Как сделать рассылку пресс-релиза эффективной? 5 важных правил

Пресс-релиз - это официальное сообщение, которое помогает информировать СМИ о новостях бизнеса, и компании с радостью пользуются этим инструментом. Короткий текст с важной информацией, без лишней воды — настоящий подарок для издания. Но даже распространение пресс-релизов как таковых — не гарантия успеха, ведь журналистам может быть просто не интересно читать плохо составленное информационное сообщение, или они могут неверно истрактовать его главный посыл. Пресс-релизы нужно писать и распространять правильно.

Мы давно работаем с этим видом информационных сообщений. Составляем, рассылаем их и общаемся с журналистами. Опираясь на многолетний опыт, собрали список из пяти важных правил по работе с пресс-релизами.

Пресс-релиз — это не рекламное, а информационное сообщение. Больший успех имеет текст, который выглядит как журналистский материал, и в идеале нужно сделать так, чтобы журналисту не пришлось переписывать его с нуля перед публикацией. Этот жанр предполагает наличие показателей, цифр, примеров, сравнений - СМИ очень любят конкретику.

Понять, как должен выглядеть журналистский материал, поможет насмотренность и регулярное чтение новостей. Следите за тем, что публикуют СМИ в вашей сфере: обращайте внимание на формат и подачу. Именно представители СМИ доведут информацию до людей.

Неэффективная стратегия — отправлять релиз сразу всем СМИ из рассылочного листа вашей базы. Задайте себе вопрос: тому ли человеку/изданию/отделу отправляется пресс-релиз? Подходит ли ему этот информационный повод? Чем релевантнее список получателей, тем больше в итоге будет суммарный охват и количество публикаций.

Проанализируйте информационный повод - он должен соответствовать тематике профильных СМИ. Грамотно оцените ключевых получателей на предмет соответствия тематике пресс-релиза.

Тексты пресс-релизов иногда читают вслух — сотрудники радио и телевидения, блогеры. Стоит сократить использование канцеляризмов, иностранных слов и аббревиатур. Лучше написать “этот” весто “данный”, “Костромское научное общество по изучению местного края” вместо “КНОИМК”. В случае с иностранными названиями стоит сделать сноску в теле письма, чтобы помочь с журналисту прочитать их с верным произношением. Оценить собственный пресс-релиз очень просто — прочитайте его вслух пару раз.

Пропишите ясный и емкий заголовок. Все скажут спасибо, если сразу станет ясно, о чем отправленное письмо, что от него ждать.

Позаботьтесь о тех, кто будет читать ваш пресс-релиз. Начиная с оформления, заканчивая делением текста на абзацы. Всегда приятно, когда абзац начинается с предложения, задающего главную мысль. Очень важен и заголовок пресс-релиза: он не обязательно должен быть цепляющим, но всегда информативным. Забота о человеке, который будет работать с вашим материалом — главная черта хорошего сотрудника.

Верстка письма — крайне важная составляющая, которая очень сильно влияет на восприятие материала. Лучше использовать специальные сервисы, например, PREX.

Не забывайте про фото и видео. Часто, работая с текстом, можно забыть о визуальной составляющей вашего пресс-релиза. А ведь она не менее важна! С ней будут работать сотрудники СМИ, занятые в визуальном повествовании. Обязательно добавляйте несколько фотографий. А лучше — видеоряд. Журналисты смогут прочитать текст вашего релиза закадровым голосом, пока зрителю демонстрируется ваш ролик.

Издание — не черный ящик, внутрь которого попадает информация, перерабатывается и выдается аудитории. Каждое СМИ — это цех, сложное устройство из множества сотрудников, каждый из которых занят своими задачами. Скорее всего, у каждого издания есть общий контакт редакции, типа “info@...”, но лучше не использовать этот канал связи. Напишите лично журналисту, который отвечает за ваше направление.

Если такого знакомого у вас еще нет, не стесняйтесь написать редактору или контактным лицам, которые есть на сайте СМИ. Они свяжут вас с главредом, его замом или отраслевым автором, который пишет по этой теме.

Если контакты внутри издания уже есть, и вы отправляете электронное письмо сразу нескольким сотрудникам, делайте это без скрытой копии. Тогда сотрудники издания увидят всех людей, которым пришло письмо. Это нужно для того, чтобы избежать хаоса внутри редакции. Иначе один сотрудник начнет заниматься этой задачей, а окажется, что над ней уже больше часа работает другой.

Но, если пресс-релиз отправляется сразу нескольким изданиям, обязательно нужно рассылать именно через скрытую копию, поскольку журналисты не любят массовые рассылки.

Это еще не все чек-поинты, которыми поделились коллеги из команды Kottler. Во второй части рассмотрим и другие, не менее интересные и эффективные.