Из болота в нормальную веб-студию: как мы с помощью Todoist подняли качество работы

Сейчас у клиентов, да и на vc.ru, замечаю активную вторую волну автоматизации с помощью различных CRM-систем или менеджеров задач.

Сейчас внедрим CRM-систему, и попрёт!

Моё знакомство с задачниками и CRM-системами началось в январе 2016 года. Тогда я был руководителем отдела продвижения в трёх веб-студиях одновременно. Мы строили один отдел продвижения с удалёнными сотрудниками.

Так как у нас было три веб-студии (каждая со своим пулом клиентов), то по ним я и рядовые сотрудники должны были выполнять ежедневные задачи. Для этого выбрали сервис Asana.

У каждой задачи можно было вести обсуждение и ставить субзадачи

В сервисе можно переключаться между рабочими столами (веб-студиями), внутри были проекты со своими задачами. В целом такая структура устраивала.

Спустя четыре месяца я устал от трёх владельцев веб-студий и ушёл работать руководителем в одну студию. На момент моего прихода это было настоящее болото, сейчас объясню.

Отчёты клиентам делали вручную и сдавали в середине месяца, тогда же выставляли счета с актами — возникали проблемы с оплатами и обороткой. Бывали месяца, когда над клиентом никак не работали, банально про него забывали. Уровень бардака — сидеть и плакать. Клиенты платят, а над их сайтами не работают…

Решил внедрить ту же систему задач, чтобы не забывать работать над каждым клиентом. Внедрили Asana, и вот какая предстала картина.

Сотрудники, которые работали в компании до моего прихода, привыкли особо себя не утруждать работой, и всё это стало прекрасно видно с помощью задачника.

Первое время коллеги делали вид, что обучались, и просто забывали закрыть задачу. Провёл собрание и объяснил, что как раньше уже не будет — либо работаем, либо уходим.

Так у нас отвалилась первая часть сотрудников. Остальные пытались хитрить — закрывали задачи, хотя ничего не делали. Выявить это не составило труда — привык время от времени проверять работу исполнителей, оценивать качество проведённых работ. Так отлетела вторая половина сотрудников.

Помни! Меняя любой рабочий процесс в сторону большей прозрачности, готовься обновить коллектив полностью!

Двигаемся дальше — у нас новый состав. Благодаря задачнику мы быстро выявляли лоботрясов, которые не хотели работать, а залипали в соцсетях. Спустя два круга новых сотрудников мы нашли тех, кто хотел работать и развиваться вместе с нами. Качество работы выросло в разы. Я разработал два регламента с помесячными задачами для различных типов сайтов.

К нам приходили клиенты, и мы сразу показывали задачи по проекту на ближайшие полгода. Клиент понимал, за что конкретно он платит — действия были прозрачны.

Казалось бы, можно на этом и закончить, но жизнь не сказка.

В то время я читал много книг по психологии, управлению проектами и руководству сотрудниками. Ицхак Адизес неплохо описал типы людей и жизненный цикл компаний. Я понял, что проблемы в веб-студии только начались, но они будут другого уровня. (Как и в любом другом деле, всегда будут проблемы — такова жизнь.)

  • Первая большая проблема (спойлер — эту проблему мы так и не решили). Веб-студия разрабатывала сайты на своём движке с мохнатых времен, и клиенты в основном были с разработки. В этом крылась большая проблема. У многих CMS была в виде плагинов и модулей. У нашей компании она писалась с нуля. Всё это занимало много времени, а что ещё хуже — было очень много ошибок. Качество продвижения упёрлось в разработку. Доработки по сайту были не бесплатными, а в чек продвижения входило только три часа программиста.
  • Вторая большая проблема. Клиенты часто подкидывали работу по проектам, никак не связанную с продвижением. Возникала частая ситуация, когда клиент общался с тремя-четырьмя сотрудниками по разным направлениям внутри одной веб-студии, которые никак не были связаны между собой. Часто возникали конфликты внутри компании и недопонимание с клиентами. В результате мы пришли к созданию отдела аккаунтов. Они были хабом, который замыкает на себя все вопросы по клиенту касаемо продвижения (SEO, SMM, контекст) и разработки. С этой проблемой мы разобрались, и лояльность клиентов сильно возросла. Действия были слаженными.

Тогда у нас появились вопросы к Asana. Сервис был тяжёлым и медленным. Бывали дни, когда он вообще не заходил в рабочий стол. Так быть не должно, и мы нашли замену. Выбор пал на Todoist. Спасибо нашему SMM-специалисту за подсказку. Привет, Саша.

