Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

Частичная занятость — популярный формат на современном рынке труда.

Данные FinExpertiza за 2022 год говорят о том, что 4,66 млн человек в мире работают part time. Это рекорд: в 2021 году число частично занятых было меньше на 7,3%. Работодателей этот формат занятости устраивает, однако, несмотря на множество плюсов, подводные камни есть и здесь.

В компании EasyStaff, которая разработала и поддерживает сервис для организации работы с фрилансерами, процесс удаленной и part-time работы давно отлажен и работает без сбоев.

О том, как работать с командой на частичной занятости и грамотно справляться со сложностями рассказывает Юлия Батальцева, директор по маркетингу Easy Staff.

Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff
Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

1. Фрилансеры недоступны в нужный момент

У part-time сотрудников нет нормированного графика работы. Чтобы заработать достаточно, они обычно берут несколько проектов параллельно.

По данным исследования компании Workspace, одновременно ведут 2 проекта 52,7% фрилансеров, 33% — не более четырех проектов, а 14% фрилансеров работают над более чем четырьмя проектами параллельно.

Чтобы провести встречу с сотрудником или поставить ему задачу, руководителю приходится учитывать разницу рабочих графиков и часовых поясов. Например, собрать на один звонок всю команду, если ее участники живут в разных странах, может быть сложно, и это может влиять на качество результата и срок выполнения.

⭐ Решение проблемы:

Определите, в какое время все сотрудники должны быть доступны для взаимодействия, а также корпоративные средства связи.

Например, наши сотрудники находятся в 6 разных странах, поэтому все планерки начинаются не утром, а в обед, а свои личные дела — тренировки, время с семьей и так далее — мы делаем в утреннее время.

Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

2. У фрилансеров нет возможностей роста

Как правило, сотрудникам на частичной занятости не доступны программы обучения и повышения квалификации, предназначенные для штатной команды.

Согласно исследованию сообщества психологической помощи для удаленных работников Leapers, это расстраивает более 50% фрилансеров. Кроме того, для них не работает карьерная лестница.

⭐ Решение проблемы:

Сформируйте базу знаний и дайте доступ к ней как штатным сотрудникам, так и фрилансерам. Организуйте обучение фрилансеров не только профессиональным компетенциям, но и тайм-менеджменту — особенно новичков. Тогда сотрудники будут лучше справляться с графиком, сдавать задачи вовремя и меньше выгорать.

Почти всем начинающим фрилансерам, которым сложно дается организация графика, я рекомендую Матрицу Эйзенхауэра — систему, которая позволяет приоритезировать задачи и грамотно распределять их в зависимости от скорости реализации и ценности для исполнителя.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра

Не так давно один наш высокопрофессиональный копирайтер-фрилансер рассказал, что хотел бы развиваться в сфере маркетинга. При этом компании был нужен еще один маркетолог, который бы быстро погрузился в ситуацию и продукт — и мы приняли решение помочь копирайтеру вырасти и взять его на эту роль.

Мы составили план развития сотрудника, я подобрала специализированные сервисы и литературу, а маркетологи — внутренние материалы, накопленные за время работы.

Сейчас этот специалист-фрилансер работает в данном направлении и демонстрирует хорошие результаты.

Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

3. Компании работают с фрилансерами без договора

В России многие скептически относятся к трудовым договорам. Как заказчики, так и исполнители уверены, что в случае разногласий или неисполнения обязательств наличие договора ничего не изменит, а идти с ним в суд не имеет смысла: заказчик может просто не оплатить работу, а подрядчик — выполнить задачи как попало и исчезнуть.

Хотя договор не способен сделать недобросовестных партнеров лучше, его наличие все же делает сделку более весомой, заставляет стороны действовать и соблюдать дисциплину.

Что бы вы ни думали о договоре, это физический документ, который регламентирует деловые взаимоотношения. Без договора и у исполнителя, и у заказчика могут возникать бесконечные сомнения — а будет ли выполнена задача? Уложимся ли мы в срок? Получится ли договориться?

