижу впервые, хотя пользуюсь больше 7 лет и постоянно пробегаюсь по новым статьям по «продуктивности», где используется этот софт. И Todoist стал незаменим, когда привык к этой фиче: https://banochkin.com/blog/do-not-forget/ Рука теперь сама тянется к отдельной кнопке. 🔥🔥🔥

Первые несколько лет использования задачника были попытки заменить Тудуист на что-то другое, но всё равно возвращался обратно.)

3

Плюсую, лучший таск-менеджер
Сейчас только задумался, что начал в него совершенно все задачи кидать, что прилетают, так как удобно и быстро вносить, можно даже не обдумывать, в результате триггерит его открывать, надо бы порядок навести

1

Перешёл на TickTick после Todoist, и мне понравилось больше (по функционалу). Жаль только нет интеграции с IFTTT.

0

А конкретики?)

0

Из заголовка я думал, что реально повысите качество.
А оказалось сгорели и убежали )
Если приоритет на собственную разработку, тогда нужны скилы немного отличающиеся от "настройки crm и постановки задач".
Для разрабов надо скрум, жира, таски, эпики и недельные спринты, коммиты, деплои и автотесты.
Одно дело шаблоны на битрикс ставить - тут и гугл-дока хватит или любая crm.
Другое понимать всю глубину процесса разработки ПО - инструменты в этом случае отходят на второй план и первостепенную роль занимает скилы управленца и всей команды.
Не понимая эту разницу - вы и сгорели...

2

Как не посредственный участник ряда событий описанных выше, могу сказать, что в пару абзацах всю трагедию до и после не описать и не надо путать выгорание со стуком в закрытые двери, упирается всё не в руководителя подразделения, не ПМ-а, а в конечном счете в директора, который к сожалению может быть не восприимчив к разумным аргументам или переменам (работает же, зачем менять? (с)). Когда тщетно пытаешься донести идеи на протяжении многих месяцев, не важно на сколько ты хорошо подготовлен, это начинает надоедать и логичным будет двигаться дальше и реализовываться, так что это пригорание больше, чем выгорание. Плюс, задача стояла в короткие сроки найти простые бесплатные инструменты закрывающие ряд потребностей отдела интернет-маркетинга для сотрудников которые до этого не работали с CRM и аналогами.

2

Качество повысили, не переживайте.

Фишка в том, что у меня пул клиентов малых и средних бизнесов. Им и требуется шаблон и в бой.

Вы же говорите про крупных клиентов, там плевать на продвижуху в целом, поверьте мне, я закрывал сайты на миллионы и лендосики за сотни тысяч. У таких сайтов другие задачи. Как правило это лк, где требуются спринты, гиты и прочая разрабская лабуда...

1

А другие задачи это какие? Просто интересно, чем задача лендинга за сотни тысяч отличается от того, который за десятки, или ещё дешевле.

0

Задачник - сразу школа как-то вспомнилась, физика наверное, спасибо) По-моему впервые такое название такс-трекера услышал.
А вообще - в команде профессионалов конкретный инструмент на второй план уходит, хоть редмайн, хоть tfs.

1

я так и не понял главное в статье, что он сгорел?

1

Для этого выбрали сервис Asana

Основная ошибка, после исправления которой всё пошло нормально. В который раз убеждаюсь (и из своего опыта тоже) что Асана — неудобное говно собачье. Как оно еще на плаву, не понимаю. Наверное из-за того, что стандартные фичи нормальных планировщиков там платные...

0

Обоснуй.

0

Ну так не ты один сгорел. Это нормально! Самое главное вовремя понять, что это болото и идти дальше.

0

Почему в заголовке тудуист, а на картинке асана то?))

0

Потому что с Asana работал до того как сгорел, в студиях. А потом тудуист

0
Читать все 22 комментария
Чему создатели метавселенных могут поучиться у 3D-игры Second Life Статьи редакции

Её основатель ещё в нулевых говорил, что физический мир канет в прошлое, и завлёк в игру не только пользователей, но также бренды, политиков и СМИ. Какой он видит метавселенную, исходя из своего опыта, — в пересказе Time.

Кадр из игры Second Life SL Community
Сайты в 2021 году
СберМегаМаркет + Рассрочка от СберБанка + М.Видео = Сервис (нет)

Хочу рассказать о своей «удачной» покупке телевизора Philips через СберМегаМаркет с рассрочкой от СберБанка в магазине М.Видео — Эльдорадо, итак начнем…

Дайджест новостей Сбера: сайт Digital Пётр, сценарии для умного дома и платина от Forbes

Прошлый дайджест мы целиком посвятили 180-летию Сбера, поэтому новостей накопилось много. Среди них — запуск сайта по распознаванию рукописей Петра I, большое обновление на платформе умного дома Sber и другие. Рассказываем всё самое интересное.

Картинка, сгенерированная ruDALL-E по запросу «рыжий котик»
«Яндекс» добавил в поиск рекламную галерею товаров с карточками разных магазинов Статьи редакции

В карточке указан сайт магазина, фотография товара, название, цена и возможная скидка.

Товарная галерея «Яндекс»
SkillFactory раздает подарки: повышенная ставка и новогодний марафон для вебмастеров

В преддверии Нового года мы решили порадовать своих настоящих и будущих партнеров — участников партнерской программы школ Skillfactory, Contented и Product LIVE. Это возможность получить денежный бонус и заодно увеличить прибыль от продажи наших курсов.

От чтения мыслей до вторжения во сны: зачем исследуют сознание и чем это грозит Статьи редакции

Учёные научились считывать структуру фраз и даже визуальные образы из мыслей. Теперь они переживают, что компании внедрят в сны рекламу.

И сотрудников тоже касается: кибербуллинг на рабочем месте
Design vector created by pikisuperstar - www.freepik.com
Продавец eBay из Кургана стала победителем в финале Всероссийского конкурса «Молодой предприниматель России 2021»

27 ноября в Москве состоялся финал ежегодного конкурса «Молодой предприниматель России 2021». В нём приняли участие предприниматели и самозанятые в возрасте до 35 лет. Всего было подано более 300 заявок из 43 регионов страны.

Откуда берут взрослые деревья для парков и улиц

А также сколько они стоят и почему выращивать их — неплохой бизнес.

Сбербанк компрометирует код CVC при выдаче карты

Пришёл срок замены карты, по сроку действия. Стоит сразу сказать, что на низовом видимом варианте сотрудники Сбера работают отлично. Всегда помогут, подскажут, доброжелательно и в целом приятно. Но когда работает та невидимая часть Сбера к которой не приедешь, увы начинаются проблемы.

null