Решаем проблемы руководителей с помощью одного отчёта. Два случая, когда он очень нам помог

Мы создали отчёт, который показывает вклад каждого отдела в финансовый результат. Теперь все работают хорошо, а если плохо, то это сразу видно. Расскажу, как у нас это устроено, чтобы вы смогли повторить всё у себя.

Меня зовут Юля Пуртова, я директор по автоматизации в «Первой Форме». Моя первая статья неплохо зашла, поэтому я решила написать вторую. Итак, поехали.

Решаем проблемы руководителей с помощью одного отчёта. Два случая, когда он очень нам помог

Что делает отчёт и как он устроен

Начать надо с того, что мы вспомним, чем занимается «Первая Форма». Мы автоматизируем процессы крупного бизнеса — от управления продажами до согласования отпусков — и это повышает эффективность компаний. Естественно, сами у себя мы тоже всё автоматизируем, и отчёт, о котором пойдёт речь, — это лишь крупица в нашей BPM-системе.

Так вот, наш сводный отчёт — это большая таблица, куда система автоматически подтягивает данные из бизнес-процессов: CRM, СЭД, проектного управления, технической поддержки, разработки и так далее. Они обрабатываются, и на отчёте отображается финансовый результат компании.

Все вычисления система тоже проводит сама — например, рассчитывает себестоимость или подставляет ставку человекочаса за нужный период. Это как HAL 9000 из «Космической Одиссеи», только захватывать власть он не собирается.

Все показатели таблицы кликабельные, а ячейки подсвечиваются разным цветом. Если мы видим красный показатель, то можем «провалиться» в него вплоть до финансовых документов и выяснить, что пошло не так.

Так выглядит наш сводный отчёт
Так выглядит наш сводный отчёт

Расскажу несколько примеров, как он нам помог в рутинных процессах.

Академия для онбординга

Однажды наш финансовый директор заметила, что красным стал показатель общей прибыли компании. Стали разбираться, и оказалось, что это из-за волны найма. У новых сотрудников уходило слишком много времени, чтобы влиться и начать эффективно выполнять обязанности.

Чтобы решить проблему, мы пересмотрели процесс онбординга: мы «высушили» материал — сделали его коротким и по делу, расписали четкий план на каждую неделю для нового сотрудника и даже создали «Академию Первой Формы», которую сейчас активно развиваем. Это сработало.

По результатам за квартал разрыв между расходами и доходами выровнялся.

Стратегическое управление на блюдечке

Как бы ни хотелось от этого избавиться, работа с отчётами — часть жизни. Недавно у нас прошла стратсессия и я вспомнила, как два года назад мы собирали и анализировали результаты всего отдела в Excel. Времени уходило очень много, в глазах был песок, мозг отказывался делать что-то, кроме табличек.

Решаем проблемы руководителей с помощью одного отчёта. Два случая, когда он очень нам помог

Сквозная аналитика упростила жизнь всем руководителям и подтолкнула нас к тому, что нам нужны такие же инструменты для оперативного контроля. У каждого отдела появились индивидуальные дашборды. Например, наш маркетинговый директор следит за ростом посещаемости сайта, а коммерческий — за выполнением плана по звонкам и ещё уймой показателей.

Покажу на примере отдела внедрения
Покажу на примере отдела внедрения

В итоге, мы совсем не тратим время на подготовку отчётов. Зато их можно посмотреть в любой момент при необходимости, а в случае каких-то отклонений система даже уведомит всех причастных.

Хорошо, что теперь это просто пугалка для новеньких
Хорошо, что теперь это просто пугалка для новеньких

Что нужно, чтобы этот HAL 9000 работал

Звучит хорошо, а где подвох? Система агрегирует и компонует только те данные, что в неё каким-то образом попали. К сожалению, она не умеет читать мысли и предугадывать события. Поэтому, чтобы дашборд корректно отображал наш результат, нам нужно каждый день вносить данные по бизнес-процессам, фиксировать статусы и результаты коммуникаций. Эти данные могут быть разными для разных бизнес-процессов: например, где-то важна дата заключения договора, где-то срок SLA на разбор ошибки, а где-то фактическое количество отработанных сотрудником часов.

«Первая Форма» помогает нам в этом: проверяет, заполнил ли человек нужное поле, напоминает о необходимости внести в систему результат звонка или зафиксировать отработанное время (например, присылает напоминалки-репортинги), и даже проверяет соответствует ли сумма в счёте сумме по договору. Для нас главное результат, и он зависит от участия каждого сотрудника.

Конечно, не всё и не всегда получается идеально. Команда иногда забывает фиксировать время, вовремя приложить документ или что-нибудь ещё. Но мы стараемся работать над собой, обучаться и лучше планировать наши действия. А дашборд помогает нам в этом сориентироваться.

Спасибо, что прочитали статью! Делитесь вашим опытом построения аналитики в комментариях и задавайте любые вопросы ❤

2828
19 комментариев

«Чтобы решить проблему, мы пересмотрели процесс онбординга: мы «высушили» материал — сделали его коротким и по делу, расписали четкий план на каждую неделю для нового сотрудника»

Сказали А, теперь говорите Б. Что за эдакий обезвоженный план онбординга??

2
Ответить

Ахахах))) вообще процесс отличается в разных отделах, например, бизнес-аналитики и внедренцы проходят обучающий курс (он у нас в целом для всех, кто хочет научиться админить систему) и это помогает им быстрее въехать в работу + у нас есть автоматизированная выдача регламентов и страничек из базы знаний, они приходят новичку и он все читает, отмечает как усвоенное и тд. не знаю, могу ли я тут кинуть ссылку на наш сайт, но если вы зайдёте на сайт Первой Формы, то там в блоге точно есть статья от нашего HR-партнёра, она про это рассказывала

Ответить

автор любит космическую одиссею)))) олды тут

2
Ответить

система автоматически подтягивает данные из бизнес-процессов: CRM, СЭД, проектного управления, технической поддержки, разработки и так далее

Это всё конечно здорово, но сколько нужно пота, крови и десятков/сотен миллионов рублей чтобы цифровизировать в компании все эти бизнес-процессы?

Ответить

Надо сделать слоган: автоматизируем БП без крови и пота))

Если серьёзно, то у нас клиенты не страдают. С их стороны нам нужен руководитель проекта, с нашей стороны приходит проектная команда - бизнес-аналитик, внедренец, РП. Мы в спокойном темпе обсуждаем, планируем, реализуем.

По деньгам: это не десятки - сотни миллионов рублей)) у нас единая лицензия на все процессы - хоть CRM, хоть интранет. То есть оплата формируется из количества лицензий + работ. Мы в основном работаем с крупными компаниями - ВкусВиллом, Спортмастером, Русклиматом и тд - конечно, там много сотрудников = много лицензий. Но это не заоблачные деньги. иначе бы никто на цифру не переходил

2
Ответить

Вам еще надо встроить ИИ, чтобы он писал отчеты по запросу в системе.
Это возможно?

1
Ответить

Ну, как говорится, всё возможно, но пока у нас отчёты и так без привлечения человека собираются. Там работает и автоматизация, и роботизация (RPA)

1
Ответить