Мы доверили онбординг новичков чат-боту и теперь экономим время сотрудников

У нас в команде нет эйчара. Вместо него новым сотрудникам помогает чат-бот: рассказывает про график и формат работы, выдает нужные доступы и пароли, погружает в текущие проекты и задачи. Так мы экономим время сотрудников и деньги бизнеса. В статье рассказываю, как устроен такой бот и почему он нужен любой компании.

Привет! Меня зовут Илья Белов, я — основатель компании Abistep. Уже 10 лет мы разрабатываем онлайн-игры, игровые механики и геймификацию для бизнеса. Мы не только внедряем геймификацию в продукты наших клиентов, но и сами ее активно используем. Например, создали Telegram-бота, который помогает новым сотрудникам агентства погрузиться в работу. В статье расскажу, как такой бот устроен и почему он нужен любой компании — даже той, в которой всего пять сотрудников.

Казалось бы: ты пришел на новое рабочее место, вот тебе ссылка на канбан-доску, садись и занимайся делом — опыт же есть. Только сходу так не получается. Даже опытным специалистам нужен адекватный онбординг: нельзя просто посадить человека за компьютер, добавить его в CRM и ждать, что он закроет все задачи к вечеру.

Как минимум нужно потратить пару дней, чтобы познакомить человека с рабочими регламентами и зарегистрировать корпоративные аккаунты — и все это должен делать менеджер или ответственный сотрудник, у которого есть свои задачи и дедлайны. А если новые сотрудники появляются в компании не раз в месяц, а каждую неделю или каждый день? Тогда нужно нанимать специалиста по адаптации.

Это также подтверждают исследования и опросы HR-специалистов. Большинство эйчаров утверждают, что понятный процесс адаптации увеличивает удержание новых сотрудников минимум на 50%. А еще плохой онбординг повышает текучку: плохо обученные и слабо вовлеченные сотрудники увольняются уже через год.

Онбординг включает в себя такие процессы:

• Познакомиться с графиком и форматом работы. Нашим новичкам мы рассказываем, в какое время команда на связи, где мы решаем рабочие вопросы, а где флудим в свободное время.
• Изучить правила, регламенты, документацию. Например, как проходят спринты или как оформлять карточки с рабочими задачами в таск-трекере.
• Получить нужные доступы и пароли. Где создавать рабочую почту и кому писать, чтобы зайти в Github или корпоративные Google Документы.
• Освоить новые инструменты. Мы работаем с десятком инструментов, которыми должны владеть все члены команды. Если новичок не знает, как устроены Notion или Discord — все объясняем.
• Погрузиться в свои задачи и задачи коллег, с которыми придется работать в тесной связке. Для этого нужно изучить документацию по текущим проектам и открытые задачи в таск-трекере.
• Разобраться с бюрократическими вопросами. Например, мы рассказываем, какие плюшки будут доступны сотруднику после испытательного срока и когда он сможет пойти в отпуск.

Раньше мы все это делали руками, как и большинство компаний. Это долго, муторно, отвлекает сотрудников от основной работы и в итоге дорого обходится.

Даже у нас в агентстве, где в команде всего 15 человек и слабая текучка, онбординг все равно утомителен. Мы думали, как можно автоматизировать этот процесс, и решили сделать Team-бота.

У нас в команде нет эйчара. Наймом занимаюсь я сам, а новичкам с адаптацией раньше помогали коллеги. Теперь эту функцию на себя взял чат-бот. Конечно, новый сотрудник всегда может прийти со своими вопросами к любому члену команды. Но это будут уже вопросы по делу, а не организационная скукотища вроде «Когда я смогу взять отпуск» или «Как правильно передать проект тестировщику».

На рынке уже есть боты, которые автоматизируют найм: подбирают подходящие вакансии, собирают отклики, анализируют резюме. Такими ботами пользуются крупные компании: «Сбер», Hoff, «М.Видео». Но мы не встречали решений, которые позволяют упростить процесс адаптации, а не найма.

Сначала мы сделали бота только для онбординга новичков, чтобы автоматизировать процесс регистрации аккаунтов в рабочих сервисах, а не рассылать вручную скриншоты с пошаговыми инструкциями. Сейчас бот пошагово объясняет, как начать работу: что нужно сделать в первую очередь, где завести аккаунты, как работает компания, как мы ведем проекты.

Но мы пошли дальше и занесли в бота все регламенты и документацию, которые нужны не только новичкам, но и сотрудникам, которые работают в агентстве много лет. Вот, что мы добавили в бота для старых сотрудников:

• Графики созвонов по проектам.
• Графики отпусков, отгулов и больничных.
• Должностные инструкции.
• Регламенты по работе с разными сервисами и инструментами.
• Внерабочие штуки — например, календарь онлайн-игр с командой.

Team-бот — это общая копилка команды. Здесь ничего не теряется и любой сотрудник может в любой момент найти то, что ему нужно. Даже если человек потеряет доступ к корпоративному Google-диску или у него слетят настройки в рабочем календаре — в боте все найдется.

От внедрения HR-бота выигрывают все:

Новички. Быстрее погружаются в работу и в любой момент могут уточнить у бота, как пользоваться таск-трекером или когда следующий созвон. Не нужно дергать коллег и три часа ждать, пока тебе ответят.

Остальные сотрудники. Не отвлекаются на административные вопросы и больше времени уделяют своим основным обязанностям.

Компания. Экономит деньги на онбординге новичков и сокращает срок адаптации — в итоге они начинают быстрее приносить бизнесу прибыль. А еще не приходится подключать к онбордингу других сотрудников — значит, они не затормаживают свои процессы и тоже генерируют прибыль.

Архитектура бота легко подстраивается под особенности любой компании. Например, из бота можно сделать базу знаний, добавить в него информацию про дни рождения сотрудников или дополнить его полезными гайдами по эффективной работе с разными сервисами.

В результате получается единое организованное пространство, где ничего не потеряется и к которому будет доступ у всей команды. Таким ботом гораздо удобнее пользоваться, чем презентацией, общи диском или документом. Он всегда под рукой, прямо в Telegram, где чаще всего проходит основное общение команды.

Чтобы посмотреть, как работает Team-бот, переходите в Telegram-канал Abistep. А если такой бот нужен вашей компании, приходите к нам. Мы разрабатываем как ботов-помощников, так и полноценные текстовые квесты и игры в Telegram.