PI Planing или Как синхронизировать работу в коллективе более 100 человек. Опыт проведения PI планирования

Меня зовут Михаил Науменко, я руководитель корпоративной проект-программы Uniqom Accelerator нацеленной на развитие продуктовых Agile команд компании. В этом блоге мы с командой будем делиться накопленным опытом внедрения различных инструментов в работу компании.

В современном динамичном мире бизнеса, где компании стремятся к постоянному росту и развитию, огромные организации часто сталкиваются с проблемой согласования и синхронизации работы различных команд и подразделений. Быстрое изменение требований рынка, конкуренция и необходимость постоянных инноваций делают этот вопрос крайне актуальным. Именно здесь на сцену выходит понятие PI-планирования (Program Increment Planning) – мощный инструмент из рамок SAFe (Scaled Agile Framework), который позволяет крупным компаниям более эффективно организовать и координировать свою деятельность.

В масштабных корпорациях, где сотни и тысячи сотрудников работают над разными частями продукта или проекта, синхронизация и координация может стать настоящей головной болью. Различные команды используют разные методологии, инструменты и временные рамки, что может привести к дублированию работы, конфликтам и неэффективности в целом. Без четкой структуры и планирования, компании сталкиваются с риском упустить важные сроки, неудачно адаптироваться к рыночным изменениям и, как результат, потерять свою конкурентоспособность.

Чтобы справиться с этими вызовами, многие организации обращаются к SAFe – одному из ведущих фреймворков масштабируемой Agile разработки. Одним из ключевых элементов SAFe является Program Increment (PI) – период времени, обычно составляющий 8-12 недель, в течение которого несколько команд работают над определенными целями и достигают значимых результатов. PI-планирование – это стратегический процесс, предназначенный для выстраивания синхронизированной работы на протяжении этого периода.

Денис Дроботенко, Директор по стратегическому развитию компании Юником, поделился практическим опытом проведения PI планирования.

Кроме того, что я занимаюсь должностью директора по стратегическому развитию, я также руковожу Отделом стратегического развития. Этот отдел - непременное звено внутри компании, его миссия заключается в внедрении механизмов развития внутри организации. Он как бы двигатель изменений, собравший под своей крышей аналитиков и скрам-мастеров, в чьи обязанности входит разработка методов SCRUM и внедрение инструментов SAFe.

Одним из ключевых инструментов в нашей практике является PI (Program Increment) планирование, проведенное уже четырежды: однажды офлайн и трижды в онлайн-формате. В этом процессе мы совершили несколько ошибок, но и обрели ценный опыт, который хочу поделиться с вами.

То, что вы можете найти в теоретических статьях, это скорее абстрактные концепции. Я же расскажу, как именно этот процесс происходит у нас на практике, обратив внимание на временные рамки, инструменты и скрытые решения. Но если вы совсем не знакомы с этим понятием, рекомендую сперва прочитать на сайте фреймворка SAFe.

Подготовка начинается за месяц до мероприятия. В этот период мы согласовываем даты, участников, подготавливаем детальный план мероприятия, дорабатываем планировочную доску, инструменты голосования и сам процесс планирования. Наш подход к планированию отличается от традиционных этапов SAFe, и мы акцентируем внимание на индивидуальных особенностях компании. В связи с большим количеством участников и распределенной команды, мы предпочли проведение в онлайн формате, с использованием Zoom и Miro.

Начиная за две недели до планирования, топ-менеджмент готовит обзор бизнес-контекста и продуктовых решений, пока команды разрабатывают свои первоначальные планы. Данные процессы инциируются нами, посредством общего письма с инструкциям. В отличие от описания в SAFe, первое планирование проходит не на самом мероприятии а заранее. Это связано с тем, что некоторым командам требуется более пяти часов для тщательного планирования квартала. В эти две недели также проводится обучение модераторов, ответственных за работу с Miro доской, что имеет огромное значение. Модераторы - это отдельные члены команд, которые обеспечивают взаимодействие с Miro.

Наш опыт выявил проблемы в использовании инструментов, особенно при масштабировании. В статьях вам могут встретится таки красивые примеры состоящие из пары десятков элементов:

В нашей реальности проведения PI на 100 человек, в первый раз мы получили более полутора тысяч элементов созданных участниками, без учета того, что у них еще были свои доски, 200 стрелочек тянущихся через всю доску, на которой размещены 20+ команд.

При этом любой участник планирования мог что-то передвинуть, удалить и тд, стрелки вечно мешали исправлять карточки, перекрывали обзор, на досках не хватало места для выставления зависимости и тд. Все эти факторы создавали зависания доски и вносили много негатива в процесс.

Далее мы переработали планировочную доску начав использовать встроенные канбан доски, чтобы получить визуальную упорядоченность, заменили стрелки зависимостей на ссылки, по которым ты можешь перенестись внутри доски и вернуться обратно. Выделили в командах отдельных модераторов, которые работают с Miro чтобы поддерживать порядок и координацию. В случае с Agile командами модераторами выступают SCRUM-мастера.

Сегодня доска одной команды выглядит примерно так, и содержит пространство для презентации планов, доску для работы с зависимостями, навигацию и вспомогательные подсказки.

Сам процесс планирования проходит онлайн, на платформе Zoom и занимает 3 неполных дня. Это позволяет учитывать географическое разделение участников. Значительных отличий от теоретически описанного процесса нет.

В первый день, команды, имея подготовленные планы занимаются проработкой зависимостей, то есть синхронизируют свои процессы с другими командами от которых зависит их деятельность. После обсуждения мы даем командам время, чтобы доработать свои планы, и внести правки после обсуждений. Бывает, что из-за загрузки, например, маркетинг не готовы дать решение для продуктовой команды в обозначенный срок, что заставляет команду полностью пересматривать свои планы.

Во второй день команды презентуют свои планы топ менеджменту и всем участникам и получают обратную связь. В нашем случае выступление одной команды занимает 15-20 минут, так как у нас более 20 команд презентации занимают весь 2 день.

В третий день презентуют измененные планы те команды, которые получили больше всего корректировок от топ-менеджмента. После презентации топ-менеджмент разбирает ключевые риски, выявленные во время планирования, и представляет по ним проекты своих решений. Далее происходят процессы голосований, где команды показывают, насколько они верят в реализацию своих планов и в то, смогут ли другие команды достичь своих. Данные два голосования помогают топ-менеджменту дополнительно обратить внимание на команды, в которых меньше всего уверенности, и проработать проблемы этих команд. Мероприятие завершается сбором обратной связи.

Успешное PI-планирование приносит ряд ценных результатов, включая индивидуальные цели команд на квартал, структурированную доску программы с ключевыми инициативами, а также согласованные цели и ответственность за их достижение. Важным аспектом стало также взаимопонимание и сотрудничество между командами.

Выводы из этого опыта говорят нам о том, что планирование - это не просто формальный процесс, а скорее ключевой фактор успешного развития компании. Ошибки привели к ценным урокам, а оптимизированные инструменты обеспечили эффективное взаимодействие и высокую готовность к решению кросс-функциональных задач.