Ничего лишнего, быстрый, всё на одном экране. Видны задачи на сегодня и на семь день вперёд. Можно правильно размерять нагрузку

Его минималистичный дизайн сильно экономит время, сравнивая с тем же Asana. Кликов требуется в два-три раза меньше за ту же работу.

Чем меньше телодвижений, тем больше шансов, что человек будет работать нормально.

Подробнее о Todoist:

  • Каждый проект имеет модальное окно с комментарием к нему. Там хранится вся важная информация по проекту — это удобно!
  • Каждую задачу можно комментировать, ставить дату исполнения и назначать ответственного исполнителя.
  • Есть иерархия по задачам, что очень удобно, так как есть задачи сложные, и мы их расщепляем на простые подзадачи.
  • Бывают зависимые задачи или плавающие, удобно двигать сроки проверки по ним, перетаскивать на другие месяцы.

Так мы построили автоматизацию по работе с клиентами, которая работает до сих пор. Я там не работаю год, но ребята до сих пор используют эту схему.

Казалось бы, всё хорошо, но.

Фишка в том, что когда ты приходишь в болото и пытаешься его изменить, превратив в водоём с течением, движением, — тебя не воспринимают.

Не любят сотрудники, не любят директоры, так как для них это выход из зоны комфорта, они привыкли, что у них всё так, не нужно лишний раз суетиться, что-то делать, действовать, генерировать идеи.

Мне стоило больших трудов поднять качество продвижения в несколько раз — вся разработка регламентов и стратегии продвижения.

  • Сгорело много нервов при защите идей и обучении сотрудников. Мало внедрить задачник, нужно, чтобы люди в нём работали. Прочитано множество книг по проектной работе, и выжимки донесены до сотрудников. Еженедельный контроль, пока не была выработана самостоятельность.
  • Вторая часть нервов потрачена на то, чтобы доказать слабости собственной CMS. Когда остальные студии перестроились на «Битрикс» или другие популярные движки, а поисковые системы охотнее двигали их, мы банально упирались в разработку и частые ошибки движка.
  • Другая часть нервов покинула меня из-за директора веб-студии, это не сильно связано с внедрением задачника и перестройкой рабочего процесса, но палки в колёса он подкидывал стабильно.

Последним гвоздём в крышку гроба послужила фраза технического директора: «Я понимаю, что наш движок слабый для продвижения, но меня не интересует продвижение, мне важна индивидуальная разработка».

Я согласен, индивидуальная разработка — это не про продвижение малого и среднего бизнеса, но это касалось моей работы и влияло на продвижение. После этого я написал заявление об уходе, но я не просто ушёл, я сгорел.

Проработал проектным менеджером в студии очень дорогой разработки три с половиной месяца. Вернулся в маркетинг и работаю на себя уже год.

Благодаря этому опыту я научился следующим вещам:

  • Слать нафиг неадекватных и странных клиентов. Мы на времени и деньгах доказали, что работа с ними — убыток.
  • Не распыляться на работу, которая не даёт результатов.
  • Анализ действий. Первый месяц работы у меня всегда — изучение проекта и построение плана работы на несколько месяцев вперёд. Нет ничего срочного в работе, что не может подождать неделю или месяц.
  • Умение защищать свои идеи перед кем угодно.
  • Выявлять важное и пустое.
  • Умение спокойно реагировать на аврал.
  • Смеяться с людей, которые видят в задачниках и CRM-системах волшебную пилюлю. Сколько смотрел, всегда было ужасное внедрение и закономерный результат после.

Спасибо, что прочитали статью. Как у вас происходило внедрение таких систем и с какими ещё проблемами вы сталкивались?

0
22 комментария
Написать комментарий...
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Жаналинов Ильяс
Автор

А что не так в 3,5 месяцах работы по другой специальности?

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Жаналинов Ильяс
Автор

Кто-то читал невнимательно, 3,5 месяца я проработал по другой специальности, когда сгорел. Рабочий процесс выстраивался 2 года.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Beloborodov

Todoist покрывает 90% моих рабочих и личных задач. Разбивку по месяцам использую только для планирования расходов. Создаю подкатегории, чтобы задачи не исчезали после закрытия и можно было посмотреть что было сделано.

Остальное в Notion.

