HR-автоматизация. Как мы автоматизировали процесс найма разработчиков
В HR-процессах, когда речь идет о растущей команде хотя бы с +15 сотрудниками, важно всегда оптимизировать времязатраты. Тем более если у компании нет отдельного HR-специалиста, и каждый кандидат должен пройти одобрение руководителя, рабочее время которого на вес золота.
Эта история про то, о чем многие не задумываются – автоматизация процесса найма (да, и такое возможно). Поделимся нашей системой – берите, оценивайте, используйте.
Выбор системы
Связки Google Таблиц, узконаправленные сервисы и пр. – это хорошо. Но что делать, когда нужно вести HR-процессы прямо в основной рабочей среде, чтобы не тратить время на переключение между инструментами? На определенном этапе развития мы решили этот вопрос абсолютно логичным методом – CRM.
Представьте, что можете использовать пресловутую воронку продаж не только для клиентских проектов, но и для сотрудников. Почемы бы и нет? Можно легко адаптировать под это структуру, дабы логика здесь похожая:
- Каждый кандидат – это «лид».
- Он точно так же движется по этапам воронки продаж (разумеется, называются они иначе).
- Успешные кандидаты, по которым принято положительное решение о найме, доходят до последней стадии, а те, кому отказали, – помечаются как «некачественный лид».
То есть все логично. Теперь о самой автоматизации.
Как попадают в нашу HR-воронку
- На HH.ru появляется отклик. Битрикс24 создает на его основе новую сущность – лид со статусом «Новый кандидат». Таким образом создается структурированная HR-база.
- Лид попадает к руководителю, который оценивает резюме кандидата и с помощью переключения статуса принимает относительно него первичное решение (без этого структурирование и сортировка невозможны):
- «Уточнение деталей» – кандидату автоматически отправляется письмо с приветствием и стандартным вопросом – просьба рассказать о своем опыте / проектах. Сразу же ставится напоминание – через 2 дня проверить ответ.«Отказ» – здесь все понятно: «Благодарим за отклик. В данный момент у нас нет предложений для вас. Но мы обязательно вернемся к диалогу, если появится такая необходимость. Успехов в поиске работы!»
- Через 2 дня всплывает напоминание о необходимости проверки ответа. Здесь уже речь идет о настоящей автоматизации.
- Если ответ отсутствует:Особенно интересным кандидатам – индивидуальное письмо либо даже звонок.Остальным – просто стандартное сообщение с тем же содержанием: «Привет! Еще интересна вакансия? Тогда ждем от тебя подробности об опыте и проектах, которые реализовал».
Примечание: те, кто не ответил после 2-го сообщения, автоматически «выпадают» из воронки (статус – «некачественный»). Возвращение в нее возможно только после выхода на связь.
- Если ответ пришел (в том числе после пункта 3.а.II):Кандидат интересный – даем ему тестовое задание. Статус «Отправлено ТЗ» – отправляется сообщение с описанием ТЗ (загрузка результата на GitHub – обязательна) и просьбой указать комфортный срок для реализации.
Важно помнить, что кандидат кандидату рознь. Кому-то может быть легко выполнить тестовое задание прямо в день его получения, а кто-то может быть занят на текущем рабочем месте и ответить сможет только на выходных. Поэтому лучше не подгонять людей под какой-то общий дедлайн – пусть назначат его себе сами.
- Дожидаемся ответа.За 2 дня до планируемого срока сдачи задания для контроля ситуации отправляется еще одно промежуточное сообщение: «Привет! Как успехи с тестовым заданием?»
После получения ответа на данном этапе сразу станет понятно, что кто-то еще даже не приступал, а кто-то уже практически готов сдать результат.
- Кандидат отправляет результаты – техническому директору ставится задача на проверку. Без его участия не обходится ни одно тестовое задание, потому что именно он может корректно оценить навыки кандидата исходя из проделанной работы.
- Производится проверка с выставлением оценки и комментарием. Важный момент – система должна быть настолько прозрачна, чтобы человек, который будет проводить интервью, мог без углубления в детали понять, как оценивает уровень знаний кандидата.
- Задача на финальный отбор перед собеседованием:
- Те, кто достоин приглашения, помечаются статусом «Приглашен на 1-е интервью». Отправляется письмо с предложением встречи у нас в офисе.На предполагаемую дату сразу бронируется время в календаре руководителя.
- За 1 день до собеседования кандидату отправляется напоминание о том, что через 24 часа мы ждем его в офисе, и что необходимо подготовиться к интервью. Здесь решается сразу несколько задач: во-первых, повышается конверсия (так как меньше кандидатов пропускают собеседование по причине забывчивости), а во-вторых, руководитель избавляется от множества незапланированных «окон» в своем графике.
- В конце собеседования возможны 2 варианта развития событий:
- Для ответа кандидата (как положительного с job-offer’ом, так и отрицательного) назначается время.Если кандидат явно нам не подходит, то мы отказываем сразу. Для нас в приоритете честность, открыть и прямая обратная связь.
- После формирования предложения создаются 2 новые сущности:
- Сделка.Контакт.
Это помогает разделять кандидатов, которые дошли практически до финала, и собирать статистику по достигнутым соглашениям.
- Если сотрудник согласен на условия, то мы ударяем по рукам, и в дело вступает процесс приема на работу:
- Автоматически создаются все нужные доступы:Приглашение в портал.Корпоративная почта.Доступ к файлам с регламентами.Ставится задача по прохождению обучающего курса.
Польза от этого очевидна – меньше времязатрат, быстрее запускаются отдельные процессы (а скорость на данном этапе очень важна).
Почему именно так?
Ответим на часто задаваемые вопросы и заодно добавим несколько комментариев от себя:
- Почему просто не делегировать эту рутину сотруднику с небольшим окладом? Зачем заморачиваться с автоматизацией?
- Неправильно путать эти понятия. Делегировать набор сотрудников человеку с небольшим окладом, а соответственно и компетенциями – неправильная стратегия. Автоматизация позволяет делегировать эту функцию более компетентным сотрудникам, сокращая ресурсозатраты до минимума, но в тоже время повышая качество отбора.Поэтому «заморачиваться» однозначно нужно. По крайней мере в нашем случае – аутсорс-продакшн обязан быть еще и «лид-магнитом» для ловли веб-исполнителей. Другое дело – когда классическое digital-агентство не хочет брать на себя эту головную боль и просто приходит за субпродакшном.
- Как не допустить ситуации, когда клиентские проекты и сотрудники смешиваются в воронке продаж?
- Разделяйте порталы. Создайте отдельный, который будет служить только HR-целям.
- Правильно ли приглашать на очную встречу сразу после выполнения тестового задания?
- Нужно помнить, что среди разработчиков есть интроверты. Их не то чтобы много, но они есть. Этим людям комфортно работать в привычной среде без новых знакомств. Поездка в новый офис может быть даже в какой-то мере стрессом. Но она обязательна. Мы за общение вживую. Только в рамках него проясняются многие моменты, которые не видны при удаленных коммуникациях. Помните, что ТЗ – это не панацея.
- Как фильтровать людей, выполнивших ТЗ?
- Здесь лучше не отсеивать многих. Дело в том, что независимо от результата, если человек постарался и хоть как-то реализовал поставленную задачу – значит, он уже объективно лучше других кандидатов. Научить какой-то технологии легко. А вот научить ответственности, пунктуальности и старательности – крайне сложно.
Что можно автоматизировать еще?
Если чувствуете, что описанной выше схемы недостаточно, можно подумать еще и о следующем:
- Автоматизация отбора / фильтрации. Можно сортировать кандидатов исходя из:
- Опыта.Возраста.Навыков.Любых других параметров, которые можно оцифровать.
- Автоматизация оценки навыков. Если есть подозрения, что кандидат некорректно оценивает свой собственный уровень, а ТЗ не раскрывает все его потенциалы / недостатки, то можно расширить список входных вопросов и на основе ответов кандидата автоматически по формуле выводить оценку его текущего уровня.
- Связка между собой прочих промежуточных этапов, когда это необходимо. Например, если после выполнения ТЗ все-таки есть ощущение, что уровень профессиональных навыков кандидата недостаточен (несмотря на ответственный подход к заданию), то мы можем исходя из реакции технического директора в задаче на проверку:
- Либо отправить письмо с его обратной связью и вопросами кандидату.Либо попросить сделать 2-е тестовое задание (уже совершенно другого характера).
- Автоматизация составления job-offer’a. Чтобы не делать это каждый раз вручную, можно шаблонизировать данный документ и заполнять поля на автомате – подставлять в нужные места фамилию и имя кандидата, рассчитывать схему мотивации, исходя из его опыта / навыков и т. п.
Вместо заключения
Вот так выглядит наша система изнутри. И мы рады с вами ей поделиться.
А еще больше будем рады ответным комментариям:
- Как вы автоматизируете HR-процессы в своей компании?
- От автоматизации каких этапов отказались, а в отношении каких наоборот приняли положительное решение?
- Хотели бы узнать больше о нашем опыте в рамках следующих статей?
Бедные соискатели....
Расскажите, пожалуйста, а как у Вас подбор происходит? Хотелось бы перенять лучшие практики.
Идея здравая. Сейчас как раз нахожусь на стадии поиска работы и, к сожалению, вынужден отметить, что подавляющее большинство HR-специалистов некомпетентные и безответственные люди. Постоянно забывают предоставлять обратную связь либо назначать последующие этапы собеседования, либо просто не умеют отсеивать кандидатов.
"«Уточнение деталей» – кандидату автоматически отправляется письмо с приветствием и стандартным вопросом – просьба рассказать о своем опыте / проектах."
Ты тут стараешься пишешь резюме, следуя всем этим дурацким статьям "25 советов как улучшить ваше резюме" и "Составляем правильное сопроводительное письмо". А тебе бац и автоматический ответ: "расскажите поподробней". Роботодатель мечты!
именно роботодатель )))))))))))))
Интересная статья, спасибо, что поделились
Только вот у меня вопрос касаемо "Автоматически создаются все нужные доступы:Приглашение в портал.Корпоративная почта.Доступ к файлам с регламентами.Ставится задача по прохождению обучающего курса." – как это делается автоматически?
У меня есть подобный опыт работы с автоматизированными заявками на проблемные интервью через Trello, почту и календарь, поэтому в целом поняла, как это делалось. Но вот с "автоматическими доступами" большой вопрос...
Анна, программируем :) Создаем через API почту на яндексе. После этого регистрируем на него пользователя в Битрикс24, также через API. В Битрикс24 запускаем (тоже кодом) процесс по добавлению сотрудника в нужные группы, которые дают автоматом доступ к регламентам. Также данный процесс ставит задачу по заполнению данных, ознакомлению с нужными документами, а также на прохождение курсов.