Личный опыт Anton Semenov
4 553

«Тебе письмо, новичок»

Почему мы используем бездушные механизмы email-рассылки для адаптации живых сотрудников.

В закладки
Аудио

При словах «адаптация сотрудников» обычно представляется набор ритуалов, который проводит отдел персонала в крупных компаниях: с лекцией по корпоративной культуре, раздачей брошюр и подписями руководителей в листе адаптации.

Всё это нам было ни к чему. Тем более пока новый сотрудник появлялся в команде раз в три–четыре месяца: он попадал в заботливые руки одного из основателей компании, который вкладывал в его голову всё, что нужно для работы.

Но когда новички стали появляться каждый месяц и чаще, стало понятно, что пора предпринять что-то системное.

Команда «Банды умников» небольшая и распределённая: всего 35 человек в Питере, Москве, Киеве и Таллине. Понятно, что практики, которые используют в крупных компаниях, у нас будут выглядеть смешно. Поэтому мы начали внедрять свой процесс управляемой адаптации и автоматизировать его.

Зачем это всё вообще нужно

Есть три причины, по которым мы занимаемся адаптацией новых сотрудников: деньги, климат в команде и наша репутация.

1. Деньги

Чем меньше новичок парится по пустякам, тем быстрее он адаптируется, вникает и начинает приносить пользу. Кроме того, он чувствует себя комфортно и не увольняется «на стрессе», поэтому никому не приходится искать кандидата ему на замену.

А сколько нам стоит ошибка? Посчитаем. Если мы оказываемся в ситуации, когда сотрудник уходит после трёх месяцев адаптационного периода, мы теряем 600 тысяч рублей, и это по самым скромным подсчётам.

150 тысяч рублей — зарплата сотрудника за три месяца. Ещё 150 тысяч рублей — время людей, которые занимались подбором, собеседованиями, адаптацией и обучением. Ещё 150 тысяч рублей — новая кампания по подбору. И от 150 тысяч рублей до бесконечности — прибыль, упущенная в связи с тем, что какое-то время полезная работа просто не выполняется.

2. Климат в команде

Если новичка нормально адаптировать, он не ходит потерянный, не дёргает всех в поисках ответа на каждый вопрос, не бесит других и не вызывает у особенно сочувствующих коллег желания постоянно его опекать. Наоборот, он подходит к нужным людям по делу, сразу начинает ставить встречи в календаре, в первые же дни включается в работу, сам засыпает зёрна в кофемашину, в общем, ведёт себя как цивилизованный человек.

3. Наш HR-бренд

Разочарованный сотрудник, покинувший компанию, — это всегда грустно. Будет он делиться негативом только с мамой или распространит его везде, докуда руки дотянутся, — зависит только от его энтузиазма.

Кроме того, мы изначально были заложниками собственных гуманистических идеалов, поэтому делали ставку на содержательное обучение людей. Нам нужно было, чтобы человек не просто решал какие-то наши задачи, а понимал: зачем мы это делаем, как вообще решать задачи того или иного типа, как потренироваться, чтобы получалось решать такие задачи быстрее и проще.

Что мы хотим от человека

Прежде чем начать что-то объяснять новичкам, важно решить, какие знания и навыки им пригодятся, чтобы начать максимально эффективно работать у нас, и чтобы им самим было комфортно. Вопрос звучал так: «Что мы чаще всего объясняем новым ребятам?»

Идей было полно, поэтому мы решили их упорядочить: сделали Mind map с основными категориями навыков.

В каждой категории подробно расписали всё, что должен уметь сотрудник. Так, например, выглядела детализация одной из категорий:

Оставалось сделать что-то, что позволяло бы донести до новичка огромный объём информации: так, чтобы самим не уработаться, и чтобы новичок не сошёл с ума и понимал, как это всё использовать.

Ок, а что было дальше?

А дальше была проблема. Нанять отдельного человека, который занимался бы обучением новичков, мы себе позволить пока что не можем — наш бизнес, мягко говоря, «без жирка»: за спиной у нас нет инвесторов и большого запаса рентабельности. Поэтому нужен был простой и недорогой инструмент, который бы закрывал существенную часть задач по адаптации новых ребят.

Мы выбрали email-канал, поскольку активно используем почтовый маркетинг в продвижении наших продуктов. Для нас этот инструмент был понятным и хорошо испытанным в деле. После этого мы всей командой сделали цепочку из 25 писем, которая была призвана донести до новичка всё, что нужно для работы. Так выглядит фрагмент её структуры:

Вот три важных преимущества email-канала.

