Почему качественно провести онлайн-конференцию стоит миллионы

«Чтобы устроить онлайн-мероприятие, хватит платной подписки на Zoom — на что тут ещё тратиться-то?»

Из-за пандемии и вызванного ей карантина формат мероприятий кардинально поменялся, все пробуют перейти в онлайн. Стандарта проведения онлайн-конференций еще не появилось, поэтому затраты сложно просчитать заранее. И может возникнуть обманчивое ощущение: «да для видеотрансляции докладов бюджет и не требуется».

Мы уже много лет делаем ИТ-конференции в офлайне, этим летом переводим «на удаленку» сразу восемь, и бюджет при этом более чем потребовался. Рассказываем, почему качественная организация потребовала от нас больших расходов — о части которых вы могли даже не задумываться.

Чтобы было с чем сравнить, стоит вспомнить, сколько денег и на что требует организация офлайновой конференции. Бюджеты очень сильно различаются в зависимости от конкретного мероприятия, поэтому уточним: в нашем случае речь идет об ИТ-конференциях от 500 до 2500 человек в Москве и Санкт-Петербурге. У таких среди главных статей бюджета можно выделить:

Аренда и подготовка помещения под мероприятие — самый дорогой пункт, на который требовалось более 10 млн рублей за конференцию. Следом идет кейтеринг — в среднем 10 млн. Оборудование — порядка 3 млн.

Среди основных расходов на докладчиков — перелеты, проживание и визы. На наших конференциях бывают спикеры со всего мира, поэтому в среднем на дорогу и проживание в рамках одного события могло уходить около 2,5–3 млн рублей. Если конференция проводится не в том городе, где мы базируемся, то в статью расходов добавляется выезд команды — он стоит от 500 тысяч до 1 млн рублей.

Еще от 1,5 млн рублей уходит на оплату работы персонала на конкретной конференции. Также заметную статью расходов составляет полиграфия: это и стенды с баннерами, и брошюры, и welcome pack для участников. В случае с JUG Ru Group траты могут доходить до 1 млн рублей на одну конференцию.

Пока что были перечислены расходы, напрямую привязанные к конкретному мероприятию. Но когда организация конференций — основная деятельность компании, есть также ее постоянные расходы: аренда офиса, ФОТ штатным сотрудникам и так далее. Они покрываются доходами от всех конференций суммарно.

С первого взгляда кажется, что все расходы ушли. Больше не нужно ни арендовать площадку, ни кормить участников, ни оплачивать авиабилеты, ни изготавливать баннеры. На что тогда тратить-то?

Теоретически действительно возможно обойтись совсем без бюджета, и для каких-то мероприятий это подойдет. Но если речь о крупной конференции, а организовать ее хочется по-настоящему качественно, ситуация сразу меняется. Мы хотим выдержать планку качества, к которой привыкли участники наших офлайновых конференций, и в нашем случае стали актуальны, например, следующие статьи расходов:

Хотя можно заставить всех спикеров просто озвучить свои доклады из дома на своём оборудовании и ограничиться этим, этот вариант сложно назвать оптимальным.

Стандартные доклады, привычные по офлайновым конференциям, тяжело воспринимаются в онлайне: зрители перед экранами быстро устают слушать монотонную речь. Чтобы исправить это и сделать все живее, на мероприятиях желательны ведущие, а к докладам есть смысл добавить другие форматы (вроде интервью, ток-шоу, баттлов и тому подобного). А выглядеть всё это должно как можно презентабельнее.

В итоге мы поняли, что нам требуются студии, где можно качественно снимать ведущих и часть спикеров (тех, которые могут приехать лично, а не находятся в других странах, так что при закрытых границах неизбежно будут выступать из дома). Большинство студий расположили в нашем офисе в Петербурге (помещения как раз пустовали с тех пор, как мы перешли на удаленку).

