Основы менеджмента для сына, часть четвёртая: минимальный набор инструментов

Четвёртая статья для моего сына, который скоро станет великим предпринимателем и поднимет кучу бабла.

Тема этого текста спорная и касается буквально всех, все чем-то пользуются, и оно лучшее в мире. А остальное — плохое. А кто плохим пользуется — дураки. Холиварный, словом, предмет, но я рискну.

Содержание:

Менеджеру нужны инструменты. Часто вижу, что люди ничем удобным не пользуются. Одна девочка, которая писала мне тексты, около 50 раз прислала один и тот же файл в мессенджер. Я читал, вносил правки, отправлял обратно, она правила и снова присылала. Файл был сложный, мелких правок много. 50 раз. Уже придумали такие волшебные программы, которые позволяют этого избежать.

Давайте договоримся: не будем спорить, чем именно зашкварно пользоваться. Я просто пишу, что применяю, и объясняю почему. Смею заверить — этот набор вполне удобен для меня.

Если хотите поделиться своим мнением — милости просим, но не надо «iPhone — крутизна, Android — отстой, как вы сидите на этой Windows, все пользователи Microsoft Office — дебилы».

Каким должен быть набор инструментов? В онлайне и облачным. Сегодня, если сбросить мой компьютер со скалы, уничтожив жёсткий диск, я сяду за любой другой и ровно через 15 минут буду работать, как раньше. Этот переход не всегда был простым, к примеру, мне трудно было перелезть с The Bat на онлайн-почту в браузере, месяца два-три ломало, но сейчас ни минутки не жалею, оно того стоило.

Как выбирать себе инструменты? Берите наиболее популярные, так проще найти контакт с контрагентами, скорее всего, у них будет такое же средство связи, соцсеть, редактор.

У популярной программы или сервиса будет больше денег, лучше поддержка, их с меньшей вероятностью закроют. AlternativeTo —хороший сайт, где можно посмотреть на альтернативы и популярность программ и сервисов.

Хорошо, если это Gmail. Почему так категорично?

Ещё можно пользоваться ProtonMail или Tutanota, очень защищённо, но все сразу поймут, что вы либо на WikiLeaks работаете, либо наркотиками торгуете.

Обязательно включите двухфакторную аутентификацию и отвяжите номер телефона: эта самая большая дырка в безопасности. Приходит мошенник в салон с поддельной доверенностью, и дальше все секретные SMS он получит за вас.

Не пользуйтесь почтой от «Яндекса» или Mail.ru, «товарищ майор» может её читать, а насколько чувствительные сведения там окажутся в момент чтения и по какой причине он её читать начал — никто не знает. Просто перестаньте пользоваться этими ящиками.

Для чего нужна почта? Пересылать документы и важные тексты, которые надо зафиксировать. Письмо с Gmail вполне себе служит доказательством в суде, прецеденты были. Почта именно для документов, не пытайтесь слать документы в мессенджеры, для этого есть почта.

В почте Gmail встроен лучший в мире поиск от Google и любой документ находится без проблем. Отсюда важное замечание: тема письма должна быть осмысленной, а тело содержать сопроводительный текст. Не ленитесь написать две строчки, корреспонденту будет приятно, а письма потом легко искать.

Относительно порядка в почте: если во «Входящих» больше 1500 писем, их никак не обработать, это помойка. Сколько же писем должно быть во входящих? Ни одного. У вас есть нужные метки. Пришло письмо? Отсортируйте его, удалите, перенесите в нужный раздел вручную или автоматически. Входящие — просто точка для обработки почты, разделочный стол, письмам там не место.

Тут по предпочтениям. В Болгарии все пользуются Viber. Уж не знаю, как они завоевали рынок, но факт.

Минутка конспирологии: в России в WhatsApp аудитория более ватная, чем в Telegram.

Хорошо, если у менеджера стоят все популярные мессенджеры, для него несложно будет связаться с кем угодно. У меня стоят WhatsApp, Viber, Skype, Messenger, Telegram (и ещё пара, но они не про работу). Skype протухает последние пару-тройку лет, а остальные каналы вполне активны, со своей аудиторией.

Не надо отключать звук у мессенджеров! Как регулировать навязчивых собеседников, поговорим в шестой части, а пока просто примите к сведению: менеджер должен оперативно получать и обрабатывать информацию, должен оперативно реагировать на изменение ситуации, а вы отключили оповещение и всё самое интересное пропустили. Не отключайте.

В России постепенно отходит на второй план, мессенджеры и соцсети телефон заменяют — и успешно. В Болгарии пока нет, звонят очень много.

Давайте рассматривать телефон как средство связи с теми, кто далёк от интернета, и теми, кто к телефону привык. Ещё иногда нужно поговорить голосом, например, если назревает конфликт, у телефона неплохое качество связи и стабильность по сравнению с мессенджерами. Но год от года этот разрыв сокращается.

И да, звук телефона мы тоже не отключаем. Не отключаю звук никогда, и, поверьте, мне никто не звонит ночью или в 7:00 (обсудим в шестой главе).

Уже писал: мой выбор — Todoist, мультиплатформенный, лаконичный, есть совместная работа, есть интеграции с другими сервисами. В платной версии — напоминания (в том числе и с геотегами), прикрепление файлов, голосовые заметки и что-то ещё. Не нарадуюсь, прекрасный инструмент.

