Из болота в нормальную веб-студию: как мы с помощью Todoist подняли качество работы

Сейчас у клиентов, да и на vc.ru, замечаю активную вторую волну автоматизации с помощью различных CRM-систем или менеджеров задач.

В закладки
Аудио

Сейчас внедрим CRM-систему, и попрёт!

Моё знакомство с задачниками и CRM-системами началось в январе 2016 года. Тогда я был руководителем отдела продвижения в трёх веб-студиях одновременно. Мы строили один отдел продвижения с удалёнными сотрудниками.

Так как у нас было три веб-студии (каждая со своим пулом клиентов), то по ним я и рядовые сотрудники должны были выполнять ежедневные задачи. Для этого выбрали сервис Asana.

У каждой задачи можно было вести обсуждение и ставить субзадачи

В сервисе можно переключаться между рабочими столами (веб-студиями), внутри были проекты со своими задачами. В целом такая структура устраивала.

Спустя четыре месяца я устал от трёх владельцев веб-студий и ушёл работать руководителем в одну студию. На момент моего прихода это было настоящее болото, сейчас объясню.

Отчёты клиентам делали вручную и сдавали в середине месяца, тогда же выставляли счета с актами — возникали проблемы с оплатами и обороткой. Бывали месяца, когда над клиентом никак не работали, банально про него забывали. Уровень бардака — сидеть и плакать. Клиенты платят, а над их сайтами не работают…

Решил внедрить ту же систему задач, чтобы не забывать работать над каждым клиентом. Внедрили Asana, и вот какая предстала картина.

Сотрудники, которые работали в компании до моего прихода, привыкли особо себя не утруждать работой, и всё это стало прекрасно видно с помощью задачника.

Первое время коллеги делали вид, что обучались, и просто забывали закрыть задачу. Провёл собрание и объяснил, что как раньше уже не будет — либо работаем, либо уходим.

Так у нас отвалилась первая часть сотрудников. Остальные пытались хитрить — закрывали задачи, хотя ничего не делали. Выявить это не составило труда — привык время от времени проверять работу исполнителей, оценивать качество проведённых работ. Так отлетела вторая половина сотрудников.

Помни! Меняя любой рабочий процесс в сторону большей прозрачности, готовься обновить коллектив полностью!

Двигаемся дальше — у нас новый состав. Благодаря задачнику мы быстро выявляли лоботрясов, которые не хотели работать, а залипали в соцсетях. Спустя два круга новых сотрудников мы нашли тех, кто хотел работать и развиваться вместе с нами. Качество работы выросло в разы. Я разработал два регламента с помесячными задачами для различных типов сайтов.

К нам приходили клиенты, и мы сразу показывали задачи по проекту на ближайшие полгода. Клиент понимал, за что конкретно он платит — действия были прозрачны.

Казалось бы, можно на этом и закончить, но жизнь не сказка.

В то время я читал много книг по психологии, управлению проектами и руководству сотрудниками. Ицхак Адизес неплохо описал типы людей и жизненный цикл компаний. Я понял, что проблемы в веб-студии только начались, но они будут другого уровня. (Как и в любом другом деле, всегда будут проблемы — такова жизнь.)

  • Первая большая проблема (спойлер — эту проблему мы так и не решили). Веб-студия разрабатывала сайты на своём движке с мохнатых времен, и клиенты в основном были с разработки. В этом крылась большая проблема. У многих CMS была в виде плагинов и модулей. У нашей компании она писалась с нуля. Всё это занимало много времени, а что ещё хуже — было очень много ошибок. Качество продвижения упёрлось в разработку. Доработки по сайту были не бесплатными, а в чек продвижения входило только три часа программиста.
  • Вторая большая проблема. Клиенты часто подкидывали работу по проектам, никак не связанную с продвижением. Возникала частая ситуация, когда клиент общался с тремя-четырьмя сотрудниками по разным направлениям внутри одной веб-студии, которые никак не были связаны между собой. Часто возникали конфликты внутри компании и недопонимание с клиентами. В результате мы пришли к созданию отдела аккаунтов. Они были хабом, который замыкает на себя все вопросы по клиенту касаемо продвижения (SEO, SMM, контекст) и разработки. С этой проблемой мы разобрались, и лояльность клиентов сильно возросла. Действия были слаженными.

Тогда у нас появились вопросы к Asana. Сервис был тяжёлым и медленным. Бывали дни, когда он вообще не заходил в рабочий стол. Так быть не должно, и мы нашли замену. Выбор пал на Todoist. Спасибо нашему SMM-специалисту за подсказку. Привет, Саша.

Ничего лишнего, быстрый, всё на одном экране. Видны задачи на сегодня и на семь день вперёд. Можно правильно размерять нагрузку

Его минималистичный дизайн сильно экономит время, сравнивая с тем же Asana. Кликов требуется в два-три раза меньше за ту же работу.

Чем меньше телодвижений, тем больше шансов, что человек будет работать нормально.

Подробнее о Todoist:

  • Каждый проект имеет модальное окно с комментарием к нему. Там хранится вся важная информация по проекту — это удобно!
  • Каждую задачу можно комментировать, ставить дату исполнения и назначать ответственного исполнителя.
  • Есть иерархия по задачам, что очень удобно, так как есть задачи сложные, и мы их расщепляем на простые подзадачи.
  • Бывают зависимые задачи или плавающие, удобно двигать сроки проверки по ним, перетаскивать на другие месяцы.

Так мы построили автоматизацию по работе с клиентами, которая работает до сих пор. Я там не работаю год, но ребята до сих пор используют эту схему.

Казалось бы, всё хорошо, но.

Фишка в том, что когда ты приходишь в болото и пытаешься его изменить, превратив в водоём с течением, движением, — тебя не воспринимают.

Не любят сотрудники, не любят директоры, так как для них это выход из зоны комфорта, они привыкли, что у них всё так, не нужно лишний раз суетиться, что-то делать, действовать, генерировать идеи.

Мне стоило больших трудов поднять качество продвижения в несколько раз — вся разработка регламентов и стратегии продвижения.

  • Сгорело много нервов при защите идей и обучении сотрудников. Мало внедрить задачник, нужно, чтобы люди в нём работали. Прочитано множество книг по проектной работе, и выжимки донесены до сотрудников. Еженедельный контроль, пока не была выработана самостоятельность.
  • Вторая часть нервов потрачена на то, чтобы доказать слабости собственной CMS. Когда остальные студии перестроились на «Битрикс» или другие популярные движки, а поисковые системы охотнее двигали их, мы банально упирались в разработку и частые ошибки движка.
  • Другая часть нервов покинула меня из-за директора веб-студии, это не сильно связано с внедрением задачника и перестройкой рабочего процесса, но палки в колёса он подкидывал стабильно.

Последним гвоздём в крышку гроба послужила фраза технического директора: «Я понимаю, что наш движок слабый для продвижения, но меня не интересует продвижение, мне важна индивидуальная разработка».

Я согласен, индивидуальная разработка — это не про продвижение малого и среднего бизнеса, но это касалось моей работы и влияло на продвижение. После этого я написал заявление об уходе, но я не просто ушёл, я сгорел.

Проработал проектным менеджером в студии очень дорогой разработки три с половиной месяца. Вернулся в маркетинг и работаю на себя уже год.

Благодаря этому опыту я научился следующим вещам:

  • Слать нафиг неадекватных и странных клиентов. Мы на времени и деньгах доказали, что работа с ними — убыток.
  • Не распыляться на работу, которая не даёт результатов.
  • Анализ действий. Первый месяц работы у меня всегда — изучение проекта и построение плана работы на несколько месяцев вперёд. Нет ничего срочного в работе, что не может подождать неделю или месяц.
  • Умение защищать свои идеи перед кем угодно.
  • Выявлять важное и пустое.
  • Умение спокойно реагировать на аврал.
  • Смеяться с людей, которые видят в задачниках и CRM-системах волшебную пилюлю. Сколько смотрел, всегда было ужасное внедрение и закономерный результат после.

Спасибо, что прочитали статью. Как у вас происходило внедрение таких систем и с какими ещё проблемами вы сталкивались?

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Жаналинов Ильяс", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 22, "likes": 46, "favorites": 124, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 61386, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 27 Mar 2019 21:19:27 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 61386, "author_id": 59293, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/61386\/get","add":"\/comments\/61386\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/61386"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
22 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
7

Почти поверил, но в конце все обосрал срок «3,5 месяца»

Ничего за этот период не могло наладиться

Ответить
0

А что не так в 3,5 месяцах работы по другой специальности?

Ответить
0

Уверен, вы всё сделали правильно, но я лишь не верю, что за 3,5 месяца из того, что вы описывали, могли сложиться рабочие бизнес-процессы, следовательно, либо всё и так работало, либо ничего так и не наладилось.

Ответить
2

Кто-то читал невнимательно, 3,5 месяца я проработал по другой специальности, когда сгорел. Рабочий процесс выстраивался 2 года.

Ответить
2

Это вы перечитайте внимательней вами же написанное.
Нигде не указано, что вы внедряли это 2 года (это ещё смешнее, кстати).

