Возможно все: как одновременно работать над несколькими проектами и не сойти с ума

В статье рассказываем, как грамотно расставлять приоритеты и планировать время, если в работе одновременно несколько проектов. Спойлер — это вполне реально.

Получать бесконечные уведомления о новых заказах и купаться в море работы — мечта любого фрилансера. Сосредоточиться на одном проекте — несложно. Справиться с двумя — все еще представляется возможным, тем более если сроки не поджимают. Но вот ваша мечта сбылась, и у вас в работе одновременно уже три, четыре или еще больше заказов. В голове каша, все дедлайны перепутались, а чтобы ответить на сообщения покупателя, сначала нужно вспомнить, о каком заказе идет речь.

Если вам знакома такая ситуация, то для вас есть хорошие новости. Работать над несколькими заказами (конечно, в пределах разумного) — возможно! А еще возможно не переносить дедлайны, все успевать и не проседать в качестве своей работы. Вот, как это сделать.

Чтобы все взятые в работу проекты были перед глазами, важно их упорядочить и структурировать. Для этого составьте список задач, воспользовавшись одним из удобных способов.

Для тех, кто проще воспринимает информацию на бумажных носителях, лучше всего воспользоваться старым добрым блокнотом. Передать суть и выделить важное лучше всего помогут таблицы. Это может быть таблица с 3 столбцами: дата сдачи работы, название проекта, имя/ник покупателя. Или таблица с бó‎льшим количеством столбцов — для примечаний, важных заметок и стикеров с восклицательными знаками.

То же самое можно сделать с помощью электронных таблиц. При этом можно нарисовать удобную таблицу самому, а можно воспользоваться готовыми шаблонами-планировщиками. В Google Таблицах также будет удобно разбивать проекты на подзадачи, сортировать по дедлайну и отмечать их выполнение.

Онлайн-планировщики помогут составить списки задач, прикрепить важные файлы и многое другое. Например, приложение Any.do (iOS, Android) поможет не только спланировать задачи, но и пришлет напоминание о чем-то важном (например, о приближающемся дедлайне или промежуточном отчете).

Попробуйте каждый из способов и выберите один, который подойдет больше других. Только не стоит вести список задач и в приложениях, и в таблицах, да еще дублировать все в блокнот. Иначе вся информация будет в разных источниках, а каша в голове превратится не в порядок, а в еще больший хаос.

Всегда есть соблазн сначала приступить к проектам попроще, потому что они не займут много времени. Но если вы уверены в том, что сделаете заказ быстро и легко, а дедлайн еще не близко, все же лучше оставить его на потом. Такие задачи для вас будут важными, но не срочными.

А за что браться, если важным и срочным кажется все? В приоритете берем сложные и объемные задачи, которые займут куда больше времени. Интересный факт: при создании своего первого полнометражного мультфильма команда Pixar по неопытности оставила работу над самыми сложными сценами напоследок. Из-за этого выпуск фильма мог сильно задержаться, а работать пришлось намного больше.

Чтобы не повторять таких ошибок, сначала фильтруйте все задачи в порядке дедлайна, а уже из них выбирайте самые трудоемкие. Такие проекты будут и важными, и срочными. Начать лучше именно с них.

Уметь грамотно управлять своим временем — полезный навык для любого человека, но для фрилансеров особенно. Организуйте время на работу над проектами, исходя из их сложности, дедлайнов и вашего распорядка дня. Главное правило: не забывайте, что в сутках только 24 часа, а вам нужно отдыхать.

Если вы просыпаетесь с первыми лучами солнца, скорее всего наиболее продуктивны вы с утра. Тогда лучше заняться самыми объемными и сложными задачами в первой половине дня, а на вечер оставить что-то попроще. И наоборот, если пик мозговой активности приходится на ночное время.

Оценивайте каждую задачу не только по срочности и важности, но и по времени, которое вы затратите на выполнение. Хотя бы примерно. Так вы будете понимать, какие задачи возможно сделать сегодня, а на какие просто не останется времени.

При планировании времени важно понимать, из каких этапов будет состоять работа. Всегда разбивайте любую задачу на подзадачи. Если вам нужно написать несложную статью, скорее всего вы сможете справиться за 1-2 дня. У такой задачи будет 2 этапа: сбор информации и написание самого текста. Сбор информации можно разделить на подзадачи: сначала просмотреть все подходящие источники, затем отфильтровать только нужное, а после составить план статьи на основе собранной информации. Написание текста в свою очередь также поделится на подзадачи: составление черновика, написание итоговой версии, вычитка и финальное редактирование. Разработка сайта подразумевает намного больше этапов, а значит — больше подзадач и времени.

Когда проектов много, а времени мало, на счету буквально каждая секунда. Старайтесь максимально автоматизировать все действия, которые могут выполняться без вас или с вашим минимальным участием.

Мы заказываем доставку продуктов, чтобы не тратить время на поход в магазин, нанимаем няню для детей и освобождаем время для саморазвития. В конце концов просим помыть посуду кого-то из членов семьи, чтобы насладиться долгожданными минутами с книгой в руках. Делегирование задач в работе основано на том же принципе, что и в обычной жизни.

Если в вашей работе есть рутинные действия, которые отнимают много времени, скорее всего их можно поручить кому-то другому. А самый ценный ресурс, время, использовать для более важного. Например, сбор информации для аналитической статьи можно делегировать другому фрилансеру, а освободившееся время использовать для общения с экспертами. Подумайте, какой из этапов работы нуждается в вас меньше всего, а на каком действительно стоит сосредоточиться.

Горящий дедлайн — страшный сон фрилансера. Горящий дедлайн, в который вмешиваются непредвиденные обстоятельства, — сущий кошмар. При работе над несколькими проектами важно закладывать не только время на их выполнение, но и время с учетом форс-мажоров.

Учтите самые распространенные проблемы, вроде отключения света, Интернета или поломки компьютера. Вы сможете поработать в кафе или коворкинге, пока сеть не восстановят? Есть ли дома еще один компьютер или придется ждать ремонта вашего собственного ноутбука? Закладывайте на форс-мажоры как минимум 1 рабочий день для каждого проекта. Скорее всего вы справитесь раньше, но запас времени обеспечит вам спокойствие.

Чтобы сохранить свою репутацию и оправдать доверие покупателей:

И напоследок, не стоит забывать, что любой ресурс имеет свойство истощаться. В какой-то момент вы можете не успеть, перепутать или ошибиться. Потому что вот этот десятый по счету проект уже явно был лишним. Не забывайте вовремя брать паузу в работе и просто отдыхать. На Kwork всегда можно поставить статус «Занят» и спокойно заниматься текущими проектами. Если вы не готовы выполнять только конкретные задачи, приостановите их показ на странице «Мои кворки», а остальные оставьте активными.

Качественно выполнять несколько проектов одновременно действительно возможно. Воспользуйтесь советами из этой статьи, чтобы облегчить себе жизнь в режиме многозадачности. Желаем успехов в работе на Kwork, все успевать и получать от работы только удовольствие!