«Тебе письмо, новичок»

Почему мы используем бездушные механизмы email-рассылки для адаптации живых сотрудников.

При словах «адаптация сотрудников» обычно представляется набор ритуалов, который проводит отдел персонала в крупных компаниях: с лекцией по корпоративной культуре, раздачей брошюр и подписями руководителей в листе адаптации.

Всё это нам было ни к чему. Тем более пока новый сотрудник появлялся в команде раз в три–четыре месяца: он попадал в заботливые руки одного из основателей компании, который вкладывал в его голову всё, что нужно для работы.

Но когда новички стали появляться каждый месяц и чаще, стало понятно, что пора предпринять что-то системное.

Команда «Банды умников» небольшая и распределённая: всего 35 человек в Питере, Москве, Киеве и Таллине. Понятно, что практики, которые используют в крупных компаниях, у нас будут выглядеть смешно. Поэтому мы начали внедрять свой процесс управляемой адаптации и автоматизировать его.

Есть три причины, по которым мы занимаемся адаптацией новых сотрудников: деньги, климат в команде и наша репутация.

Чем меньше новичок парится по пустякам, тем быстрее он адаптируется, вникает и начинает приносить пользу. Кроме того, он чувствует себя комфортно и не увольняется «на стрессе», поэтому никому не приходится искать кандидата ему на замену.

А сколько нам стоит ошибка? Посчитаем. Если мы оказываемся в ситуации, когда сотрудник уходит после трёх месяцев адаптационного периода, мы теряем 600 тысяч рублей, и это по самым скромным подсчётам.

150 тысяч рублей — зарплата сотрудника за три месяца. Ещё 150 тысяч рублей — время людей, которые занимались подбором, собеседованиями, адаптацией и обучением. Ещё 150 тысяч рублей — новая кампания по подбору. И от 150 тысяч рублей до бесконечности — прибыль, упущенная в связи с тем, что какое-то время полезная работа просто не выполняется.

Если новичка нормально адаптировать, он не ходит потерянный, не дёргает всех в поисках ответа на каждый вопрос, не бесит других и не вызывает у особенно сочувствующих коллег желания постоянно его опекать. Наоборот, он подходит к нужным людям по делу, сразу начинает ставить встречи в календаре, в первые же дни включается в работу, сам засыпает зёрна в кофемашину, в общем, ведёт себя как цивилизованный человек.

Разочарованный сотрудник, покинувший компанию, — это всегда грустно. Будет он делиться негативом только с мамой или распространит его везде, докуда руки дотянутся, — зависит только от его энтузиазма.

Кроме того, мы изначально были заложниками собственных гуманистических идеалов, поэтому делали ставку на содержательное обучение людей. Нам нужно было, чтобы человек не просто решал какие-то наши задачи, а понимал: зачем мы это делаем, как вообще решать задачи того или иного типа, как потренироваться, чтобы получалось решать такие задачи быстрее и проще.

Прежде чем начать что-то объяснять новичкам, важно решить, какие знания и навыки им пригодятся, чтобы начать максимально эффективно работать у нас, и чтобы им самим было комфортно. Вопрос звучал так: «Что мы чаще всего объясняем новым ребятам?»

Идей было полно, поэтому мы решили их упорядочить: сделали Mind map с основными категориями навыков.

В каждой категории подробно расписали всё, что должен уметь сотрудник. Так, например, выглядела детализация одной из категорий:

Оставалось сделать что-то, что позволяло бы донести до новичка огромный объём информации: так, чтобы самим не уработаться, и чтобы новичок не сошёл с ума и понимал, как это всё использовать.

А дальше была проблема. Нанять отдельного человека, который занимался бы обучением новичков, мы себе позволить пока что не можем — наш бизнес, мягко говоря, «без жирка»: за спиной у нас нет инвесторов и большого запаса рентабельности. Поэтому нужен был простой и недорогой инструмент, который бы закрывал существенную часть задач по адаптации новых ребят.

Мы выбрали email-канал, поскольку активно используем почтовый маркетинг в продвижении наших продуктов. Для нас этот инструмент был понятным и хорошо испытанным в деле. После этого мы всей командой сделали цепочку из 25 писем, которая была призвана донести до новичка всё, что нужно для работы. Так выглядит фрагмент её структуры:

Вот три важных преимущества email-канала.

В свой первый рабочий день сотрудник получает первое письмо, в котором мы ему рассказываем, что будет происходить дальше.

А далее новичок начинает получать эти письма каждые два–три дня. Разумеется, мы не погружаем его сразу в особенности работы с «1C», сертификации и международной логистики. Мы начинаем с очень простых вещей: что и где находится в офисе, как поступать, если возник тот или иной вопрос, на что полезно обращать внимание.

Вот, к примеру, одно из первых писем, в котором мы рассказываем, как у нас принято работать, чтобы всем было комфортно.

В каждом письме есть маленькое практическое задание: иногда оно просто весёлое (например, сыграть с коллегами в кикер), а иногда — сугубо прикладное (например, подключиться к пяти основным каналам в Slack).

Постепенно мы переходим от организационных моментов к важным особенностям нашей работы: рассказываем, как устроена коммуникация в команде, какие инструменты мы используем, как храним и передаём информацию — в общем, говорим о разных важных вещах.

При этом в самом тексте письма информации минимум — только всё самое важное. Но также в письме есть масса полезных ссылок: если о чём-то захочется узнать поподробнее, можно сразу посмотреть или отложить на потом.

Например, для project-менеджера тема управления проектами актуальна по определению — понятно, что он будет погружаться до hard-уровня. А для человека, который занимается сборкой заказов, вполне достаточно каких-то базовых вещей по этой теме.

Ещё перед созданием этого большого курса мы выделили самые важные принципы, которыми руководствовались в каждом письме.

Последний принцип тесно связан с тем, как мы оцениваем успешность прохождения стажировки и адаптационного периода: решение у нас принимает не директор, а команда. Даже если у меня будут сомнения, а команда скажет: «Это крутой чувак, он здорово справляется и помогает нам», человек будет у нас работать. Поэтому важно, чтобы новый сотрудник был на виду с первых дней.

Внедрение рассылки помогло нам кратно увеличить скорость адаптации и погружения новичков в работу. Не успеваешь оглянуться, а человек уже успешно справляется с задачами, которые ты хотел приберечь до окончания испытательного срока, во всю играет в кикер с коллегами и организует турниры ЧГК по пятницам.

Цифры нас радуют не меньше. За последний год у нас вышло на стажировку 28 кандидатов, по итогам стажировки отказались от работы только двое, ещё троим мы отказали сами. На испытательный срок вышло 23 сотрудника, и по его итогам не было ни одного отказа со стороны кандидатов. Двое из них нам всё же не подошли, а остальные ребята очень быстро включились в команду и работают у нас до сих пор.

Несмотря на то, что мы мечтаем всегда оставаться маленькой командой, объём работы растёт вслед за оборотами. А значит — без новых ребят нам никак.

Поэтому через какое-то время нам понадобится ещё один важный участник команды — HR-бизнес-партнёр. Это не просто человек, который занимается подбором и помогает ребятам в первые дни — это сотрудник, который занимается обучением и развитием команды в самом широком смысле, обсуждает с сотрудниками их трудности и успехи в процессе адаптации и дальнейшей работы.