В этом году полностью отказался от Microsoft Office, хотя до этого каждый год исправно покупал подписку. Почему? Потому что Microsoft Office плохой и неудобный?

Напротив, считаю, что это отличный офисный пакет и в последние годы разработчики проделали огромную работу по улучшению. Просто за год я им воспользовался раза три. Супруга, которая раньше постоянно в нём работала, ни разу.

Поэтому документы у меня в «Google Документах», пока, в порыве максимализма, вообще снёс все десктопные приложения. Посмотрим, поставлю, может, LibreOffice или OpenOffice, пока нет необходимости, сделал так, чтобы документы автоматом открывались в браузере, три месяца — полёт нормальный.

Возможность совместной работы сложно переоценить, это настоящее спасение. Люди, которые ранее не пользовались «Google документами», привыкают к ним быстро и без проблем.

Новый проект — новая папочка на «Google Диске», все документы в одном месте. Нужен копирайтер — создали для него папку «Тексты», он туда пишет, вы там комментируете, туда выкладываете ТЗ.

Никаких писем, никакой запутанности, всю историю комментариев и правок можно посмотреть. Ровно так же делали с иллюстратором, когда требовалось больше 1000 рисунков: эскизы, правки, сводная таблица со списком работ. Даже не хочу думать, как бы это было в почте или мессенджере, мы бы с ума сошли.

Да, оно живо и актуально. Это прекрасный способ собрать информационные потоки в одном агрегаторе. Google Reader закрыли (сволочи), пользуюсь Feedly, там есть доски (тег + закладка) и удобно сохранять полезное.

У менеджера не должно быть предпочтений среди социальных сетей, должны быть аккаунты везде. Как говорили наши предки: «Что полезно, то и в рот полезло».

Мы используем те социальные сети, где находится наша аудитория и где больше отдача от рекламы. «Одноклассники», TikTok, Facebook — как бы ни относилось наше окружение к этим соцсетям, мы будем там сидеть, если это нужно продукту.

И пусть народ говорит: «Facebook тормозной, TikTok для школоты, "Одноклассники" для старпёров». Нам плевать. Мне совсем не нравятся Instagram, Twitter, «Одноклассники», но у меня в каждой сети есть аккаунт. И даже не один.

Единственно исключение — «ВКонтакте». Ребята и девчата, больше 90% уголовных дел в России заведено за публикации, лайки, переписку в этой соцсети. Личные данные выдают без суда и следствия. Поэтому, мне кажется, использовать не стоит. Да, бывают проекты которые требуют аудитории «ВКонтакте», но аккуратнее.

Интересный исторический факт: с 2014 года аудитория «ВКонтакте» стала уменьшаться. В августе 2018 года руководство приняло мудрое решение скрыть статистику.

Когда работаем с одним исполнителем или заказчиком, никаких сложностей коммуницировать с ним через мессенджеры, почту, соцсети, но если в команде пять человек и это не отдельные задачи, а одна? Всем нужно общаться вместе.

Ни для кого тут не секрет, что Slack — очень удобный мессенджер для групп. Для многих команд он основное средство общения.

Ещё мне импонирует Twist, мне кажется, он может быть даже удобнее Slack. Пока не пробовал, только посмотрел, но хочу испытать в боевых условиях.

Кроме того, могу отметить:

В мой список затесалась офлайн-программа, уж простите, она маленькая. Скриншоты нужны постоянно: что-то показать, объяснить, доказать, зафиксировать.

Пользуюсь бесплатной программой GreenShot. Всё настраивается: области экрана, параметры поведения, интеграции.

Основной браузер Chrome, долго наковыривал закладочные плагины и ничего действительно удобного не нашёл. Пробовал хранить закладки в облаке, сортировать их столбиками и темами, они у меня всплывали, жили в Google, искались в поисковой строке и чего только не делали. Не зашло.

Что же в итоге? Стандартные закладки: панель закладок, на которую вынесены тематические папки, именованные в одну букву (чтобы меньше места занимали и всё помещалось), и древовидная структура.

Когда работаю над проектом, он переползает на панель закладок в папку верхнего уровня, заканчиваю или активность снижается — уползает в тематическую папку на второй-третий уровень.

Есть папка Temp, куда закладываю всё подряд и раз в месяц разбираю (это дело забито в Todoist как регулярное — под названием «Разобрать папку Temp»). Нужное отправляется в тематические папки, ненужное стираю. Раз в год-два выбираю день и чищу все закладки.

Не уверен, что это лучшее решение, но другого у меня нет.

У меня, как и говорил, основной браузер Chrome, раньше был Firefox, потом я пользовался обоими, а потом Firefox отвалился. Конечно, нужны плагины, которые расширяют функциональность. Плагины сохраняются при переустановке, если вы залогинены в браузере. Кратко перечислю те, что полезны для работы:

Перечисленные плагины — на панели. Есть ещё кучка скрытых, но не менее нужных:

Не нужно брать и ставить себе весь список, смотрите, что нужно, заменяйте аналогами, привёл этот набор, чтобы можно было оценить круг задач и понять, что может понадобиться менеджеру.

Предыдущие материалы:

Продолжение, часть пятая — о безопасности и приватности.

Надеюсь, получилось достаточно категорично, безапелляционно и холиварно и мы сможем увидеть вдали, у горизонта, зарницы полыхающих пятых точек!

#сервисы