HR-автоматизация. Как мы автоматизировали процесс найма разработчиков

В HR-процессах, когда речь идет о растущей команде хотя бы с +15 сотрудниками, важно всегда оптимизировать времязатраты. Тем более если у компании нет отдельного HR-специалиста, и каждый кандидат должен пройти одобрение руководителя, рабочее время которого на вес золота.

В закладки

Эта история про то, о чем многие не задумываются – автоматизация процесса найма (да, и такое возможно). Поделимся нашей системой – берите, оценивайте, используйте.

Выбор системы

Связки Google Таблиц, узконаправленные сервисы и пр. – это хорошо. Но что делать, когда нужно вести HR-процессы прямо в основной рабочей среде, чтобы не тратить время на переключение между инструментами? На определенном этапе развития мы решили этот вопрос абсолютно логичным методом – CRM.

Представьте, что можете использовать пресловутую воронку продаж не только для клиентских проектов, но и для сотрудников. Почемы бы и нет? Можно легко адаптировать под это структуру, дабы логика здесь похожая:

  • Каждый кандидат – это «лид».
  • Он точно так же движется по этапам воронки продаж (разумеется, называются они иначе).
  • Успешные кандидаты, по которым принято положительное решение о найме, доходят до последней стадии, а те, кому отказали, – помечаются как «некачественный лид».

То есть все логично. Теперь о самой автоматизации.

Как попадают в нашу HR-воронку

  • На HH.ru появляется отклик. Битрикс24 создает на его основе новую сущность – лид со статусом «Новый кандидат». Таким образом создается структурированная HR-база.
  • Лид попадает к руководителю, который оценивает резюме кандидата и с помощью переключения статуса принимает относительно него первичное решение (без этого структурирование и сортировка невозможны):
  • «Уточнение деталей» – кандидату автоматически отправляется письмо с приветствием и стандартным вопросом – просьба рассказать о своем опыте / проектах. Сразу же ставится напоминание – через 2 дня проверить ответ.«Отказ» – здесь все понятно: «Благодарим за отклик. В данный момент у нас нет предложений для вас. Но мы обязательно вернемся к диалогу, если появится такая необходимость. Успехов в поиске работы!»
  • Через 2 дня всплывает напоминание о необходимости проверки ответа. Здесь уже речь идет о настоящей автоматизации.
  • Если ответ отсутствует:Особенно интересным кандидатам – индивидуальное письмо либо даже звонок.Остальным – просто стандартное сообщение с тем же содержанием: «Привет! Еще интересна вакансия? Тогда ждем от тебя подробности об опыте и проектах, которые реализовал».

Примечание: те, кто не ответил после 2-го сообщения, автоматически «выпадают» из воронки (статус – «некачественный»). Возвращение в нее возможно только после выхода на связь.

  • Если ответ пришел (в том числе после пункта 3.а.II):Кандидат интересный – даем ему тестовое задание. Статус «Отправлено ТЗ» – отправляется сообщение с описанием ТЗ (загрузка результата на GitHub – обязательна) и просьбой указать комфортный срок для реализации.

Важно помнить, что кандидат кандидату рознь. Кому-то может быть легко выполнить тестовое задание прямо в день его получения, а кто-то может быть занят на текущем рабочем месте и ответить сможет только на выходных. Поэтому лучше не подгонять людей под какой-то общий дедлайн – пусть назначат его себе сами.

  • Дожидаемся ответа.За 2 дня до планируемого срока сдачи задания для контроля ситуации отправляется еще одно промежуточное сообщение: «Привет! Как успехи с тестовым заданием?»

После получения ответа на данном этапе сразу станет понятно, что кто-то еще даже не приступал, а кто-то уже практически готов сдать результат.

  • Кандидат отправляет результаты – техническому директору ставится задача на проверку. Без его участия не обходится ни одно тестовое задание, потому что именно он может корректно оценить навыки кандидата исходя из проделанной работы.
  • Производится проверка с выставлением оценки и комментарием. Важный момент – система должна быть настолько прозрачна, чтобы человек, который будет проводить интервью, мог без углубления в детали понять, как оценивает уровень знаний кандидата.
  • Задача на финальный отбор перед собеседованием:
  • Те, кто достоин приглашения, помечаются статусом «Приглашен на 1-е интервью». Отправляется письмо с предложением встречи у нас в офисе.На предполагаемую дату сразу бронируется время в календаре руководителя.
  • За 1 день до собеседования кандидату отправляется напоминание о том, что через 24 часа мы ждем его в офисе, и что необходимо подготовиться к интервью. Здесь решается сразу несколько задач: во-первых, повышается конверсия (так как меньше кандидатов пропускают собеседование по причине забывчивости), а во-вторых, руководитель избавляется от множества незапланированных «окон» в своем графике.
  • В конце собеседования возможны 2 варианта развития событий:
  • Для ответа кандидата (как положительного с job-offer’ом, так и отрицательного) назначается время.Если кандидат явно нам не подходит, то мы отказываем сразу. Для нас в приоритете честность, открыть и прямая обратная связь.
  • После формирования предложения создаются 2 новые сущности:
  • Сделка.Контакт.

Это помогает разделять кандидатов, которые дошли практически до финала, и собирать статистику по достигнутым соглашениям.

  • Если сотрудник согласен на условия, то мы ударяем по рукам, и в дело вступает процесс приема на работу:
  • Автоматически создаются все нужные доступы:Приглашение в портал.Корпоративная почта.Доступ к файлам с регламентами.Ставится задача по прохождению обучающего курса.

Польза от этого очевидна – меньше времязатрат, быстрее запускаются отдельные процессы (а скорость на данном этапе очень важна).

Почему именно так?

Ответим на часто задаваемые вопросы и заодно добавим несколько комментариев от себя:

  • Почему просто не делегировать эту рутину сотруднику с небольшим окладом? Зачем заморачиваться с автоматизацией?
  • Неправильно путать эти понятия. Делегировать набор сотрудников человеку с небольшим окладом, а соответственно и компетенциями – неправильная стратегия. Автоматизация позволяет делегировать эту функцию более компетентным сотрудникам, сокращая ресурсозатраты до минимума, но в тоже время повышая качество отбора.Поэтому «заморачиваться» однозначно нужно. По крайней мере в нашем случае – аутсорс-продакшн обязан быть еще и «лид-магнитом» для ловли веб-исполнителей. Другое дело – когда классическое digital-агентство не хочет брать на себя эту головную боль и просто приходит за субпродакшном.
  • Как не допустить ситуации, когда клиентские проекты и сотрудники смешиваются в воронке продаж?
  • Разделяйте порталы. Создайте отдельный, который будет служить только HR-целям.
  • Правильно ли приглашать на очную встречу сразу после выполнения тестового задания?
  • Нужно помнить, что среди разработчиков есть интроверты. Их не то чтобы много, но они есть. Этим людям комфортно работать в привычной среде без новых знакомств. Поездка в новый офис может быть даже в какой-то мере стрессом. Но она обязательна. Мы за общение вживую. Только в рамках него проясняются многие моменты, которые не видны при удаленных коммуникациях. Помните, что ТЗ – это не панацея.
  • Как фильтровать людей, выполнивших ТЗ?
  • Здесь лучше не отсеивать многих. Дело в том, что независимо от результата, если человек постарался и хоть как-то реализовал поставленную задачу – значит, он уже объективно лучше других кандидатов. Научить какой-то технологии легко. А вот научить ответственности, пунктуальности и старательности – крайне сложно.

Что можно автоматизировать еще?

Если чувствуете, что описанной выше схемы недостаточно, можно подумать еще и о следующем:

  • Автоматизация отбора / фильтрации. Можно сортировать кандидатов исходя из:
  • Опыта.Возраста.Навыков.Любых других параметров, которые можно оцифровать.
  • Автоматизация оценки навыков. Если есть подозрения, что кандидат некорректно оценивает свой собственный уровень, а ТЗ не раскрывает все его потенциалы / недостатки, то можно расширить список входных вопросов и на основе ответов кандидата автоматически по формуле выводить оценку его текущего уровня.
  • Связка между собой прочих промежуточных этапов, когда это необходимо. Например, если после выполнения ТЗ все-таки есть ощущение, что уровень профессиональных навыков кандидата недостаточен (несмотря на ответственный подход к заданию), то мы можем исходя из реакции технического директора в задаче на проверку:
  • Либо отправить письмо с его обратной связью и вопросами кандидату.Либо попросить сделать 2-е тестовое задание (уже совершенно другого характера).
  • Автоматизация составления job-offer’a. Чтобы не делать это каждый раз вручную, можно шаблонизировать данный документ и заполнять поля на автомате – подставлять в нужные места фамилию и имя кандидата, рассчитывать схему мотивации, исходя из его опыта / навыков и т. п.

Вместо заключения

Вот так выглядит наша система изнутри. И мы рады с вами ей поделиться.

А еще больше будем рады ответным комментариям:

  • Как вы автоматизируете HR-процессы в своей компании?
  • От автоматизации каких этапов отказались, а в отношении каких наоборот приняли положительное решение?
  • Хотели бы узнать больше о нашем опыте в рамках следующих статей?

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Гринкевич Дмитрий", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 26, "likes": 10, "favorites": 29, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 67173, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 14 May 2019 11:19:33 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 67173, "author_id": 295591, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/67173\/get","add":"\/comments\/67173\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/67173"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
26 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
4

Бедные соискатели....

