Как подготовиться к тендеру в экстренных условиях и не сойти с ума?

Участие в тендерах — неизбежный вариант работы с частью ваших клиентов. Подобная форма клиентской заявки подразумевает не только прямую коммуникацию и продажу своего продукта заказчику, но и непосредственное соперничество с конкурентами из вашей сферы. Зачастую тендерные заявки «сваливаются» неожиданно. Расскажем, как подготовиться к тендеру в короткий срок так, чтобы не затронуть остальные процессы в компании.

Александр Пфаф, руководитель продакшн-отдела агентства видеорекламы «Хохлов Сабатовский»:

Как принять правильное решение

Самое первое, что мы делаем, когда получаем заявку на тендер с горящими сроками — связываемся с клиентом. Я уточняю у заказчика, по каким причинам установлен такой короткий срок исполнения, почему информация о заявке была предоставлена так поздно. Зачастую, это приводит к тому, что клиент немного сдвигает сроки.

Вне зависимости от сроков, я всегда внимательно изучаю заявку, даже если приходится потратить на это какое-то количество времени. Важно сразу понять, нужно ли подряжать проектную группу для разработки или стоит вообще отказаться от проекта.

Решение принимается на основании коммуникации с клиентом, в ходе которой выясняется, насколько клиент заинтересован, чтобы мы участвовали в этом тендере, хочет ли он увидеть наш креатив. Повлиять на решение могут сроки сдачи, загруженность компании в текущий период и наш опыт в создании таких работ, которые требуются заказчику.

Безусловно, существует ряд задач, с которыми мы потенциально можем справиться несмотря на новизну. Однако важно понимать, что существуют и такие, в которых мы можем проявить больше своего профессионализма отказавшись от них.

Загруженность компании напрямую влияет на нашу возможность участвовать в тендере. Мы не можем набрать больше заказов, чем способны выполнить, так как это приведёт к потере в качестве итогового проекта и возможной потере клиентов. Поэтому мы всегда открыто говорим о том, что сейчас не сможем принять участие в тендере, предлагаем альтернативные решения или же предупреждаем о том, что стоимость услуг возрастёт, так как нам придётся отодвинуть ряд проектов и привлекать дополнительных людей для разработки.

Первые шаги разработки проекта

Только после того, как принимается решение, что игра «стоит свеч», мы подключаем рабочую группу и генерируем креативные концепции. Когда проектная группа занята текущими задачами, мы привлекаем сторонних подрядчиков, чтобы сэкономить время.

Приглашаем крутых режиссёров, чтобы они помогли в разработке коммерческого предложения. Выбираем тех, кто уже работал в той же области, в которой находятся задачи клиента. Например, если требуется рекламный ролик автомобиля, то подбираем режиссёров, которые специализируются на подобных съёмках, договариваемся с ними и предоставляем техническое задание по тендеру. Специалисты, в свою очередь, с вершины своего опыта, предлагают максимально крутые идеи и концепции.

Дополнительная информация о клиенте

Работать с тендерами нам помогает собственный опыт. Я и мои коллеги в прошлом участвовали в тендерах по другим направлениям, что позволяет нам понимать, как всё устроено и какие действия нам нужно предпринимать.

Дополнительно мы стараемся добыть полезную информацию о том, что за компания к нам обратилась, что она из себя представляет, какие у неё бюджеты и ценники, какие видеоролики ранее создавали для данного клиента другие представители индустрии. Всё это позволяет понимать, какие маркетинговые бюджеты заложены у компании, которая нас «тендерит».

Одним из наших успешных кейсов стало сотрудничество с «Сибирской коллекцией». Задача тендера была на создание креатива. Мы познакомились с клиентом, узнали об условиях участия, начали разрабатывать креативную концепцию. Пожалуй, выиграть помогло наше упорство — мы не сдавались до самого последнего момента. У этого тендера не было чёткого дедлайна, клиент сам принимал решение, когда запускать съёмку креатива. Мы разрабатывали коммерческое предложение порядка полутора-двух месяцев — раз в неделю улучшая креатив на основании комментариев клиента.

Несмотря на затянувшийся срок, мы не сдались. Хотя у коллег уже был небольшой скепсис. Проскакивали мысли, что это ненужная история, на которую мы потратили много времени. Однако мы дожали и выиграли тендер. Мы хорошо понимали, что с точки зрения маркетинга даст нам сотрудничество с компанией такого уровня, это и укрепило наше упорство.

Трудности и советы

Если говорить об экстренной подготовке, то я могу дать только один совет — нужно всегда быть готовым к тому, что может «прилететь» неожиданная тендерная заявка. В любой момент может произойти такая история, придётся быстро кооперироваться, находить время в череде текущих проектов, чтобы мобилизовать силы и подготовить крутое коммерческое предложение.

Мой опыт подсказывает, что самый классный креатив получается тогда, когда есть жёсткое ограничение по времени. Самые крутые идеи всегда приходят за день до дедлайна и, возможно, это даже хорошо.

В коммерческом предложении для тендера одной из ключевых вещей является упаковка. Чем подробнее, интереснее и ярче будет представлена идея, чем красивее будет презентация и чем детализированнее будет смета, тем больше шансов на победу. Поэтому нужно понимать, что придумать креативную идею — ещё только половина дела, ведь её нужно успеть оформить и не пролететь по срокам.

С самой большой трудностью мы столкнулись, когда нужно было разработать обширное коммерческое предложение, которое включало в себя несколько аниматиков, презентацию, отрисовки продукта, при чём на всё это были даны сутки. Это было сложно и весело. Именно поэтому нужно всегда иметь в виду, что заявки бывают неожиданными и знать, как и с кем вы будете работать, чтобы превратить заявку в успешный кейс.

Такие моменты, на самом деле, ещё сильнее сплочают команду, помогают понять, что наша ежедневная работа была далеко не напряжённой. Потому что тендеры, безусловно, заставляют работать намного интенсивнее.

Автор статьи: Ирина Краус