Почему каждому предпринимателю нужен персональный ассистент и 5 прикладных советов, как нанять годного

За 22 года управления агентством я как-то сумел сделать то, что 5 лет назад продавали все инфоцыгане — уйти из операционки. Не то, чтобы я постиг дзен регулярного менеджмента, но как-то мало помалу построились процессы, наладились взаимосвязи, выстроился костяк и поддерживающие функции и я почти выдохнул.

Но пришла беда откуда не ждали — весь бизнес в России закончился весной 22 года и 29 июля я переехал из Москвы в Алматы. Бизнес сжался в разы, команда уменьшилась в разы, процессы порушились, для тех клиентов, кто переместился с нами на новые рынки, тут тоже оказалось все в новинку. Короче, операционка навалилась с новой силой. Новые юрлица, новые валюты и валютные регулирования, новый бухучет, новые правила, новый бизнес-этикет. Плюс, добавились чисто бытовые проблемы — адаптация в новой стране, документы, ветеринары для котов, школы для детей, поиск местных юристов/бухгалтеров/подрядчиков, офис, логистика.. Короче, задачи тупо перестали умещаться в голове и в календаре.

Я пытался вывозить сам, планировать что-то, как-то кому-то делегировать. Всегда ведь вывозил и почти всегда в одиночку. Но что-то в этот раз выходило не очень. Привет, выгорание, депрессия и прочие признаки психологической и эмоциональной перегрузки.

У меня есть знакомый - серийный предприниматель - который каждый новый свой бизнес начинал с найма ассистента на это направление. И всегда у него как-то отлично получалось. Так что про персонального ассистента я думал давно. Но у меня, в отличие от этого парня, опыт ассистента был в прошлом единичный, и хотя мой ассистент вытащил на себе всю логистику агентства в ковид, мы с ним были категорически лично не совместимы и я каждый раз ломался на общении. Так что, обжегшись раз, я наверное месяца 4 саботировал начало поиска. Типа, если мне и так плохо, а наняв ассистента я, вероятно, “куплю” себе еще проблем, то лучше и не начинать. Да еще и набор требований у меня был такой, что я не видел шансов вообще когда бы то ни было найти кого-то успешно. Ну, сами посудите, мне нужен был местный человек из Алматы, кто знал бы английский и казахский, был бы немного знаком с рекламной отраслью и стоил бы не как чугунный мост.

Как бывшие россияне, так и местные ребята из Казахстана и Узбекистана. А вот с ассистентом прямо ступор какой-то был.

И вот через 4 месяца я случайно увидел в сообществе Паши Хегая пост человека, который, по его словам, решал нерешаемые проблемы с наймом. И что-то меня дернуло этому человеку написать. Так мы познакомились с Сашей Гостищевым из "Up to grade".

Созвонились, поговорили, Саша мне подсказал куда думать, успокоил, что неразрешимых проблем в найме не бывает и это все технологизируется. После разговора прошло еще пару месяцев и я понял, что продолжаю саботировать. Потому что технологию-то я знаю, а результата ( точнее, вероятного отсутствия его ) я по-прежнему боюсь. Пришлось прийти к Саше и его партнеру Милане на поклон и попросить помощи. Пришлось побороть себя и довериться тогда еще незнакомым людям, просто потому, что ощущения от разговора у меня остались приятными, сообщество наше крепкое и помогающее, случайных людей там нет. Короче, прыжок веры, как говорят тренеры и тимбилдеры.

С чего все началось? Меня интервьюировали. Долго и внимательно. Описали мою компанию, выяснили, какие ценности декларируем, какими обладаем. Прогнали меня через интервью для определения персональных особенностей ( для найма персонального ассистента это важно ). И затаились. Я не понял, что происходит и начал нервничать.

А через две недели как повалили! Ребята проанализировали рынок ассистентов Казахстана, собрали базу, предположили, кто еще может подойти на роль ассистента кроме тех, у кого “ассистент” было написано в резюме. Составили описание компании специально под тот психотип, который мне наиболее подходил. И запустили воронку.

За две недели я прособеседовал 8 человек, хотя всего откликов было 1380 (!). Причем, зарплату указал среднюю Алматинскую - около 500 долларов. Из 8 человек только 2 мне не подошли совсем, все остальные моим требованиям удовлетворяли. 7 из 8 сделали тестовое задание на хорошем уровне. При этом, я сформулировал задания с минимальным набором вводных для того, чтобы кроме результата понять, как кандидат думает. И тут Милана дала отличный лайфхак ( может, это только для меня оно было открытием ).

Но так как до этого был момент, когда я остался без обратной связи на две недели (потом выяснилось, что по факту всего одна, но я ж тревожный), доверия к процессу у меня было немного, я был готов согласиться на кандидатуру первой же девушки, которая нормально прошла собеседование и нормально сделала тестовое. Не идеально, но на хорошем уровне. И тут меня ребята отговаривали и уговаривали - Саша, надо посмотреть всех, не надо соглашаться на первое примерно подходящее предложение. Кандидаты есть!

В итоге, через месяц ко мне вышла Наргиза - девушка из Алматы, с казахским и английским, с пониманием маркетинга. И до сих пор она со мной!

Это тоже было для меня новость - испытательный срок - это, конечно, хорошо, но как будто надо его отработать по-любому, И он такой долгий, что уже в конце проще согласиться и оставить кандидата, чем прощаться и потеряв 3 месяца снова возвращаться в поиск. Тестовые дни - это несколько дней, может быть неделя, когда кандидат бросается сразу на реальные задачи из реальной жизни, но на короткие, с быстрым результатом. В тестовые дни хорошо понять, свой человек или нет, и ты еще не так в него погрузился, чтобы было жалко расставаться.

Одним из страхов моих при поиске ассистента был страх, что человек-то у меня будет, а нагрузить я его не смогу. И себя не разгружу и человека демотивирую. И тут мне прямо пришлось напрягать доверие и смелость и отдавать Наргизе даже те задачи, с которыми я не был уверен, что она справится. В итоге, я как тот пессимист из анекдота, который всегда или прав или приятно удивлен, был приятно удивлен.

Казахстан, как и многие другие страны СНГ – уже довольно развитый рынок. И прийти сюда с улицы и доказать, что ты чего-то стоишь – довольно сложно. Можно не дожить до момента, пока рынок узнает, что ты хороший пиарщик.

Что делает моя ассистентка? Она ищет и подбирает мне мероприятия, на которых надо поучаствовать, она договаривается, благодаря ей я начал делать стримы с местными интересными людьми.

Но самое главное - я давно задумал сделать продукт на базе ИИ, который помогает пиарщикам сделать автоматические пресс-релизы. Чтобы и с пиарщиками познакомиться и пошуметь. Но у меня не хватало времени, чтобы заняться этим проектом вплотную. И благодаря ассистенту мне удалось выделить необходимое количество времени чтобы заняться творчеством, например.

Вот какой продукт на выходе получился:

Про нас написали около 20 изданий, половина из них – в Центральной Азии. Сейчас меня зовут выступать на все тусовки в Казахстане и Узбекистане, где говорят про пиар, маркетинг и искусственный интеллект. И я даже могу на них ездить не боясь, что что-то просядет!

Короче, ассистент - это благо для предпринимателя и решение многих проблем. Всем ассистента, посоны!

Вот описание этого же кейса, но глазами самих рекрутеров! И больше душераздирающих историй про пиар ищите в моем телеграм-канале