Телеграм бот вместо мобильного приложения для коммуникации с сотрудниками
Разработка телеграм ботов для меня уже не новая история. Основной задачей одного из моих первых проектов связанных с телеграм ботом как раз и был отказ от лишних мобильных приложений в пользу телеграм. (вы можете ознакомиться с онлайн чатом для сайта, сообщения от которого отправляются операторам сразу в телеграм)
К проекту я тогда шёл с главной мыслью: "Как здорово, что можно отказаться от лишних приложений, которые часто подтормаживали, и получать сообщения прямо через телеграм." Когда я получил первое сообщение в телеграм с сайта - сказать что я был в восторге - ничего не сказать!
А вот у моего заказчика, как раз стоял выбор между разработкой мобильного приложения или разработкой телеграм бота для взаимодействия с исполнителями.
Увидев Telegram-бота для сервиса услуг, ко мне обратилась компания-производитель стеклянных перегородок и межкомнатных дверей скрытого монтажа. Им нужен был подобный бот, который бы рассылал заявки монтажникам.
Основные задачи, которые ставились Telegram-боту:
- Простая регистрация у бота для монтажников.
- Автоматизация рассылки, приема, закрытия заявок по установке дверей/перегородок монтажникам и стажерам в зависимости от специализации монтажника и его рейтинга. Чем выше рейтинг, тем раньше он получает заявку и может её принять.
- Отправка заявки бухгалтеру для оплаты выполненной работы. Отметка об оплате от бухгалтера.
- Пользователи бота имеют 3 роли:
- менеджер - формирует и отправляет заявки, может общаться с монтажниками через бота или через CRM;
- мастер - может быть монтажником и стажером. Монтажник - несет ответственность за работу, может принимать заявки, брать стажера и устанавливать размер оплаты стажеру. Стажер, может отправлять заявки монтажнику для стажировки. (Для понимания: один и тот же мастер может быть монтажником по одной специализации (имеет так называемый "допуск") и стажером по другой (не имеет "допуск"). "Допуск" получается в зависимости от рейтинга по специализации.)
- бухгалтер - получает заявку на оплату монтажникам и стажерам, производит отметку об оплате. Имеет собственное меню для просмотра и оплаты заявок.
Реализация телеграм бота
(Если вам лень читать, можете проскролить текст и посмотреть короткое видео работы бота)
Для управления ботом была взята уже готовая CRM система от нашей предыдущей работы, которую мы адаптировали под новые задачи.
Основные поля заявки:
- данные заказчика (телефон, адрес);
- специализация заявки;
- рейтинг за заявку после её выполнения монтажнику и стажёру;
- текстовое описание заявки;
- фото/видео/схема установки от замерщика и с производства;
- желаемая дата и время выполнения;
- стоимость заявки;
- отзыв заказчика по работе.
После того как менеджер ввёл основные данные заявки, он отправляет её в работу. Заявка рассылается монтажникам по очереди в зависимости от рейтинга (чем выше рейтинг, тем раньше монтажник получает заявку, период между отправками менеджер может регулировать в настройках CRM).
Изначально заявка рассылается без указания контактов. После того как один из монтажников принял заявку, он получает данные заказчика для согласования даты и времени выполнения.
После того как заявка согласована с заказчиком, она появляется в меню стажеров. Стажер/стажеры могут ознакомиться с актуальными заявками и отправить заявку на стажировку монтажнику. Если стажер и монтажник утраивают друг-друга - они договариваются о совместной работе.
По завершении работы, монтажник устанавливает сумму, которой готов поделиться со стажером/стажерами и закрывает заявку. Заявку можно закрыть только после отправки фото и комментария по выполненной работе.
Получив отзыв от заказчика, менеджер отправляет заявку на оплату бухгалтеру (бухгалтер также работает через телеграм бота). Бухгалтер получает заявку на оплату, оплачивает её по указанным мастером реквизитам.
Мастер имеет собственное меню, в котором может:
- посмотреть и изменить свои данные;
- написать сообщение менеджеру;
- посмотреть собственные и актуальные заявки;
- изменить специализации, по которым он хотел бы получать заявки;
- изменить собственные платежные данные (форму сотрудничества, реквизиты для оплаты);
- найти заявки по новым специализациям для стажировки.
Что получил заказчик:
- автоматизацию распределения заявок, что систематизировало и существенно разгрузило работу менеджера. Распределение заявок ранее выполнялось в "ручном режиме" (менеджер звонит/пишет монтажнику, предлагая ту или иную работу, выбирает монтажника, отслеживает выполнение и т.п.), сейчас все рутинные процессы переданы боту;
- экономию в разработке бота по сравнению с разработкой мобильного приложения. Telegram-бот полностью справляется с поставленными задачами, а стоимость его разработки значительно ниже разработки мобильного приложения, которое помимо разработки требует постоянных дополнительных расходов.
Заключение
Telegram-бот - относительно дешевая, но конкурентоспособная альтернатива мобильному приложению, которую можно и нужно использовать в бизнесе.
А как вы используете телеграм ботов в работе? Если ещё не используете, может стоит попробовать?
Отличный кейс применения Telegram-бота вместо мобильного приложения! Спасибо, что так подробно расписали функционал и логику работы.
Особенно впечатлило, как удалось автоматизировать рутинные процессы менеджера по распределению заявок. Плюс существенная экономия в сравнении с разработкой отдельного приложения.
Интересно, а какие основные сложности возникали в процессе внедрения этого бота? Сразу ли сотрудники привыкли к новому формату взаимодействия?
Спасибо!
Да, с внедрение любого нового продукта - всегда возникают сложности. Особенно, когда прежняя схема годами работала. Привыкли не сразу, но перед внедрением предусмотрели дополнительную мотивацию менеджера, который всех убедил в том, что так лучше. И все заработало)
Отличный кейс 🦾
Спасибо