Ответить
Развернуть ветку
Leonid Rudyk

Notion кайф

Ответить
Развернуть ветку
Руслан Баночкин

Лайк за Тудуист! Такую схему использования «по месяцам» вижу впервые, хотя пользуюсь больше 7 лет и постоянно пробегаюсь по новым статьям по «продуктивности», где используется этот софт. И Todoist стал незаменим, когда привык к этой фиче: https://banochkin.com/blog/do-not-forget/ Рука теперь сама тянется к отдельной кнопке. 🔥🔥🔥

Первые несколько лет использования задачника были попытки заменить Тудуист на что-то другое, но всё равно возвращался обратно.)

Ответить
Развернуть ветку
Влад Ионов

Плюсую, лучший таск-менеджер
Сейчас только задумался, что начал в него совершенно все задачи кидать, что прилетают, так как удобно и быстро вносить, можно даже не обдумывать, в результате триггерит его открывать, надо бы порядок навести

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Mokeev

Перешёл на TickTick после Todoist, и мне понравилось больше (по функционалу). Жаль только нет интеграции с IFTTT.

Ответить
Развернуть ветку
Руслан Баночкин

А конкретики?)

Ответить
Развернуть ветку
Kondin Dmitriy

Из заголовка я думал, что реально повысите качество.
А оказалось сгорели и убежали )
Если приоритет на собственную разработку, тогда нужны скилы немного отличающиеся от "настройки crm и постановки задач".
Для разрабов надо скрум, жира, таски, эпики и недельные спринты, коммиты, деплои и автотесты.
Одно дело шаблоны на битрикс ставить - тут и гугл-дока хватит или любая crm.
Другое понимать всю глубину процесса разработки ПО - инструменты в этом случае отходят на второй план и первостепенную роль занимает скилы управленца и всей команды.
Не понимая эту разницу - вы и сгорели...

Ответить
Развернуть ветку
Petr K

Как не посредственный участник ряда событий описанных выше, могу сказать, что в пару абзацах всю трагедию до и после не описать и не надо путать выгорание со стуком в закрытые двери, упирается всё не в руководителя подразделения, не ПМ-а, а в конечном счете в директора, который к сожалению может быть не восприимчив к разумным аргументам или переменам (работает же, зачем менять? (с)). Когда тщетно пытаешься донести идеи на протяжении многих месяцев, не важно на сколько ты хорошо подготовлен, это начинает надоедать и логичным будет двигаться дальше и реализовываться, так что это пригорание больше, чем выгорание. Плюс, задача стояла в короткие сроки найти простые бесплатные инструменты закрывающие ряд потребностей отдела интернет-маркетинга для сотрудников которые до этого не работали с CRM и аналогами.

Ответить
Развернуть ветку
Жаналинов Ильяс
Автор

Качество повысили, не переживайте.

Фишка в том, что у меня пул клиентов малых и средних бизнесов. Им и требуется шаблон и в бой.

Вы же говорите про крупных клиентов, там плевать на продвижуху в целом, поверьте мне, я закрывал сайты на миллионы и лендосики за сотни тысяч. У таких сайтов другие задачи. Как правило это лк, где требуются спринты, гиты и прочая разрабская лабуда...

Ответить
Развернуть ветку
Dimitrio

А другие задачи это какие? Просто интересно, чем задача лендинга за сотни тысяч отличается от того, который за десятки, или ещё дешевле.

Ответить
Развернуть ветку
Хороший Человек

Задачник - сразу школа как-то вспомнилась, физика наверное, спасибо) По-моему впервые такое название такс-трекера услышал.
А вообще - в команде профессионалов конкретный инструмент на второй план уходит, хоть редмайн, хоть tfs.

Ответить
Развернуть ветку
Ivan Afonin

я так и не понял главное в статье, что он сгорел?

Ответить
Развернуть ветку
Владимир
Для этого выбрали сервис Asana

Основная ошибка, после исправления которой всё пошло нормально. В который раз убеждаюсь (и из своего опыта тоже) что Асана — неудобное говно собачье. Как оно еще на плаву, не понимаю. Наверное из-за того, что стандартные фичи нормальных планировщиков там платные...

Ответить
Развернуть ветку
Павел Кац

Обоснуй.

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Сеовектор

Ну так не ты один сгорел. Это нормально! Самое главное вовремя понять, что это болото и идти дальше.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Anton Karev

Потому что с Asana работал до того как сгорел, в студиях. А потом тудуист

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 22 комментария
null