Как не провалить проект, когда команда на удаленке

В 2018 году Илья Тимаховский запустил в Краснодаре велошеринг — прокат велосипедов через приложение. Чтобы сэкономить на содержании офиса, Илья нанял удаленных сотрудников. Что из этого получилось, расскажет сам Илья.

Велошеринг в России — это растущий рынок. Экономика шеринга прибавляет по 20-40% в год. Я понял, что продуктом будут пользоваться каждый день — люди постоянно куда-то двигаются, минимум несколько поездок в сутки. Плюс для клиентов — это низкий средний чек. Тогда люди становятся потенциальными клиентами — увеличивается ЦА. А еще рынок диджитализируется — мне это на руку.

Осенью 2018 года начали тестировать мобильное приложение и велосипеды, чтобы проверить, как всё работает в боевых условиях. Основной запуск прошел в марте 2019 года. О себе мы рассказывали через контекстную и таргетированную рекламу, соцсети. Хорошим источником было сарафанное радио — рекомендации от тех, кто пользовался сервисом.

Мы сменили нескольких подрядчиков по написанию мобильного приложения. Приходилось переносить сроки, тратить значительные суммы. Еще одна боль — служба безопасности. За время открытия мы сталкивались с вандалами и попытками кражи велосипедов.

Однажды наш велосипед подожгли — облили чем-то горючим.

Чтобы подобного не повторилось, я поставил задачу безопасникам — заказать новые GPS-модули. Безопасники обратились к поставщикам, те обещали привезти модули. Проблема в том, что одному отделу постоянно приходилось «пинать» другой. Эту задачу закрывали очень долго.

Думаю, дело в приоритизации — не выделили из всех задач важные и срочные. Мы ведь стартап, и многие вещи приходится тестировать "в полях", когда результата может и не быть. Мы читали о разных способах управления командой и сейчас находимся в поиске лучшего сервиса, который подойдет нам. Решили попробовать Kaiten.

Мне, как руководителю важно видеть всё «верхнеуровнево», на одном рабочем экране. Я хочу отслеживать статусы по отдельным задачам, которые у меня в фокусе. Мне просто некогда теребить исполнителей по каждой задаче.

Растет количество задач — уже открылись представительства по франшизе в другом городе и на фазе запуска ещё пять. Нужна визуализация этой работы. Важно оперативно решать задачи, и не уйти в хаос. Я решил разместить работу всей команды в Kaiten на одном пространстве, но на разных досках: маркетинг, запуск городов, безопасники, механики и т.д.

Теперь все сотрудники видят прогресс по своим задачам, а я отслеживаю только те, что приоритетны для меня. Бардак от большого количества мелких задач испарился.

Мы сравнивали Kaiten c Trello — тот же принцип досок, но есть аналитика и расстановка приоритетов. Нам понравилось, что не приходится путаться в разных досках и задачах. На одно пространство можно вывести основные доски, действительно визуализировать весь рабочий процесс. Это помогает сфокусироваться на главном.

Например, улучшили службу безопасности — оперативно успеваем задержать нарушителей и передать в полицию. Отдел маркетинга не погребен под горой задач, а запуск в других городах планомерно приближается. Стало видно, из-за каких карточек стопор в работе — где «бутылочное горлышко»

Мы только начали работать со всеми этими досками и пространствами. Задач и сотрудников будет только больше — продолжим тестировать систему дальше. Что из этого получится, напишу в новой статье.

Есть опыт управления бизнес-процессами на удаленке? Рассказывайте, будет интересно узнать как это работает у вас!