"После этого я написал заявление об уходе, но я не просто ушёл, я сгорел.

Проработал проектным менеджером в студии очень дорогой разработки три с половиной месяца. Вернулся в маркетинг и работаю на себя уже год."

Вполне четко написано, что в студии вы проработали 3,5 месяца. Стоит добавить "После ухода" и "в другой студии", если на то пошло.

Ответить
4

Todoist покрывает 90% моих рабочих и личных задач. Разбивку по месяцам использую только для планирования расходов. Создаю подкатегории, чтобы задачи не исчезали после закрытия и можно было посмотреть что было сделано.

Остальное в Notion.

Ответить
0

Notion кайф

Ответить
3

Лайк за Тудуист! Такую схему использования «по месяцам» вижу впервые, хотя пользуюсь больше 7 лет и постоянно пробегаюсь по новым статьям по «продуктивности», где используется этот софт. И Todoist стал незаменим, когда привык к этой фиче: https://banochkin.com/blog/do-not-forget/ Рука теперь сама тянется к отдельной кнопке. 🔥🔥🔥

Первые несколько лет использования задачника были попытки заменить Тудуист на что-то другое, но всё равно возвращался обратно.)

Ответить
1

Плюсую, лучший таск-менеджер
Сейчас только задумался, что начал в него совершенно все задачи кидать, что прилетают, так как удобно и быстро вносить, можно даже не обдумывать, в результате триггерит его открывать, надо бы порядок навести

Ответить
0

Перешёл на TickTick после Todoist, и мне понравилось больше (по функционалу). Жаль только нет интеграции с IFTTT.

Ответить
0

А конкретики?)

Ответить
2

Из заголовка я думал, что реально повысите качество.
А оказалось сгорели и убежали )
Если приоритет на собственную разработку, тогда нужны скилы немного отличающиеся от "настройки crm и постановки задач".
Для разрабов надо скрум, жира, таски, эпики и недельные спринты, коммиты, деплои и автотесты.
Одно дело шаблоны на битрикс ставить - тут и гугл-дока хватит или любая crm.
Другое понимать всю глубину процесса разработки ПО - инструменты в этом случае отходят на второй план и первостепенную роль занимает скилы управленца и всей команды.
Не понимая эту разницу - вы и сгорели...

Ответить
2

Как не посредственный участник ряда событий описанных выше, могу сказать, что в пару абзацах всю трагедию до и после не описать и не надо путать выгорание со стуком в закрытые двери, упирается всё не в руководителя подразделения, не ПМ-а, а в конечном счете в директора, который к сожалению может быть не восприимчив к разумным аргументам или переменам (работает же, зачем менять? (с)). Когда тщетно пытаешься донести идеи на протяжении многих месяцев, не важно на сколько ты хорошо подготовлен, это начинает надоедать и логичным будет двигаться дальше и реализовываться, так что это пригорание больше, чем выгорание. Плюс, задача стояла в короткие сроки найти простые бесплатные инструменты закрывающие ряд потребностей отдела интернет-маркетинга для сотрудников которые до этого не работали с CRM и аналогами.

Ответить
1

Качество повысили, не переживайте.

Фишка в том, что у меня пул клиентов малых и средних бизнесов. Им и требуется шаблон и в бой.

Вы же говорите про крупных клиентов, там плевать на продвижуху в целом, поверьте мне, я закрывал сайты на миллионы и лендосики за сотни тысяч. У таких сайтов другие задачи. Как правило это лк, где требуются спринты, гиты и прочая разрабская лабуда...

Ответить
0

А другие задачи это какие? Просто интересно, чем задача лендинга за сотни тысяч отличается от того, который за десятки, или ещё дешевле.

Ответить
1

Задачник - сразу школа как-то вспомнилась, физика наверное, спасибо) По-моему впервые такое название такс-трекера услышал.
А вообще - в команде профессионалов конкретный инструмент на второй план уходит, хоть редмайн, хоть tfs.

Ответить
1

я так и не понял главное в статье, что он сгорел?

Ответить
0

Для этого выбрали сервис Asana

Основная ошибка, после исправления которой всё пошло нормально. В который раз убеждаюсь (и из своего опыта тоже) что Асана — неудобное говно собачье. Как оно еще на плаву, не понимаю. Наверное из-за того, что стандартные фичи нормальных планировщиков там платные...

Ответить
0

Обоснуй.

Ответить
0

Ну так не ты один сгорел. Это нормально! Самое главное вовремя понять, что это болото и идти дальше.

Ответить
0

Почему в заголовке тудуист, а на картинке асана то?))

Ответить
0

Потому что с Asana работал до того как сгорел, в студиях. А потом тудуист

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }