Планирование без головной боли: техника пустого инбокса

Навеяно понедельниками.

Техника пустого инбокса для меня — это ежедневное правило работы с задачами. Даже в понедельник утром.

Автор техники Максим Дорофеев (он же великий врач прокрастинации).

Расскажу, как я использую пустой инбокс в своей связке, чтобы в глазах не горели дедлайны, в ушах не звенели оповещения, а в голове не торчали гвозди от забытых задач.

Раньше я всё держала в голове, думала, уместится (наивная!). Когда я начала работать с более серьезными крупными проектами в качестве маркетолога, мой руководитель дала мне красивый ежедневник, чтобы я начала записывать в него задачи. Увидев, как я в ежедневнике все бессистемно и печально исчеркала, она выкинула его в мусорку и дала новый. Таким образом я успела испортить три штуки.

Благодаря этому я научилась записывать задачи —это было первым шагом к структурной работе и расслабленности в течение рабочего дня. Бездумные записи не приводили ни к чему — множество каракулей только давили на сознание.

Позже, когда я работала в digital-агентстве и вела до 10 проектов одновременно, а работать с желанием «Хочу всё контролировать» не умела, я познала систему пустого инбокса и теперь не могу от нее отказаться (да и не собираюсь). Через тернии, пробы и ошибки я пришла к идеальной (хотя бы на данный момент для меня) связке.

На рабочем пространстве я планирую и веду всю жизнь и проекты. Это может быть доска Trello, лист А4, заметка или ваш любимый органайзер. Я лично работаю в Notion. Важно, чтобы данное пространство было в легком доступе и все материалы умещались в экран без скрола страницы.

Пункты системы:

✅ «Задачи сегодня»

Здесь задачи на день, написанные простым языком, их можно сразу сделать, не тратя мыслетопливо. Эти задачи я подбиваю утром. Пример такой задачи: «Отправить договор клиенту».

✅ «Задачи на завтра»

Задачи, которые по приоритетности дальше, чем первый пункт, в остальном такие же.

✅ «Задачи в работе»

Это задачи, которые сегодня не зависят от меня. Например, на согласовании или в работе исполнителя. Часто я их группирую по ответственным или по сроку сдачи.

✅ «Задачи потом»

Важные, но несрочные задачи, чтобы не потерять.

✅ «Проекты»

Это составные задачи. К ним сложно приступать, и часто именно они отодвигаются в дальний ящик как «ой непонятно, пойду лучше поем». Например проект: «Сделать сайт». Любой проект я разбиваю на простые и понятные задачи, готовые к тому, чтобы их сделать, и отправляю в списки выше на сегодня, завтра или потом. А создание сайта давно упаковано в чек-лист и разбито на самые тоненькие задачи — я просто копирую их из проекта в проект.

✅ «Инбокс»

Это бездна входящей информации. Я просто записываю туда все, что прилетает: звонки, почта, личные сообщения, мысли в голове — а потом разбираю на проекты и задачи.

Если этого не делать, то процентов 30 теряется и потом вспоминается «блин, точно, еще же.. 😳». Сюда пишу абсолютно любые идеи и мысли, потом разбираю. Раньше я по будильнику один раз в час чекала, о чем я думаю и записывала — сейчас это вошло в привычку. Часто таким образом достаю «висяки», которые давят на меня, и вношу необычные идеи.

Дорофеев советует сюда же выносить «Встречи». Но их я планирую в календаре внутри Notion.

Пустой раздел Инбокс — это когда все входящие сообщения из почты и мессенджеров, идеи, задачи разобраны по плану работы и не давят на меня своим существованием.

Сейчас веду всю эту красоту в Notion, но так было не всегда. Я пробовала и OneNote от Microsoft, и Google Keep, и Trello, и стандартные заметки в Маc. Но в одном мне не нравился интерфейс, другой «тормозил», в третьем не было всех задач на виду.

Я остановилась на Notion, потому что:

Может быть, я капитан очевидность, но, мне кажется, закладки экономят добрых полчаса в день. Раньше я думала что это знают все, оказалось совсем нет. Все сайты я закидываю в закладки браузера и группирую по тематике. Это соцсети, почты, банковские сайты, онлайн-сервисы, важные документы и прочее. Это позволяет не вбивать каждый раз адрес или название сайта, которым пользуешься постоянно.

Один раз в неделю обязательно чищу ежедневник и один раз в месяц — рабочий стол и Mac. Это позволяет сохранять ясность головы в работе.

Оповещения и напоминания о личных задачах я не использую совсем, так как рабочая поверхность всегда перед глазами.

Все документы я храню в Google Диске.

Google docs обожаю за то, что в нем можно работать совместно и не надо пересылать файлы. Таблички — это отдельная любовь. В них я упаковываю все, что можно и нельзя — так мне легче разобраться в информации.

И, пожалуй, главный пункт с которого нужно было начать, но я им закончу.

Сколько себя помню — я из тревожных. Сейчас у меня свое digital-агентство и спокойных закрытых задач мало, плюс к этому, я из тех людей, кто, когда открытые задачи становятся закрытыми и понятными, начинает вновь искать для себя открытые (интересно же) .

Снижаю тревожность я работой с терапевтом. Однажды на встрече он сказал, что «тревожность — это страх, у которого пока нет имени», вместе мы вытаскиваем эти имена, а затем я их осознаю. Это делает меня во сто крат спокойнее и убирает излишнюю важность и тревогу с задач или ситуаций.