В целом, если контрагент готов заключать договор — это признак его надежности. Если заказчик говорит вам, что без договора лучше — скорее всего, он не оплатит полученную работу. Если фрилансер отказывается подписывать соглашение — вероятно, он не уверен в качестве будущего результата либо планирует исчезнуть сразу после предоплаты.

⭐ Решение проблемы:

Всегда оформляйте договоренности с фрилансерами письменно. Обычно компании подписывают договор гражданско-правового характера (ГПХ).

Предмет договора ГПХ — результат работы фрилансера или услуга, которую он оказывает. Договор оформляется на фиксированный срок и должен содержать основные условия сотрудничества: сроки, стоимость, ответственность сторон, порядок приема работ и прочие важные детали.

Есть и другие типы договоров, подходящие для работы с фрилансерами:

  • Договор подряда, который подразумевает какой-то физический результат — например, готовый сайт или построенный дом. Такой договор удобен для сотрудничества с фрилансером по поводу задачи, которая должна быть выполнена в конкретный срок;
  • Договор возмездного оказания услуг заключается, когда заказчику от фрилансера нужна определенная услуга. Например, няня занимается с детьми, а охранник контролирует территорию. Этот вид договора подойдет тем, кому нужна разовая либо регулярная помощь;
  • Договор авторского заказа: исполнитель создает для заказчика произведение — книгу, картину, музыку. Удобно для работы в творческих сферах — с дизайнерами, композиторами, писателями и т.д.;
  • Смешанный договор — документ, в котором прописываются элементы задач разных типов договора. Фрилансер по договору должен выполнять те работы, которые соответствуют его навыкам. Например, разработчик сайта пишет код, а не собирает на сайт картинки.
Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

4. Работодатели неправильно оформляют договор ГПХ

Стороны договора ГПХ — исполнитель и заказчик — независимы друг от друга.

Это самый популярный формат договора, поэтому рассмотрим его подробнее.

Исполнитель по договору ГПХ платит налоги на свой доход самостоятельно. Заказчик платит только НДФЛ (13% от суммы оплаты по договору), но не платит социальные и страховые взносы, как полагается по ТК РФ. Также заказчик не отвечает за безопасность фрилансера и не оплачивает ему больничные или декрет.

При этом важно понимать потенциальные риски договора ГПХ:

  • Недобросовестные работодатели заменяют трудовой договор на договор ГПХ намеренно ради экономии на налогах;
  • Некоторые заказчики не уделяют договору ГПХ достаточно внимания, поэтому необходимо проверять все формулировки. Например, иногда вознаграждение ошибочно называют зарплатой или требуют, чтобы исполнитель работал только на их территории;
  • По договору ГПХ оплата производится за результат работы, а не за количество потраченного на работу времени.

⭐ Решение проблемы:

Не допускать замены трудового договора договором ГПХ.

Трудовые отношения по закону облагаются определенными налогами. Если вы намеренно уклоняетесь от их уплаты с помощью замены трудового договора на договор ГПХ — это может повлечь за собой последствия.

Если ФНС примет решение о признании отношений по договору ГПХ трудовыми, то компании придется доплатить все взносы с каждой зарплаты, выплаченной сотруднику, который по договору ГПХ был представлен как фрилансер.

Заключить договор ГПХ между компанией и бывшим сотрудником можно, но не ранее чем через 2 года после увольнения.

Пример: Компания «Ромашка» наняла SMM-менеджера. Фактически это штатный сотрудник: он работает в офисе компании с 9.00 до 18.00 по будням, отчитывается перед руководителем и дважды в месяц получает оплату переводом на карту от заказчика.

Компания может оформить этого сотрудника в штат и заключить с ним трудовой договор — тогда у налоговой инспекции не будет никаких претензий.

Второй вариант — оформить с сотрудником договор ГПХ, где прописать фиксированное вознаграждение за пул задач (например, организацию SMM-кампании) и условия отчетности (выдавать акт о выполненной работе раз в месяц).

При этом сам фрилансер должен иметь статус самозанятого либо плательщика НПД, самостоятельно платить НДФЛ и предоставлять компании-заказчику чеки. Это позволит работодателю сократить налоговую базу и при необходимости объяснить производимые исполнителю выплаты.

Правильно прописывайте все пункты договора. К ним относятся:

  • Предмет договора — что должно быть сделано или получено в результате сотрудничества и в какой срок. В этом разделе важно указать проектный характер работы;
  • Права и обязанности сторон — кто и за что несет ответственность. Например, исполнитель обязан предоставить выполненный заказ к нужной дате, а заказчик для этого должен вовремя предоставить исполнителю всю нужную информацию. В договоре не должно быть условий контроля исполнителя заказчиком, иначе это будет похоже на рабочий график;
  • Порядок расчетов — оплата. Пропишите, какие закрывающие документы исполнитель должен передать заказчику и укажите стоимость каждой услуги, чтобы это не было похоже на зарплату;
  • Ответственность сторон — последствия невыполнения сторонами прописанных в договоре обязательств. Например, если фрилансер потерял статус самозанятого и не уведомил об этом заказчика — именно ему придется выплачивать убытки.

По договору ГПХ оплата производится за результат.

Для оплаты исполнитель (как самозанятый, т.е. физическое лицо, так и ИП) должен предоставлять заказчику акт о выполненной работе. Однако для работы с самозанятыми достаточно чека.

До того, как нанять самозанятого на проект, проверьте, действительно ли он является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). Это можно сделать на сайте ФНС, введя ИНН плательщика и дату.

Если база ФНС находит самозанятого — значит, сформированные им чеки действительно отправляются в налоговую, а заказчик может учитывать их в расходах компании.

Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

5. Оплата труда фрилансеров

Сложности с оплатой труда фрилансеров возможны, если исполнитель находится за границей.

Большинство банков сейчас под санкциями либо предоставляют не лучшие условия для переводов (например, комиссия может достигать 50% от суммы перевода).

⭐ Решение проблемы:

Используйте платформы, объединяющие заказчиков и исполнителей по всему миру. Суть их проста: заказчик отправляет деньги платформе, а платформа сама переводит их исполнителю за вычетом небольшой комиссии.

Примеры таких платформ:

  • Solar Staff,
  • Arbonum,
  • EasyStaff
  • Talent Powered,
  • Deel и другие.

Все эти сервисы позволяют выводить деньги на банковский счет или напрямую на карту исполнителя.

Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

6. Фрилансеров сложно контролировать

Фрилансеров действительно сложно контролировать физически, особенно живущих в других городах.

Удаленная работа может идти не по плану: сотрудник находится вне офиса, подолгу отвечает на сообщения, не включает камеру на рабочих созвонах или не попадает в рабочий график из-за разницы часовых поясов.

Но все это не мешает работе, если удаленной командой управляет опытный менеджер, который применяет современные инструменты контроля удаленных сотрудников.

⭐ Решение проблемы:

Пусть работу с фрилансерами контролирует менеджер из основной (core) команды компании. Он должен владеть навыками целеполагания, тайм-менеджмента, приоритизации задач, разрешения конфликтов. Помогайте менеджеру работать над эмоциональным интеллектом.

Особенность распределенных команд — сложность коммуникации (особенно письменной) и конфликты из-за того, что сотрудники плохо знают друг друга. Они могут неверно понимать задачи или принимать нейтральный тон сообщения за негативный. Задача менеджера — выстроить максимально простую, прозрачную и эмпатичную коммуникацию в команде.

Попробуйте сервисы для эффективного управления распределенной командой фрилансеров:

  • Инструменты для визуализации: Miro, Figma, FigJam;
  • Трекеры задач/планеры: Bubbles, Trello, ProofHub, Notion;
  • Инструменты для скриншотов: Lightshot, Snipping Tool, Screenpresso;
  • Вебинары/записи экрана: Loom, Movavi, ClickMeeting.

Рекомендую литературу о развитии эмоционального интеллекта:

«Эмоциональный интеллект» Дэниела Гоулмана;

«7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Р. Кови;

«Эмоциональный интеллект 2.0» Тревиса Бредберри и Джина Гривза;

«Эмоциональный интеллект. Harvard Business Review: 10 лучших статей»;

«Эмоциональная смелость» П. Брегмана.

Что почитать о навыках ведения переговоров и решения конфликтов:

«Договориться можно обо всем» Г. .Кеннеди;

«Психология влияния» Р. Чалдини;

«Искусство войны» Сунь-цзы.

Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff

7. У фрилансеров низкая вовлеченность в работу

Фрилансеры, вовлеченные в работу компании, работают лучше других и постоянно делают больше, чем от них требуется по должности, стараясь дать максимальный результат.

Эта преданность делу повышает производительность труда и приводит к успеху большинства проектов. Согласно исследованию американского института общественного мнения Gallup, компании с более высоким уровнем вовлеченности сотрудников показали рост производительности на 21% больше, чем компании с более низким уровнем вовлеченности.

⭐ Решение проблемы:

Измерьте вовлеченность своих фрилансеров. Есть опросник оценки вовлеченности — Gallup Q12, который был создан после опроса более 35 миллионов сотрудников по всему миру.

Это 12 вопросов, которые показывают самые важные элементы при оценке. Задавайте их:

— Знаете ли вы, чего ожидает от вас работодатель?

— У вас есть материалы и инструменты, нужные для качественной работы?

— У вас есть возможность каждый день делать то, что вы умеете лучше всего?

— За последние семь дней получали ли вы признание или похвалу за хорошую работу?

— Считаете ли вы, что ваш руководитель или кто-то в компании заботится о вас как о личности?

— Кто-нибудь в компании способствует вашему развитию?

— Принимается ли во внимание ваша точка зрения?

— Позволяет ли вам миссия и цель компании чувствовать, что ваша работа важна?

— Считают ли ваши коллеги своей обязанностью качественно выполнять свою работу?

— У вас есть лучший друг на работе?

— За последние полгода кто-нибудь на работе говорил с вами о ваших успехах?

— В прошлом году у вас были возможности учиться и расти на работе?

Грамотно выстроенная стратегия работы с фрилансерами может дать толчок для развития бизнеса, особенно на старте, в периоды экономических кризисов и на высококонкурентных рынках.

EasyStaff — сервис для оплаты удаленного персонала и фрилансеров, находящихся в любой точке земного шара

Как работать с сотрудниками на частичной занятости и получать результат: лайфхаки от сервиса EasyStaff
55
10 комментариев

Cоветую к прочтению, особенно начинающим фрилансерам и тем, кто собирается начать работать фрилансером . Соглашусь, что надо грамотно расставлять приоритеты и рассчитывать свои силы, работая на фрилансе.

1
Ответить

Трудовых договоров с фрилансерами никто не будет заключать. Вообще сейчас популярны договоры не ГПХ, а берут по самозанятости в основном. Поэтому бессмысленно даже настаивать на трудовом договоре. Это я говорю по личному опыту.

Ответить

Много почерпнул для себя полезного, но самое главное, по поводу связи, у меня с моими сотрудниками, которые на фрилансе есть общий чат, где они должны отвечать в течение 10 минут, таковы условия работы. Если фрилансер будет отсутствовать более, чем на час, то прошу писать в личку. Сотрудников немного, поэтому так спасаюсь.

Ответить

Самое сложное, это когда работники находятся на фрилансе и расположены в разных часовых поясах, есть несколько программистов, которые живут во Владике, вот с ними то и приходиться связываться в совсем не самое удобное время.

Ответить

Уверена, если работодатели будут давать мотивацию, особенно в сфере оплаты проделанного проекта, то у фрилансеров вовлеченность в работу компаний вырастет в разы. Даже обычная похвала будет приятна работнику)

Ответить

С сотрудниками которые работают в разных часовых поясах действительно очень сложно работать, нужно будет подобрать график который будет удобен всем. И да, сейчас и правда все работают в основном по самозанятости.

Ответить

Я уже давно подрабатываю на фрилансе в свободное от основной работы время, благо его много. Иногда денег получается сильно меньше, а иногда и в 2 раза больше, чем на основной работе.

Ответить