  1. Порционная подача. Если бы мы объединили всю информацию в один талмуд и с грохотом обрушили на нового сотрудника, у него не было бы шансов извлечь из этого пользу: это было бы как попытка съесть всё на шведском столе. «Справочники сотрудника» я видел во многих компаниях, а вот чтобы кто-то их читал — нигде.
  2. Автоматизированность процесса. Когда появляется новый человек, достаточно нажать одну кнопку, чтобы он начал получать письма в комфортном темпе. Сразу было понятно, что отправлять письма просто «раз в N дней» было бы неправильно. Поэтому мы сделали так, чтобы письма приходили только в будни и не совпадали по времени с регулярными SCRUM-встречами. Для этого мы использовали MailChimp: этот инструмент можно очень тонко настраивать, да и владеем мы им неплохо.
  3. Регулярные напоминания. Тот же «справочник сотрудника» просто абстрактно существует, но никак не даёт о себе знать. Рассылка же создаёт стимул открыть письмо и прочитать что-то новое.

Как это работает

В свой первый рабочий день сотрудник получает первое письмо, в котором мы ему рассказываем, что будет происходить дальше.

А далее новичок начинает получать эти письма каждые два–три дня. Разумеется, мы не погружаем его сразу в особенности работы с «1C», сертификации и международной логистики. Мы начинаем с очень простых вещей: что и где находится в офисе, как поступать, если возник тот или иной вопрос, на что полезно обращать внимание.

Вот, к примеру, одно из первых писем, в котором мы рассказываем, как у нас принято работать, чтобы всем было комфортно.

В каждом письме есть маленькое практическое задание: иногда оно просто весёлое (например, сыграть с коллегами в кикер), а иногда — сугубо прикладное (например, подключиться к пяти основным каналам в Slack).

Постепенно мы переходим от организационных моментов к важным особенностям нашей работы: рассказываем, как устроена коммуникация в команде, какие инструменты мы используем, как храним и передаём информацию — в общем, говорим о разных важных вещах.

При этом в самом тексте письма информации минимум — только всё самое важное. Но также в письме есть масса полезных ссылок: если о чём-то захочется узнать поподробнее, можно сразу посмотреть или отложить на потом.

Например, для project-менеджера тема управления проектами актуальна по определению — понятно, что он будет погружаться до hard-уровня. А для человека, который занимается сборкой заказов, вполне достаточно каких-то базовых вещей по этой теме.

Пять принципов, которые решают всё

Ещё перед созданием этого большого курса мы выделили самые важные принципы, которыми руководствовались в каждом письме.

  1. Задаём себе вопрос: «Что в рамках конкретной темы приходится объяснять чаще всего?» Это помогало вытащить из всего объёма знаний самое важное.
  2. Делаем минимальный гарантированный результат: рассказываем только самое важное. Все нюансы — на второй план.
  3. Используем простой язык и наглядные примеры. Не пытаемся ошарашить новичка глубиной своих познаний, а рассказываем, как будто перед нами друзья на кухне.
  4. Обязательно даём ответ на вопросы: «Зачем это надо?», «Почему это важно?». Никто не будет вникать в то, что выглядит бессмысленным.
  5. Простые интерактивные задания: важно, чтобы новичок как можно быстрее начал что-то делать сам и взаимодействовать с командой.

Последний принцип тесно связан с тем, как мы оцениваем успешность прохождения стажировки и адаптационного периода: решение у нас принимает не директор, а команда. Даже если у меня будут сомнения, а команда скажет: «Это крутой чувак, он здорово справляется и помогает нам», человек будет у нас работать. Поэтому важно, чтобы новый сотрудник был на виду с первых дней.

Что из этого получилось

Внедрение рассылки помогло нам кратно увеличить скорость адаптации и погружения новичков в работу. Не успеваешь оглянуться, а человек уже успешно справляется с задачами, которые ты хотел приберечь до окончания испытательного срока, во всю играет в кикер с коллегами и организует турниры ЧГК по пятницам.

Цифры нас радуют не меньше. За последний год у нас вышло на стажировку 28 кандидатов, по итогам стажировки отказались от работы только двое, ещё троим мы отказали сами. На испытательный срок вышло 23 сотрудника, и по его итогам не было ни одного отказа со стороны кандидатов. Двое из них нам всё же не подошли, а остальные ребята очень быстро включились в команду и работают у нас до сих пор.

Что же будет дальше?

Несмотря на то, что мы мечтаем всегда оставаться маленькой командой, объём работы растёт вслед за оборотами. А значит — без новых ребят нам никак.

Поэтому через какое-то время нам понадобится ещё один важный участник команды — HR-бизнес-партнёр. Это не просто человек, который занимается подбором и помогает ребятам в первые дни — это сотрудник, который занимается обучением и развитием команды в самом широком смысле, обсуждает с сотрудниками их трудности и успехи в процессе адаптации и дальнейшей работы.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Anton Semenov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 27, "likes": 36, "favorites": 77, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 67382, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 16 May 2019 10:51:57 +0300" }
{ "id": 67382, "author_id": 46563, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/67382\/get","add":"\/comments\/67382\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/67382"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }

27 комментариев 27 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
17

Я лет 10 назад работал в компании, где отдел персонала еженедельно рассылал вестник в духе "Позор тем, кто ходит в курилку больше 2 раз в день" и "Наш директор Станислав Леонидович посадил деревце". Естественно всех тошнило от этого компоста, и у большинства коллег эти письма автоматом уходили в спам.

Всё это я к чему: удивительно видеть внутрикорпоративную рассылку без тупого гонора, от которой реально есть толк. Когда-нибудь у себя запустим что-нибудь такое, с упором на техническую часть и регулярно возникающие ошибки

Ответить
5

С упором на ошибки - это как? "Вчера токарь Кирилл ошибся, поэтому его намотало на станок, вот фотка, не делайте как Кирилл"?)

Ответить
1

Не буквально освещать все ошибки. Есть, например, 8-10 косяков, которые периодически допускают операторы при оформлении / ведении / закрытии заказа (особенно в первые 1-2 месяца работы), и о них можно рассказывать ДО того как они вылезли. Если мы предотвратим хотя бы 20% этих ошибок превентивными мерами, будет зашибись. Как вариант, с помощью рассылки

Ответить
0

RRCA и клиника качества вам в помощь ;)

Ответить
0

Я бы читал такие рассылки.

Ответить
1

Ну здесь по всякому можно посмотреть. Если в рассылке корпоративный "елей", то в спаме таким письмам самое место. Если там поржать есть над чем (а тему про курилку вполне можно подать в таком ключе), то только "за". PS - а про деревце поржал. Представив реально такое письмо с подобной интонацией

Ответить
2

Почему бы в первый день не выдавать сотруднику "подъемные ", например в размере двух окладов? Чтобы он с первого дня себя чувствовал, как дома и ему тут рады.

Ответить
4

кстати подобное тоже делали. даже могу рассказать зачем

Ответить
1

100 грамм боевые. Реально работает.

Ответить
0

Мы давно уже практикуем всем новичкам адаптеры вживлять, очень удобно: поменялись корпоративные ценности — перегрузил и всё

Ответить
1

А для полных удлиненные адаптеры, никаких проблем нет.

Ответить
0

Звучит круто, но как это работает в реальности узнать получится немногим

Ответить
1

Да никак это не работает. Ты устраиваешься работать, а тебе потом предъявляют что ты не улыбаешься, что ты не общаешься.
Из одной конторы такой уволился. Работы навалили дохрена. Думаешь как исполнить задачи, а тут прилетает письмо счастья: У нас вот тренинг, тимбилдинг, давайте забъем на работу, херней пострадаете, а с работой, черт с ней, климат важнее.
И пофиг, что сроки проекта к концу подходят и что потом морковку вставят в заднее отверстие за то, что не успел сделать работу.
После нескольких посещений этого культа, зашвырнул в hr-менеджера стулом.

Ответить
10

«Да никак это не работает <...> Из одной конторы такой уволился <...>»

Вы знаете, это звучит в духе: «Три негра украли по яблоку, значит, все негры — преступники». Охотно верю, что у вас был неприятный опыт, частью которого были письма, которые приходили вам на почту (причём, насколько понял, это была не автоматическая рассылка с заданными параметрами, а просто некие приглашения на митинги, которые приходили не вовремя). К опыту автора это не имеет никакого отношения, полагаю

Ответить
0

Лучший способ узнать — протестировать у себя)

Ответить
0

А сколько времени ушло на составление универсальной для всех и специализированной в зависимости от отдела рассылки? Вряд ли это процесс быстрый. Я просто не очень уверен, что это эффективно, учитывая, что у вас в штате всего 35 человек

Ответить
1

Пару месяцев от идеи до первой реализации. Мы активно вовлекали всех коллеги в работу!

Ответить
0

А как у вас офис растет при активном найме? Или вы сняли изначально с планированием роста на год?

Ответить
0

Мы снимаем доп помещения в бц.

Ответить
0

Это хорошо, когда есть такая возможность.

Ответить
0

Ваш подход и инфраструктура категорически не соответствуют скромным масштабам.
Возможно вы занимаетесь херней вместо того, чтобы сконцентрироваться на бизнесе.

Но получается очень мило и я увидел много полезных вещей, которые хорошо зайдут и у меня.

Ответить
0

Действительно многие инструменты и подходы скорей из более крупного бизнеса. Объясняется это тем, что мы хотим оставаться небольшими как можно более долго. Для этого нам нужно каждого коллегу прокачивать сильнее, плюс автоматизация.

Ответить
0

Мне понравилась идея и игровое начало: похоже устроено обучение в компьютерных играх. Мне кажется, такой порционный подход должен хорошо работать.

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Хакеры смогли обойти двухфакторную
авторизацию с помощью уговоров
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }