Как мы потратили около 9 миллионов на конкурс кейсов и что получили. Вся правда о Workspace Digital Awards

Зачем мы тратим миллионы на статуэтки и топовый кейтеринг, на чем можно и нельзя сэкономить и как стать лучшей премией кейсов с первого раза? Вскрываем карты!

Workspace Digital Awards – премия тендерной площадки Workspace, присуждается агентствам за лучшие digital-кейсы. В конкурсе 11 категорий по всем видам популярных digital-услуг:

Впервые была проведена в 2023 году – на конкурс было подано 789 кейсов от 294 компаний. В рамках церемонии 99 компаний получили престижные регалии в виде дипломов, а 36 из них, удостоившиеся первых мест в различных номинациях, – фирменные статуэтки конкурса. Полный список победителей можно посмотреть на сайте премии.

Сейчас подходит к концу сбор заявок на WDA /24 – крайний срок 15 февраля 2024. Победители выбираются путем голосования жюри – в него входят представители известных digital-агентств и крупнейших российских брендов.

Сегодня мы расскажем, какие усилия мы предпринимали, чтобы получить такой результат:

Агентства-участники платят только за подачу работ: сейчас это 10 580 рублей за подачу проекта в одну номинацию и 6 613 рублей – этого же проекта во вторую номинацию. Изначально, в момент старта цена составляла 8 000 и 4 000 соответственно.

А вот основные статьи расходов нас, как организаторов, за все время, начиная с базовых типа создания сайта конкурса и заканчивая менее очевидными (реклама, PR, плюшки для участников и т. д) .

Делимся, во сколько обошлось создание и проведение Workspace Digital Awards в 2023 году:

• разработка и поддержка сайта – 3 млн рублей;
• разработка фирменного стиля премии (логотип, дизайн дипломов, статуэток, бейджей и т. п.) – 400 тыс. рублей;
• разработка интерактивной презентации – 300 тыс. рублей;
• реклама – 200 тыс. рублей;
• SMM и PR – 400 тыс. рублей;
• организация мероприятия – 350 тыс. рублей;
• аренда площадки для ведения церемонии награждения и кейтеринг – 1 млн 650 тыс. рублей;
• алкоголь и напитки – 400 тыс. рублей;
• статуэтки – 492 тыс. рублей (12 000 за 1 шт.) ;
• дипломы – 135 тыс. рублей (1 100 за 1 шт.) ;
• прочая сувенирно-рекламная продукция – 100 тыс. рублей;
• фото- и видеосъемка – 200 тыс. рублей;
• живая музыка – 150 тыс. рублей;
• менеджмент – 1 200 тыс. руб.

Выше мы привели цифры прошлого года, когда все приходилось делать с нуля. Разумеется, в этот раз статьи расходов изменились. Например, мы не меняли фирменный стиль и сайт премии.

Но некоторые другие расходы, наоборот, выросли. Так, в этом году мы существенно усилили контентное и PR-направление. Стали привлекать больше внешних редакций для генерации контента. Один из примеров – постоянная рубрика «Парные интервью с победителями премии». Вот здесь можно увидеть одно из них: Завели блог для сантехника, собрали 1,8 млн подписчиков без рекламы и заняли второе место в диджитал-конкурсе – Маркетинг на vc. ru

Для большего понимания объемов и обоснования расходов на менеджмент расскажем о нашей команде.

Постоянный состав таков:

• Сергей Бесшабашнов – ядро. Идейный вдохновитель, локомотив проекта, главный менеджер, основатель Workspace и конкурса WDA. Он видит всё и осуществляет чуткий менеджмент на всех этапах;
• Анна Елисеева – координатор премии. Отвечает на все вопросы участников и помогает им с номинированием, следит за соблюдением правил, обеспечивает стабильность;
• Катерина Логвинова – PR-директор. Организует публикации, курирует авторов, подбирает инфо-партнеров, пишет тексты для рассылок, постов, сайта премии;
• Дмитрий Ануров – постоянный ведущий и незаменимый помощник в организации мероприятия;
• Дмитрий Лагутин — проектная работа, координирование технических специалистов, коммуникации с участниками рынка;
• Алексей, Александр, Кирилл – разработчики. Создали публичную часть сайта премии, разработали интерфейсы для внесения кейсов и голосования жюри и курируют всю техническую часть проекта;
• Дмитрий, Евгений – незаменимые помощники в UX/UI дизайне.

