Однажды я услышал занимательную фразу: организация из 500 человек, способна сама себя загрузить работой на 100%. Высказывание звучит философски и дает бескрайнее поле для обсуждения. Эту фразу я вспомнил, когда увидел, как неэффективно расходуется время сотрудников, которые тоскливо ждут своей очереди на прием к директору, чтобы согласовать свои вопросы: кто-то принес счет на оплату и необходимо одобрение, кто-то нашел нового поставщика запчастей и хочет обсудить коммерческое предложение. Сотрудники ожидают часами, заходят в кабинет, выходят расстроенные, ведь чаще всего директор просит уточнения, которые требуют проработки, а после этого, ждет участь вновь оказаться в скучающей очереди. Можно смело сказать, что основной функцией сотрудников было сидеть и ждать. Ни о какой эффективности и полезной работе можно даже и не мечтать. Ситуация раздражала всех: директора, из-за нескончаемого потока людей, сотрудников, из-за необходимости ютиться на диванчике под строгим присмотром секретаря и боязни не получить премию в следствие хронического срыва сроков. Я почувствовал, как обдало жаром от приоткрывшейся двери в корпоративный Ад!
Не было бы статьи, если бы мы не попытались залить колодезной водой этот пожар. Во время обсуждения проблемы, наш менеджер робко произнес фразу “электронный документооборот”, тут же на него сурово посмотрел технический директор со словами: “А ну повтори!”, его вид и настрой были такими, как будто он хочет выкинуть менеджера в окно.
Но на самом деле в этом что-то было, а действительно, почему бы не попробовать внедрить систему электронного документооборота. Подумав, мы для себя отметили проблемы, которые решатся после внедрения документооборота:
- Необходимость длительного, личного общения сотрудников друг с другом, сотрудников с директором.
- Необходимость директору предприятия проверять все нюансы и условия документа/договора, при наличии профильных заместителей и начальников отделов.
- Отсутствие единого хранилища договоров, сложность поиска нужного бумажного договора, например, при налоговой проверке или просто для уточнения условий.
- Сложность донесения приказов, распоряжений до сотрудников, работающих в обособленных подразделениях. Какой бы приказ не вышел, куда бы его не выслали, все твердят, что ничего не видели и не знают. Не всегда есть возможность оперативно довести информацию.
Если все это решится, то работа офисных сотрудников разгрузится прилично и часть сотрудников может быть переведена на удаленку, конечно же в качестве поощрения (-:
В качестве системы электронного документооборота выбрали 1С:Документооборот. В организации уже использовались некоторые продукты от 1С, с которыми было бы не плохо сделать интеграцию, поэтому выбор вполне оправдан. Разные продукты от 1С можно интегрировать между собой и решить одну из серьезных проблем – дублирование справочников.
Основываясь на предыдущем опыте разработки и внедрения софта, я знал, что самое сложное, это не установить программу, а заполнить ее справочники, настроить связи с другими системами предприятия, обучить всех сотрудников пользоваться. С этого и решили начать, сначала определили все цепочки сотрудников, через которых должны проходить документы, выделили виды деятельности, от которых зависит, через какую цепочку сотрудников должен пройти документ. Был большой соблазн собрать всех в большом зале и сказать: “Все, работайте, здесь ничего сложного, а я пошел тратить полученные деньги!”. Но так, к сожалению, не работает. Мы разбили сотрудников на группы по видам деятельности предприятия, в каждой группе было примерно пять человек, а групп получилось пятнадцать и стали раз в неделю запускать по одной группе, параллельно обучая сотрудников работать в системе электронного документооборота. Мы пошли по правильному пути, поэтому процесс внедрения шел по плану. Внедрение и обучение заняло примерно 4 месяца.
Теперь настало время поговорить о полученном эффекте, собственно он и побудил написать данную статью:
- Полностью пропали очереди из людей, пытающихся попасть к директору предприятия. Теперь сотрудник мог получить одобрение директора по любому документу, просто заведя его в систему, и документ начинал следовать по цепочке согласования людей, которые компетентны в этом вопросе. Договор на закупку запасных частей проходил через главного механика, договор на покупку строительных материалов проходил через заместителя по строительству. Помимо прочего, во всех согласованиях участвовал главный бухгалтер. В результате мы получили очень мощный фильтр, который пропускал только то, что на самом деле необходимо предприятию.
- Были полностью устранены проблемы в коммуникации между сотрудниками, все вопросы решались в комментариях, в разрезе каждого документа. Больше никто не говорил, что он чего-то не видел или что-то забыл, система помнила все!
- Сотрудников отвязали от рабочих мест, установили мобильные клиенты документооборота на смартфоны и стало не важным, где сотрудник находится, в офисе или на пляже.
- Директор перестал тонуть в рутине и сосредоточился на совсем других делах (-:
- Если взять общий эффект, то предприятие стало более конкурентоспособным на рынке, за счет того, что освободившееся время сотрудники использовали для решения реальных проблем и задач.
Внедрив систему электронного документооборота, мы заложили фундамент, на котором можно выстраивать полноценную систему управления предприятием.
Полученные результаты настолько впечатлили руководство организации, что нам предложили заняться самой запутанной и сложной задачей: навести порядок в автопарке предприятия, в котором насчитывалось более трехсот единиц колесной и строительной техники, но это совсем другая история, в которой я в свои тридцать с небольшим лет – стал седым (-: