Как я хотел управлять ожиданиями клиентов с помощью гугл-таблицы и шаблона в Notion, и вот что из этого вышло

«Сколько будет стоить разработка?» — всегда спрашивают клиенты на первой же встрече. Но в IT дать точную оценку работ невозможно. Я думал, что нашёл решение.

Мой основной бизнес — студия разработки panfilov.digital, которой в этом году исполняется 10 лет. Каждый новый клиент просит рассчитать предварительную стоимость проекта. На самом деле точно назвать цену до самого окончания работ невозможно, но у заказчика нужно создать правильные ожидания.

Я придумал решение ― два шаблона на основе моего опыта, чтобы заказчики могли спланировать бюджет на разработку. В статье рассказываю, как они работают и что произошло, когда мы стали внедрять их в работе с нашими клиентами.

Такой гибридный формат — оптимальный для обеих сторон. Так риски распределяются равномерно. С одной стороны, заказчик может прогнозировать затраты по этапам, с другой стороны, исполнитель не подписывается под большой проект и сохраняет гибкость в планировании.

В работе с новыми проектами по спринтам мы разделяем работу на следующие шаги:

Когда процесс разработки гибкий и происходит в несколько этапов, нельзя оценить финальный прайс.

Клиентов этот способ редко устраивает.

Тогда на помощь приходит опыт. Я за 20 лет запустил более 500 проектов и могу примерно прикинуть, сколько времени моя команда потратит на выполнение задачи. А значит, могу сделать приблизительную оценку разработки.

Логика такая:

Я сделал гугл-таблицу с расчётами по этой логике и делюсь ей с вами.

Подробнее о том, как пользоваться таблицей и ссылка на шаблон — в моем блоге:

Кстати, эта таблица подходит не только для разработки, но и для любых команд, в которых исполнители тарифицируются по часам: дизайнерам, пиарщикам, контент-маркетологам.

Примерная оценка все еще может отличаться от фактической цены на 50%, а то и на 100%. Поэтому когда клиент соглашается на поэтапную работу, мы делаем приблизительную оценку на все работы и первым этапом продаём проектирование с фиксированной стоимостью.

Результатом этапа проектирования является техническое задание: описание бизнес-требований, бизнес-логика, макеты дизайна и функциональное описание вместе с технической спецификацией.

Когда есть такое ТЗ, программисты могут дать более точную оценку своей работы. Во время проектирования они планируют программную архитектуру продукта, проясняются вопросы, которые влияют на итоговый объём трудозатрат.

Подробное описание компонентов ТЗ и ссылка на шаблон Notion в другой статье из блога →

Мы фиксируем стоимость этапа проектирования, потому что даже если у клиента появятся новые вводные на этапе ТЗ, то это не сильно увеличит трудозатраты на его создание (дизайн + техническое описание). Гораздо хуже, если хотелки будут возникать во время программирования, потому что переделывать написанный код намного затратнее.

Теперь расскажу, что произошло после того, как мы внедрили шаблоны на практике.

Пришёл клиент по ссылке с сайта, который мы сделали для компании «Цифра». Сказали, что всё нравится и хотят такой же: адаптивный, с современным дизайном, с продуманной информационной архитектурой.

Сделали приблизительную оценку в гугл-таблице. Руководитель отдела маркетинга сказал, что всё ок. Мы описали план работ, подготовили документы на этап проектирования с фиксированной стоимостью и были готовы приступать.

И вдруг нам сообщают, что встречу хочет провести коммерческий директор.

Мы предлагаем вариант, как можно сделать дешевле: отложить некоторые разделы на следующий этап, снизить количество анимаций и эффектов на фронтенде. Он говорит нет, не подходит, нужно то же самое, но дешевле. Такая постановка вопроса нас не устроила, мы отказались делать скидку и не стали работать с этим клиентом.

Использование шаблона для предварительной оценки помогло быстро перейти к заключению сделки. А то, что она в итоге сорвалась, не повлекло для нас больших потерь.

С повторным запросом пришёл клиент, для которого мы уже делали один сайт. У заказчика группа компаний, и в этот раз сайт нужен был для многофункционального медицинского центра «Каскад» в Минске.

Сделали предварительную оценку в гугл-таблице, вилка бюджета устроила. Разбили работу на два этапа — проектирование и программирование. Приступили к проектированию с фиксированной стоимостью работ.

Для нас это был первый проект сайта медицинского центра, поэтому мы погружались в нишу с нуля: изучили рынок и конкурентов, проанализировали лучшие практики, прописали пользовательские сценарии. Предложили на выбор два варианта дизайна, клиент выбрал один, в нём отрисовали 50 макетов для всех страниц сайта.

Мы успешно сдали этап проектирования из всех компонентов шаблона ТЗ в Notion. Но дело было в 2022 году, и заказчик принял решение, что разработкой и поддержкой сайта должны заниматься местные белорусские подрядчики, чтобы сократить возможные риски. Клиент нашёл таких исполнителей, передал наши результаты проектирования и начал реализацию проекта.

В итоге все в плюсе — ТЗ + дизайн как отдельный этап даёт ценность: у клиента есть гибкость в выборе подрядчика, а у нас в любом случае есть работа, даже если клиент примет решение идти в разработку с другой командой.

Подробнее про проектирование и дизайн для клиники «Каскад» — в кейсе на нашем сайте.

Обратилась компания «Аквилон» — крупная сеть магазинов DIY в Казахстане. Задача была перезапустить интернет-магазин к следующему сезону, до которого оставалось полгода. Мы сделали предварительную оценку (гугл-шаблон) и первым этапом начали работу над ТЗ и дизайном (Notion-шаблон).

После проектирования стало понятно, что все запланированные функции и разделы к началу сезона запустить не получится. Мы выделили ключевые функции, которые нужны в интернет-магазине в первую очередь, и успешно реализовали их к нужному сроку.

После запуска на протяжении нескольких лет мы продолжаем планомерное развитие проекта. Подробнее про процесс подготовки и запуск MVP-версии интернет-магазина «Аквилон» можно прочитать в кейсе на нашем сайте.

Этап проектирования позволил предметно управлять ожиданиями клиента. То, что мы сделали ТЗ и дизайн до начала разработки, позволило точно спрогнозировать бюджет и сроки реализации функций, необходимых для запуска, и заказчик смог исходя из этого выстроить свои планы.

Напишите в комментариях, зашли ли вам мои шаблоны, и как вы управляете ожиданиями клиентов на своих проектах.

Подписывайтесь на мой телеграм-канал, в нём я пишу про разработку и управление цифровыми проектами.