Как организовать всемирный Behance Portfolio Review в небольшом городе

Рассказ от Digital-агентства «Атвинта» о том, как проводить ежегодные дизайн-встречи в небольшом городе и сделать их популярными даже за пределами региона.

1 июня мы, digital-агентство «Атвинта», провели Behance Portfolio Review в Кемерове: целый день лекций от клёвых представителей визуальных профессий из других городов и публичные презентации работ сибирских дизайнеров. В нашем городе мероприятие прошло в четвёртый раз.

В этом году собрали 150 слушателей, треть из них приехали из Новосибирска, Красноярска, Бийска, Томска, Барнаула. А это значит, что у нас получилось развить небольшой кемеровский дизайн-митап до события регионального уровня.

Мы решили поделиться опытом с теми, кто желает организовать в своём городе мероприятие для дизайнеров, но не знает, с чего начать.

Сначала расскажем об эволюции проекта за четыре года, а в конце вас ждёт чек-лист для организаторов.

Behance Portfolio Review в нашем городе начинался с инициативы кемеровских дизайнеров Дмитрия Ковалёва и Степана Краснова. Они стояли у истоков формирования дизайн-коммьюнити в Кемерове.

В 2017 году «Атвинта» предложило свою помощь в формировании программы и договорилось о выступлении с Александром Ковальским из Creative People.

Кемерово стал одним из десяти российских городов, которые провели Behance Portfolio Review в 2017 году. Мероприятие посетили больше сотни человек.

Степан Краснов в 2018 году передал организацию проекта сотрудникам «Атвинты», а сам выступил идейным вдохновителем.

Мы усилили лекционную часть, изменили формат и при этом сохранили лёгкую неформальную атмосферу Behance Portfolio Review-2018.

С этого года принципиальной позицией стало — приглашать спикеров только из других городов и не выступать самим. Так мы снижаем накал псевдоконкуренции за внимание участников, часто присущей региональным агентствам.

К нам приехали с лекциями руководители известных агентств по дизайну: Максим Павлов из Notamedia (Москва), Артемий Фоминых из Lovemedo Branding Agency (Томск), Илья Редько из Only (Новокузнецк).

В предыдущие годы в программе были только доклады: уровень присылаемых работ был невысок, а дизайнеров с хорошим портфолио приглашали спикерами. Ревью проходили только в частном порядке в перерывах.

Теперь в программе появился блок ревью: дизайнеры Кемерова презентуют свою работу со сцены, а спикеры дают обратную связь. Победителя ревью выбирают сами слушатели мероприятия. Для этого в прямом смысле залайкивают участников стикерами.

В этом году Степан Краснов снова стал соорганизатором мероприятия.

А мы осознали: дизайн-коммьюнити в Кемерове есть! Подтверждение — интерес к мероприятию. Нас и Степана спрашивали об очередном Behance Portfolio Review задолго до старта подготовки. В первые два дня после открытия регистрации мы получили 87 заявок на участие — больше половины вместимости зала.

Приглашать спикеров стало проще: на удивление многие слышали про мероприятие в Кемерове и готовы приехать.

В этом году у нас было четыре спикера: Митя Осадчук, креативный директор Mail.ru Group (Москва), Алексей Ашуркин из Only (Новокузнецк), Данил Снитко из Punk You Brands (Барнаул), Артемий Алена Фоминых из Lovemedo Branding Agency (Томск).

Нарезку лекций из трансляции этого года смотрите в нашем блоге.

Мы уже писали большой чек-лист по организации конференции, который пригодится и при подготовке Behance Portfolio Review.

А здесь расскажем, на что необходимо сделать упор именно в этом проекте.

Из нашего опыта минимальный набор ролей в команде такой:

• Координатор проекта: держит в голове все блоки подготовки от выстраивания программы и приглашения гостей до обустройства площадки, изготовления мерча и координации в день мероприятия.
• Дизайнер: задаст фирменный стиль проекта и масштабирует его на все носители — от сайта или встречи в соцсетях до раздатки и заставок для проектора.
  
• Промоутер мероприятия: разошлёт анонсы в паблики, электронные афиши и интернет-издания, будет вести встречу с новостями подготовки в соцсетях, запустит таргетированную рекламу при необходимости
  
• Технический специалист: настроит трансляцию, будет запускать презентации и видео в день проекта.
  