Минимальный набор мебели для студии (cтол и пара стульев) обойдется в 20 тысяч рублей. К этому добавляется стоимость оборудования: нужны свет, штативы, видеокамеры, телевизоры-суфлёры, декорации, микрофоны и звуковые пульты. Точная сумма будет зависеть от того, какое оборудование вы используете, арендуете вы его или покупаете. Стоимость мебели и оборудования умножается на количество студий, которые вам нужны (у нас их четыре).

Если хочется получить не «кухонный вебинар», а плотную трансляцию с приличной картинкой и звуком, разными планами и аккуратным монтажом, то помимо студий, потребуются и аппаратные — технические помещения с оборудованием и командами эфира. Устройству таких помещений мы посвятили отдельный большой пост на «Хабре», где расписаны все технические детали, а ниже будет порядок цен для части технического оборудования.

Например, чтобы подключить докладчика по сети, мы используем профессиональный стриминговый софт — vMix. Он помогает забирать видео и звук от удаленных докладчиков, гибко настраивать эфирную картинку, переключаться между разными планами и точно мониторить все параметры интернет-соединения с удаленными спикерами. Например, если у спикера резко упала скорость интернета, то можно вручную переключить качество изображения.

Для наших задач нужно приобрести четыре лицензии vMix Pro по $1200 за лицензию и ещё четыре лицензии vMix 4K по $700. Итого покупка стримингового софта обошлась нам примерно в 540 тысяч рублей.

В аппаратной требуются мощные компьютеры с платами видеозахвата — наши стоят порядка 200 тысяч рублей за штуку. Помимо них, используем ноутбуки, стоимость каждого из которых приближается к 100 тысячам.

Кроме того, нам понадобились микшерные пульты, MIDI-контроллеры, источники бесперебойного питания, микрофоны, стереогарнитуры и т.д. и т.п. Цифровой микшерный пульт Yamaha TF1, который мы обычно используем на офлайн-конференциях, стоит нынче почти 200 тысяч рублей. Впрочем, если у вас нет сложных задач по звуку в студии, то пульт можно купить и в разы дешевле — тысяч за 20.

Отдельный момент — оборудование спикеров. Если какой-то спикер выступает не из студии, а удаленно, то имеющиеся у него микрофон с камерой (например, встроенные в ноутбук) могут совершенно не подходить вам по качеству. Тогда потребуется решить, закупаете ли вы оборудование для спикеров. Если да — готовьтесь выложить за микрофон и веб-камеру для каждого спикера ещё несколько десятков тысяч рублей.

Дополнительно к этому часть техники мы арендуем, например, видеокамеры. Аренда более-менее приличной камеры может стоить 2000 рублей в день, а наш конференционный сезон из 8 мероприятий продлится около месяца, и в таком сценарии аренда одной камеры за сезон составит уже около 60 тысяч рублей.

Кроме того, мало закупить правильное оборудование: с ним нужно уметь работать. Мы годами проводим конференции, команда у нас опытная, но это в офлайне — а в онлайне роли меняются, и команду необходимо переобучать буквально на лету:

Монтажеры выбирают планы и ракурсы, следят за звуком и изображением, чтобы в случае чего скомандовать инженерам их починить. В идеале в студии должны работать две пары инженеров и монтажеров: пока идет один доклад, другие подключают следующего спикера и готовят его к эфиру. То есть, для организации хорошего эфира вам может понадобиться от пяти профессионалов для обеспечения работы аппаратной.

Когда речь о маленьком мероприятии, можно обойтись исключительно стандартными сервисами: Zoom, YouTube, Telegram. Но в случае с крупными конференциями этого становится недостаточно. Если у вас платные билеты, то стрим на YouTube с доступом «по ссылке» не подходит: ссылка моментально утечет в интернет. А если вам необходимо, чтобы на мероприятии у спонсоров были «виртуальные стенды», то встроенные возможности Zoom в этом не помогут.

В итоге напрашивается необходимость разработки своей собственной платформы, где будет воплощена нужная вам функциональность. Это не значит, что популярные сервисы использовать вообще нельзя: например, можно показывать доклады через собственное решение для трансляций, а вот для их обсуждений отправлять всех в Telegram-чат. Но чем больше зритель получает на вашем сайте и чем меньше вынужден прыгать по другим сервисам, тем лучше.

И здесь необходимо понимать, что хорошая разработка — это всегда миллионы рублей. Например, в разработке нашей платформы для онлайн-конференций занято около десяти специалистов (аналитик, программисты и тестировщики), которые потратят на эту задачу два-три месяца. С учетом этого она обошлась более чем в 10 млн рублей.

Хорошая новость в том, что эти расходы не привязаны к одной-единственной конференции: получив платформу, дальше можно использовать ее сколько угодно на разных мероприятиях, дорабатывая по мере необходимости.

Недостаточно сделать хорошую конференцию — надо еще, чтобы целевая аудитория узнала о ней и о причинах ее посетить. Здесь (в отличие, например, от аренды площадки) нет фиксированной суммы «сколько надо потратить». Какой бюджет установить вашему мероприятию и какие каналы привлечения аудитории использовать — решать вам.

Но есть вполне конкретная метрика «стоимость привлечения клиента». И вот здесь ожидает неприятный сюрприз: для онлайн-мероприятия она может оказаться куда больше, чем для офлайна. Будьте готовы к тому, что для привлечения того же количества участников вы потратитесь сильнее, чем в офлайне.

Помимо всем понятных расходов вроде контекстной рекламы, возможны и менее очевидные. Например, поскольку наша основная аудитория — разработчики, мы используем корпоративный блог на Хабре с максимальным тарифным планом. Это обходится более чем в 300 тысяч рублей в год (без учета того, что от нас требуется еще поработать, чтобы наполнить этот блог интересным контентом). И от переноса мероприятий в онлайн эта сумма никак не уменьшилась.

И при всем этом не исчезают те постоянные расходы компании, о которых говорилось выше.

Из-за карантина мы стали работать удаленно. Но поскольку освободившийся офис переоборудовали из кабинетов в студии и аппаратные помещения, стоимость аренды почти не изменилась.

У нас команда из 70 человек, и переход в онлайн не сократил потребность в людях. Чтобы подготовить несколько крупных онлайн-конференций, идущих одна за другой, требуется много людей: от бухгалтера и аккаунт-менеджера до SMM-щика и дизайнера. А поскольку в каждой аппаратной требуется пять человек, во время самих конференций тоже потребуется много людей. В общем, ФОТ принципиально не меняется.

И так далее. Переход от офлайна к онлайну снижает себестоимость конкретной конференции, но не отменяет множество «постоянных» расходов компании: от налогов до корпоративных лицензий на софт.

Безусловно, трансляция может обойтись гораздо дешевле офлайн-мероприятия, но это все равно не означает «дешево». Сделать большой качественный онлайн, на который пользователи захотят вернуться, вряд ли удастся без бюджета в несколько миллионов.

А при этом, помимо расходов, всем платным мероприятиям необходимо учесть еще два важных фактора:

И все это вместе приводит к следующему. Со стороны может казаться «в онлайне не столкнешься с недостатком средств на проведение мероприятия». Но на самом деле для многих организаторов крупных мероприятий реальность противоположная: дефицит средств острее, чем был в офлайне, экономить требуется жестче, а окупаться сложнее.

Можно ли на таком мрачном фоне закончить чем-то более жизнеутверждающим? Да: если уже вложился в первые онлайн-мероприятия, дальнейшее масштабирование может обходиться гораздо дешевле.

В нашем случае это выглядело так: изначально мы задумали восемь больших конференций для ИТ-специалистов разных профилей, а затем решили провести еще и «фестивальчик» TechTrain для всех айтишников сразу. К моменту принятия этого решения у нас уже было закуплено оборудование, подготовлены студии и аппаратные, вложены ресурсы в платформу — все это делало дополнительные расходы на TechTrain сравнительно невысокими. А в результате участие в нем для зрителей полностью бесплатное.

В офлайне так не работает: там главные расходы вроде аренды площадки каждый раз с нуля, и если задумываешь сделать «еще одно» мероприятие, требуется «еще один» крупный бюджет.

#конференции #онлайн