Помимо этого мы время от времени привлекаем и сторонние компании и специалистов для конкретных задач. Начиная с фирменного стиля (Redin Design) и дизайна сайта (Red Collar) , заканчивая контент-маркетингом (Рыба, Итирий, Константин Рудов, Тихон Вечерский) .

Постоянная разработка, вовлечение топового менеджмента, ежедневная многочасовая работа с агентствами – а стоит ли оно того? Возможно, это исключение, история про невероятной успех с первого же залпа? Давайте посмотрим, как формируется прибыль.

Некоторые организаторы пытаются монетизировать всё, что можно: начиная от бронирования VIP-столиков и заканчивая возможностью выступить с речью на сцене. Для нас это трэш, поэтому и статей прибыли всего две:

• оплата конкурсных заявок;
• помощь спонсоров.

Про то, как определять стоимость заявок, — пожалуй, стоит написать отдельную колонку. Сегодня лишь обозначим, что в диджитал-отрасли вилка находится примерно в диапазоне 7 000-80 000 рублей. Очень большой разбег, согласитесь! При этом на наш скромный взгляд высокий уровень ценников некоторых конкурсов совершенно не обоснован.

Как мы уже писали выше, сейчас участие в нашем конкурсе стоит 6 613-10 580 рублей. А спонсоров пока нет. Мы только начали работу в этом направлении, продумали отличный спонсорский пакет и предполагаем, что к третьей церемонии достигнем необходимых договоренностей с кандидатами.

Когда проект престижный, имиджевый и нишевый – вопрос окупаемости отходит куда-то чуть дальше первого плана. Да, разумеется возврат инвестиций важен, но в этом смысле мы реалисты и понимаем, что Москва не сразу строилась.

Но тогда у вас появляется справедливый вопрос:

9 миллионов рублей на конкурс кейсов – звучит внушительно. Тем более когда перед глазами список трат. Взять хотя бы статуэтки – ну неужели нельзя было сэкономить на них? Например, вообще не делать! Оп – и уже полмиллиона сохранены.

Дипломы сделать электронными – еще минус 135 тысяч.

Какой еще сайт? Лендинг подойдет – а кейсы пусть на почту присылают, почему нет?

Минус тут, минус там – и вот уже не 9 миллионов, а всего ничего. Но и от престижной премии, коей мы собрались быть с самого начала, тоже не остается и следа.

Здесь самое время для новой вводной — репутация. Мы нарабатывали ее годами: обеспечивали прозрачность наших методологий, обрабатывали обратную связь, консультировались с лучшими экспертами рынка перед запуском новых функций и активностей, уделяли большое внимание удобству интерфейсов и т.д. и т.п.

Наше желание сделать все на высшем уровне, а значит, недешево — это не хотелка, а жизненная необходимость и дальше соответствовать высоким ожиданиям нашей аудитории.

Когда с репутацией все в порядке, то и участников, и членов жюри привлекать значительно легче. Например, нам слету удалось привлечь представителей таких крупных брендов как Сбербанк, ВТБ, МТС, Яндекс. Афиша, Утконос, НЛМК, Segezha Group, Kaspersky и т. д. , а также руководителей известных российских агентств Red Collar, CreativePeople, Beta, Студия Лебедева, Agima, SLAVA и других.

Это действительно очень важно. Годами мы наблюдаем, как на рынке появляются и тут же угасают премии-ноунеймы, премии с успевшими подпортить себе репутацию основателями, премии с подтасованными результатами. Участие в конкурсах платное, и агентствам важно понимать, что их работы будут подвергнуты честному судейству.

Тем не менее, были статьи расходов, от которых мы отказались…

Спасибо, Сергей! Вот 3 основных пункта, на которых заметно сэкономили именно мы:

• Крепкий алкоголь. Помимо вкусного бесплатного вина можно было бы также обеспечить гостей виски и коньяком. Но мы принципиально решили не подавать крепких напитков. Церемония длится 4-5 часов, а нам бы очень хотелось, чтобы все гости к ее завершению уверенно держались на ногах.
• Онлайн-трансляция. По ряду причин мы считаем ее нецелесообразной. С одной стороны, круг потенциальных зрителей довольно узок. С другой стороны, теряется некий флер таинственности. Словом, экономия в данном пункте для нас лишь приятный бонус, не первопричина.
• Музыкальная программа. Опять же, можно пригласить Леонида Агутина и заплатить по его прайсу. Но зачем? В конце концов, это не концерт, а праздник для диджитальщиков, где главные звёзды — они сами.

Словом, список дополнительных потенциальных расходов очень велик. Стоит ли тратиться на отдельные хотелки — остается на усмотрение организаторов.

Давайте плотней посмотрим, на чем еще можно сэкономить – и если да, то как это сделать. И начнем, пожалуй, с главного…

3 млн – именно столько мы потратили на разработку и поддержку сайта Workspace Digital Awards. Это крупнейшая статья расходов, от которой вот так сходу глаза лезут на лоб – ну куда столько, зачем?

А объяснение простое – мы уделили особое внимание:

• удобству личного кабинета для внесения кейсов;
• интерфейсу для голосования;
• визуальной подаче кейсов в публичной части сайта.

Вот, например, хочет агентство подать кейс на премию и загружает его на сайт через личный кабинет. Посмотрите, как все четко и понятно: интерфейс сам ведет по этапам верстки, а самое ценное – дает подсказки, о чем писать в том или ином блоке.

Кроме этого мы вложились в дополнительную функциональность:

• в личном кабинете можно скачать электронную версию диплома и благодарственные письма членам жюри;
• интегрировали конкурс в экосистему Workspace, чтобы за победу и участие агентства получали профит.

Вот какое применение находит информация из кейсов-участников:

• кейсы-обладатели призовых мест учитываются в соответствующих Рейтингах Рунета;
• упомянутые в кейсах-победителях и финалистах сотрудники поднимаются выше в наших Рейтингах специалистов;
• победы в WDA также будут учитываться в нашем Рейтинге самых награждаемых агентств, который мы пока запустили в тестовом режиме, но в мае-июне 2024 года планируем опубликовать официально.
• участие и победы в нашем конкурсе (наряду с другими, престижными) влияют на ранжирование агентства в каталогах на Workspace. Чем больше побед — тем выше агентство в каталогах по соответствующим услугам.

Словом, по нашему скромному мнению за 3 млн рублей мы получили лучший конкурсный инструмент среди всех известных нам в России. Стоит ли оно того?

Для нас – определенно, потому что:

• юзабилити напрямую влияет на желание агентств пользоваться продуктом – то есть участвовать в премии. Чем проще и удобнее становиться участником, тем активнее это делают;
• а еще это влияет на LTV и сарафанку – классным продуктом пользуются долго и рекомендуют его коллегам. Классный продукт оставляет сильное впечатление. Особенно это важно для диджитал-аудитории, на которую мы, собственно, и ориентируемся.

Окей, с сайтом и участием разобрались – давайте перейдем к тому, ради чего все это соревнование организовывается.

Лауреаты конкурса заслуживают награды – мы стараемся, чтобы награды были еще и достойными:

• дипломы WDA – печатаем на дизайнерской бумаге по особой технологии нанесения изображения;
• статуэтки – из алюминия с порошковым покрытием цвета черный муар с серебристыми вставками, надписи нанесены уф-печатью. Держать такую награду в руках очень приятно, выглядит солидно и дорого.

Агентства бывают разного уровня – и маленькие новички, и мастодонты мирового уровня. Поэтому ориентироваться необходимо на верхнюю границу, чтобы впечатлить всех.

А впечатлять нужно, потому что сама по себе премия – это же не обязаловка, а возможность подойти к рутине со спортивным интересом. То есть все это происходит только потому, что агентствам это интересно. А значит, уровень удовольствия, которые они получают в процессе и особенно в финале, нужно держать высоким.

Идем дальше. У любой премии есть какие-то итоги. И если премия хочет быть крупной или хотя бы заметной – придется потратиться и организовать церемонию награждения.

К выбору помещения мы подходим особенно тщательно, учитываем множество параметров. В прошлом году выбрали Крым Moscow Terrace – просторную площадку в самом центре Москвы, с живописными видами на историческую часть столицы и приятным, современным интерьером/экстерьером. И мы и гости остались довольны.

Одно дело – онлайн-часть конкурса. И совсем другое – когда есть возможность встретиться, поздравить коллег, перезнакомиться и отдохнуть «в кругу своих». Вы сами знаете, как высоко это ценится в диджитале – и мы, что скрывать, делаем на это ставку. Чтобы все прошло топово, начиная с места – не актового зала, а элитного заведения.

Шикарная еда и напитки – обязательны, но только если вы организуете престижную премию. Мы учитываем, что официальная часть церемонии вручения наград занимает 4 часа – и, помимо разнообразных закусок, заказываем несколько вариантов горячего.

Особое внимание уделяем выбору вина – закупаем только топовое, с рейтингом 4+ по Vivino.

Можно делить участников на випов и нищебродов? Можно. Можно 4 часа не кормить людей? Да. Можно ли проводить премию в подвале? Конечно.

Но это неизбежно повлечет за собой последующий отказ от участия. Если вообще хоть кто-то из участников решится приехать. На такой конкурс не захотят тратить время.

Понятно, что пример с подвалом – утрирование. Но даже сделать просто «нормально» – здесь недостаточно, будет мало. Нужно именно удивить, чтобы впечатление осталось очень высоким. Тогда премии будут обеспечены LTV и сарафанка.

Все это напрямую влияет на репутацию – а ее поддержание, кстати, требует отдельных вложений и усилий.

Хоть это и необязательно, но мы сразу решили: поскольку конкурс платный, то каждый участник должен получить какую-то ценность. Каждый, а не только победители и призеры. Поэтому мы подготовили несколько приятных мелочей для всех участников.

Большая их часть связана с нашими усилиями для повышения внимания к кейсам-участникам. Как правило, за редким исключением, на любых площадках кейсы собирают максимум 50-300 просмотров. Мы считаем, что это несправедливо. Особенно по отношению к таким крутым кейсам, которые агентства подают на наш конкурс.

Итак, в раздел Кейсы на сайте Workspace добавили возможность сортировки по номинантам премии WDA:

В статьи Журнала Workspace встроили специальные блоки, анонсирующие по три кейса-номинанта:

Такие же блоки добавили на популярные страницы сайта:

Словом, всячески пиарим работы участников на своих каналах абсолютно бесплатно. Агентство получает буст к узнаваемости, мы – буст лояльности. Детально расписали все в обзоре: Workspace Digital Awards: обзор приятностей, которые мы предусмотрели для участников и победителей конкурса.

У финалистов и победителей плюшек еще больше:

• возможность посетить церемонию вручения наград Workspace Digital Awards;
• упоминания в статьях, публикуемых нашей редакцией;
• точечные упоминания в пресс-релизах об итогах конкурса;
• упоминания в обзорах поданных работ в телеграм-канале Workspace – LIVE;
• наибольшие шансы на запрос о проведении парного интервью, которые мы делаем с агентствами и заказчиками. Вы наверняка читали их на VC и т. д.

Выше мы перечислили, в каких рейтингах и каталогах учитываются победы участников.

Как видите, даже на этом пункте можно очень легко сэкономить – но и от высокой готовности к участию придется отказаться, а мы, как организаторы, на такое пойти не готовы.

В конце концов, ведь цель нашего конкурса – не «срубить бабла» в моменте и свалить в закат, а прочно закрепиться в диджитале и стать его полноценной, регулярной и неотъемлемой частью. Можно ли представить кинематограф без Оскара? Теоретически – да, но это будет «уже не то».

Такие же амбиции и у нас – а к амбициям мы прилагаем и вложения, и старания на всех этапах. И отзывы подтверждают, что все не зря.

Отказ от соблазна побольше сэкономить приносит свои плоды. В качестве подтверждения эффективности своего подхода приведем несколько отзывов участников.

Вот здесь еще больше фото с церемонии и видеоотзывы участников.

Положительные отзывы — это, конечно, хорошо, но как насчет негативных? А их и нет. Нет, ну правда! Если вы погуглите, наверняка не найдете чего-то обоснованного. По крайней мере мы пока не встречали явно негативных откликов.

Да, время от времени возникают некоторые спорные ситуации. Но мы стараемся их решать индивидуально, без ущерба для общих правил конкурса и интересов конкретных участников. Каких-то системных проблем не выявлено. Пожалуй, это одно из главных подтверждений, что мы двигаемся в правильном направлении.

Под конец поделимся еще одним пикантным моментом из жизни организаторов премии.

Второй год подряд мы получаем специфичные запросы. Как правило, они сформулированы примерно так: «Уточните, пожалуйста, есть ли возможность гарантированно получить награду» или «А вы можете сделать новую номинацию специально под нас, чтобы там не было конкуренции?».

Чаще всего, получив отрицательный ответ, такие компании в итоге вовсе не подают свои заявки на конкурс.

Это печально. Ведь такие истории косвенно подтверждают наличие на рынке премий, победу в которых можно обеспечить покупкой каких-либо платных опций.

Не видим смысла разжевывать здесь морально-этические аспекты. Повторим лишь одно слово – репутация.

Добавим, что мы также проводим отдельную работу для того, чтобы получать награды WDA было действительно престижно. Она заключается в обеспечении достойного уровня конкуренции. В самых популярных номинациях за три призовых места борются по 40-50 участников. Номинации, количество участников которых приближается к количеству призовых мест, мы признаем несостоявшимися.

Разумеется, такой подход в итоге отпугивает весомую часть потенциальных участников, и мы получаем меньше, чем могли бы. Но, опять же – репутация.

• Сэкономить можно буквально на каждом пункте. Даже по московским расценкам можно снизить бюджет раза в три. Но вопрос: стоит ли оно того? !
• По времени подготовка к мероприятию занимает минимум несколько месяцев. Подбирать площадку стоит начинать за 3-6 месяцев до церемонии, а лучше — раньше. Подрядчиков на кейтеринг, видео и фото — как минимум за месяц. Если учитывать время на создание сайта премии, рекламу и продвижение внутри профсообщества, поиск членов жюри — то и целый год. К моменту готовности сайта премии и открытия приема заявок, уже все должно быть готово к старту.
• Просто так с нуля вряд ли получится создать достойную премию. Чтобы премия действительно была востребованной и престижной, нужны 3 кита: репутация основателей, соответствующая база данных и лояльная аудитория. У Workspace все это уже было накоплено за годы работы.
• Если все же очень хочется организовать свою премию при ограниченных бюджетах и экспертности, можно начать с MVP. Сделать минимум номинаций, по которым наверняка удастся набрать конкурсантов. А спорные оставить на потом, когда уже будет узнаваемость и репутация.
• Еще одна возможность для экономии — провести конкурс исключительно в онлайн-формате. То есть без таких статей расходов как: площадка, кейтеринг, статуэтки, фото/видео и т. д.
• С самого начала крайне важно озаботиться созданием команды из компетентных сотрудников, обладающих нужным количеством времени. И сразу обозначить зоны ответственности каждого: разработка, маркетинг, контент, ивент, SEO и т. д. и т. п.

***

Будем рады, если наша информация помогла вам сориентироваться в том, как делать конкурсы. Пишите в комментариях, в чем с нами согласны, а в чем — нет.