• Администраторы на площадку в день проведения: встретят гостей, проследят за порядком, помогут участникам сориентироваться на месте, будут следить за таймингом и ассистировать в зале на секции вопрос-ответ.

Некоторые из этих функций может совмещать один человек. А для некоторых задач можно привлекать не только сотрудников, но и неравнодушных волонтёров. Важно: не взваливайте всё на одного человека, тогда вы ничего не упустите, и мероприятие пройдёт гладко.

Мы приглашаем выступить с лекциями тех, чьи работы в «сохранёнках» у наших дизайнеров. Просим спикеров, чтобы в докладах приводили больше примеров из реального опыта взлётов и провалов.

Как приглашаем спикеров:

• Составляем список тех, кто интересен.
• Находим контакты в соцсетях и пишем письмо.
  
• В первом письме кратко рассказываем о проекте самое главное: дата, цель, формат, длительность, планируемое количество гостей.
• Узнаём, на каких условиях человеку интересно у нас выступить.
  

Это весь секрет. Большинство сами заинтересованы выступать на подобных мероприятиях, приезжать в новые города и знакомиться с дизайнерами из других агентств. Остаётся только узнать, свободна ли у них нужная дата.

На бесплатных мероприятиях всегда беда с чётким прогнозированием: сколько же людей в итоге придёт. Количество мест в зале ограничено, а желающих много. При этом кто-то может внезапно передумать, ведь человек не рискует потерять деньги за билет.

Мы делаем двухэтапную регистрацию: сначала нужно оставить заявку на TimePad, а за три дня до события обзваниваем и узнаём, точно ли человек намерен прийти.

Как анонсируем и продвигаем мероприятие:

• Ведём встречу во «ВКонтакте» и все посты дополнительно репостим в чат дизайнеров Кемерова.
• В этом году «ВКонтакте» урезает органический охват, поэтому мы запускали таргетинг публикаций по участникам встречи.
  
• Договариваемся о репостах в тематических местных и федеральных группах.
  
• Размещаем анонсы в афишах и календарях мероприятий.
  
• Хорошо и недорого cработала реклама в «историях» в Instagram. Мы подключили её в последнюю неделю. За четыре дня потратили чуть больше 300 рублей, получили охват в 3500 пользователей и 40 регистраций.
  
• Участников на ревью собираем через анонсы и личное приглашение. Иногда интересные дизайнеры Кемерова стесняются присылать заявки на ревью. Поэтому мы приглашаем их лично.
  

Всегда будут те, кто не сможет приехать на мероприятие. Нам важно, чтобы каждый мог посмотреть выступления, узнать, что происходило в этот день, и стать причастным к событию. Поэтому мы организуем прямую трансляцию и записываем выступления.

Что учесть:

• Протестируйте камеры и настройку трансляции за пару дней до проекта.
• Сделайте контрольный прогон в вечер перед мероприятием.
  
• Если в выступлениях будет использована музыка, ограниченная авторскими правами, видеохостинг может забанить трансляцию. Договоритесь заранее со спикерами, чтобы в видео не было такого звукового ряда. Отключайте звук трансляции в перерывах, если у вас играет фоновая музыка.
  
• Хороший тон при прямой трансляции ставить заставку на время перерывов, если это позволяют техника и знания специалиста.
  
• Заготовьте план Б, если трансляция «отвалится». Например, подготовьте доступы к другому аккаунту для трансляции и камеру с несколькими картами памяти, чтобы хотя бы записать все выступления. В этом году мы были слишком уверены в настройке нашей техники, в результате выступление одного из спикеров не сохранилось в записи.
  

Всё это имеет смысл, если после мероприятия вы создадите возможности для общения участников: афтепати сразу после проекта, общий чат дизайнеров в вашем городе.

Что сделать для поддержания коммьюнити:

• Не забрасывать встречу проекта после дня X: публиковать отзывы из других соцсетей, фото- и видеоотчёты, презентации спикеров.
• На мероприятии анонсировать чат, где общаются дизайнеры города.
  
• Регулярно делиться в чате полезными материалами, стимулировать общение.
  

Вот и все секреты организации Atwinta Behance Portfolio Review в Кемерове. Есть вопросы — задавайте в комментариях. И смотрите записи лекций этого года.