Ответить
0

Расскажите, пожалуйста, а как у Вас подбор происходит? Хотелось бы перенять лучшие практики.

Ответить
4

У вас одно плохо. Ваша система не учитывает, что соискатель тоже человек. Не учитывает что помимо вашей вакансии он рассматривает и другие и он не может бегать к вам на беседу по первому же зову без видимых перспектив.

То есть вы даете тз, итог которого вы рассматриваете по "ощущениям". Но помните, что тз отнимает ценное время у кандидата, которое он мог бы потратить на поиск еще мест работы, а тут у вас неопределенности и возможно второе задание а еще вопросы и прочее, после чего следует это "может быть, перезвоним или откажем", но у нас тенденция не перезванивать, ни давать отзыв по выполненному тз, ни платить за него(подумаешь, потратил человек время). Кстати про оценку тз, hr-менеджеру это лучше ее делать, часто они некомпетентны в этом вопросе.
На мой взгляд, важна величина ТЗ (из моего опыта, попросили текст на 25 тысяч знаков написать, снять и отфотошопить фотки, сверстать страницу и натянуть ее на cms, seo-оптимизировать ее - это долгий процесс, от которого мне легче отказаться), адекватно оценивать его и лучше профессионалу в этой области. Давать конкретные требования. Наконец начать перезванивать или писать письма с отказом, приглашением и прочим, не надо пополнять ряды типичных hr. Но никак не автоматизировать - вы работаете с людьми, и может случиться куча нестандартных ситуаций неприменимы к CRM (или вы просто отказываетесь кандидатам, которых не удается шаблонизировать под стандарты вашей автоматизации) . Вы разве сами не были в поисках? Поставьте себя на место соискателя.
Извиняюсь за некоторую несуразность текста.

Ответить
0

Евгений, согласен насчет HR-менеджера - поэтому его у нас нет. Наймом занимаюсь я (директор) и тех.дир. Поэтому мы автоматизируем рутинные задачи (отправить приветственное письмо, предложить тестовое, назначить встречу). И чтобы не быть "типичными HR'ами" мы и внедряем автоматизацию. Там где человек забудет - система напомнит.

Тестовое задание довольно простое, но голову надо включить. Его составляли исходя из бесполезности реального применения, чтобы у кандидатов даже не возникало мысли о том, что мы хотим их труды бесплатно эксплуатировать.

Нестандартные ситуации встречаются, поэтому в системе предусмотрены функции обхода автоматизации :)

И да, я тоже был соискателям и помню письма/собеседования без ответов. И рад, когда соискатели говорят, что мы немногие (а иногда и единственные) кто нормально ответили на их резюме, даже если это был отказ.

Ответить
3

прочитали резюме, пару часов погоняли по знаниям, на следующий день позвонил cto с предложением. но тут не такой большой поток кандидатов

Ответить
0

Полностью согласен. Даже в не большом потоке можно что-то автоматизировать/регламентировать (постановка встреч, звонков, план собеседования). И я не говорю уже про ценность сбора своей базы кандидатов.

Ответить
4

Идея здравая. Сейчас как раз нахожусь на стадии поиска работы и, к сожалению, вынужден отметить, что подавляющее большинство HR-специалистов некомпетентные и безответственные люди. Постоянно забывают предоставлять обратную связь либо назначать последующие этапы собеседования, либо просто не умеют отсеивать кандидатов.

Ответить
1

"«Уточнение деталей» – кандидату автоматически отправляется письмо с приветствием и стандартным вопросом – просьба рассказать о своем опыте / проектах."

Ты тут стараешься пишешь резюме, следуя всем этим дурацким статьям "25 советов как улучшить ваше резюме" и "Составляем правильное сопроводительное письмо". А тебе бац и автоматический ответ: "расскажите поподробней". Роботодатель мечты!

Ответить
1

именно роботодатель )))))))))))))

Ответить
1

Интересная статья, спасибо, что поделились

Только вот у меня вопрос касаемо "Автоматически создаются все нужные доступы:Приглашение в портал.Корпоративная почта.Доступ к файлам с регламентами.Ставится задача по прохождению обучающего курса." – как это делается автоматически?

У меня есть подобный опыт работы с автоматизированными заявками на проблемные интервью через Trello, почту и календарь, поэтому в целом поняла, как это делалось. Но вот с "автоматическими доступами" большой вопрос...

Ответить
0

Анна, программируем :) Создаем через API почту на яндексе. После этого регистрируем на него пользователя в Битрикс24, также через API. В Битрикс24 запускаем (тоже кодом) процесс по добавлению сотрудника в нужные группы, которые дают автоматом доступ к регламентам. Также данный процесс ставит задачу по заполнению данных, ознакомлению с нужными документами, а также на прохождение курсов.

Ответить
0

Это просто великолепно!)
А какой язык используете?

Ответить
1

Дмитрий, отличная статья, спасибо! Сейчас как раз занимаемся автоматизацией подбора через Битрикс.
Пару вопросов:
1) Как прикрутили хедхантер к Битриксу?
2) Сколько времени заняла автоматизация?
3) Вы разделили порталы или в рамках одного портала сделали вторую CRM?

Ответить
0

Дмитрий, спасибо!
По Вашим вопросам:
1. Написал плагин для хрома.
2. Она делалась постепенно, по мере "ой надоело, сейчас автоматизирую". Чисто техническую часть повторить составит 2-3 дня.
3. Отдельный облачный Битрикс24 (потому что был :)).

Сейчас есть в планах переделать систему с лидов на сделки. Возможно даже объединить с основным порталом, разделив по направлениям - это позволит получить цельную систему найм-обучение.

Ответить
1

Интересный подход, спасибо за мысли)
Но думаю, что сложные вакансии таким способом не закрыть.
Если похожих вакансий много, а специалистов, ищущих работу, мало, отличный кандидат отвалится на этапе высланного вами письма.
У меня были такие случаи: специалиста по техзрению я вызванивала неделю, потому что он дорабатывал на текущем месте, предложений прийти на собеседование было масса, он терялся во всем этом. Другой пример- РНР разработчик отказался от собеседования, ему не понравился сайт компании. После детального проговаривания его сомнений он прошел все собеседования, был оценен на уровень- "А почему он не пошел в Гугл", и теперь уже управляет командой разработки.
Я занимаюсь подбором в ИТ около 10 лет, и предпочитаю давать тестовые задания после интервью. Сначала рассказываю подробно о компании, проекте, команде, перспективах, формируя заинтересованность, и только потом прошу сделать небольшое тестовое (обычно на 1 час).

ПС. А вообще ваша идея реализована в Хантфлоу и подобных системах. Как раз рассматриваю сейчас их подробнее)

Ответить
0

ответил ниже

Ответить
1

Могу ошибаться, но с первого взгляда выглядит так — ваша система делает много лишней работы, но при таком уровне автоматизации это не проблема. Итог: потратили ресурсы на интересный эксперимент. Однако, ресурсы у вас были, то есть можете себе это позволить.

Предположу, что если убрать всю автоматизацию, конвертация в найм не упадёт. Если считать её от рассмотренного резюме.

Подобные процессы хороши для «Магнитов», Московского метрополитена и подобных. В IT обычно ищут более эффективных и редких людей.

Ответить
0

Сергей, Вы рассматриваете автоматизированный процесс как нечто бездушное. Но это всего лишь облегчение рутинных операций. Прибавиться ли души, если я каждый раз буду копировать вручную письмо из txt файла и отсылать соискателю?

Если убрать автоматизацию, то конверсия останется прежней, но мне потребуется больше времени на обработку кандидатов.

Подобные процессы есть у всех. Вопрос только как часто они запускаются. У нас они не прекращаются, т.к. люди - это основная составляющая аутсорс команд. Поэтому мы всегда в поиске :)

Ответить
1

Напишите в личку на фб — покажу черновик.

Ответить
0

Ольга, согласен что сложные вакансии таким образом не закроешь :)

Сервисы, аналогичные хантфлоу рассматривали, но на момент начала внедрения (примерно 3 года назад) ничего толкового за приемлемую цену не нашел.

Ответить
1

Сейчас лидеры рынка- Хантфлоу и Френдворк. Люблю автоматизацию)

Ответить
0

Хорошо подготовленные резюме встречаются не так уж и часто. На них стараюсь отвечать лично.

Большинство резюме однотипные из разряда "учился-учился, владею технологиями 1,2,3 - давайте собеседоваться". И получается, что нужны некие шаблонные вопросы для выяснения нюансов и завязки диалога.

Ответить
0

супер! у нас похожая система сейчас, но ее, судя по всему, нужно еще больше автоматизировать. у нас лиды сраз конвертируются в сделки в направление hr, а там уже и статусы, типа заполнил анкету-отправили тесты-прошел тесты-собеседование...-... и т.д. правда, тесты и письма отправляем вручную, встречи так же назначаются после звонка и приглашения так же печатаются.
не хватает немного до полного освобождения от рутины)

Ответить
0

Спасибо за статью и идеи, тоже думаю об автоматизации набора.
Сейчас делаю чатбота для презентации кандидатам нашего агентства и выдачи тестовых заданий.

Ответить
0

с удовольствие посмотрел бы на него :)

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }