Как поддерживать социальные инициативы сотрудников: запуск конкурса на волонтерский грант в промышленной компании
Для того, чтобы реализовать собственный социальный проект – достаточно иметь идею и найти тех, кто её поддержит. Конкурс на грант для сотрудников Арман с поддержкой в реализации со стороны компании мы запустили на старте программы корпоративного волонтерства. Волонтерский грант для сотрудников – её первый проект.
Главная цель конкурса – поддержать социальные инициативы сотрудников компании. Идея простая: любой сотрудник может подать конкурсную заявку и выиграть финансирование социального проекта, который готов курировать на всех этапах и довести до завершения при поддержке компании. Это не коллаборация с благотворительными фондами, это – самостоятельный проект, придуманный сотрудником и реализованный при поддержке отдела маркетинга Арман.
Как найти бюджет на такой проект
Как правило, в средних и крупных компаниях бюджет на поддержку благотворительных проектов выделяется ежеквартально. Составить план реализации проекта, обосновать сумму гранта, объяснить преимущества и риски, подготовить презентацию с примерами и устроить питчинг перед руководителем – в нашем случае одобрение проекта и выделение 150 тысяч рублей прошли именно так.
Как мы проводили конкурс
Для объявления конкурса нужно было решить пять задачи:
- Определить, проекты по каким направлениям готова поддерживать наша компания. Мы исходили из ESG-стратегии компании, в которой направления социальной поддержки установлены:
• Дети. Проекты, направленные на работу с детьми и на запуск конкурсов, турниров, кружков, фестивалей и прочих коллективных социально значимых проектов для детей и подростков;
• Образование. Проекты, направленные на реализацию образовательных инициатив для людей любых возрастов: от кружков робототехники для детей до кратких курсов по промышленной безопасности для взрослых.
• Безопасность. Проекты, направленные на обеспечение безопасности в любых формах: инклюзивная спортивная площадка, образовательный курс оказания первой помощи и так далее. - Подготовить ответы на важные вопросы. Для этого мы обратились к опыту других компаний – в этом случае приходит на помощь рубрика «Вопросы и советы» на сайте конкурса «Скиньте мяч» – добавили вопросы, учитывающие требования конкретно нашей компании, и вот что у нас получилось:
• Зачем проводится конкурс на грант?
• Какая сумма гранта?
• Какие проекты можно реализовать?
• Кто может участвовать в конкурсе?
• Сколько заявок может подать один сотрудник?
• В какие сроки нужно подать заявку и реализовать проект?
• На что можно потратить деньги?
• Что делать, если грант не покрывает все расходы?
• Кто может помочь реализовать проект?
• Можно ли привлечь коммерческие компании в качестве партнеров?
• А можно передать право на реализацию некоммерческой организации или благотворительному фонду?
• Кто внутри компании поможет реализовать проект? Найти примеры социальных проектов, которые мы хотели бы реализовывать при поддержке компании. Когда был придуман проект, аналогичных кейсов у нас в компании не было, но мы хотели поделиться с сотрудниками подходящими примерами и помочь им поставить цели, обозначить результаты и выявить актуальность будущих проектов еще на этапе планирования. Мы использовали итоги конкурса «Скиньте мяч», организаторы которого официально поделились проектам-победителями, и выбрали три наиболее интересных для нас примера.
- Подготовить конкурсное задание. Конкурсное задание – заявка, которую заполняет сотрудник, подробно отвечая на вопросы о себе и предлагаемом проекте. Главное – узнать суть проекта, целевую аудиторию, сроки и риски при реализации. Дополнительно можно спросить: как возникла идея, почему реализация именно этого проект важен для сотрудника, был ли подобный опыт раньше – чем больше информации вы получите, тем проще будет выбирать победителя. Важно: прикрепить пример заполненного задания – так сотруднику будет понятнее, какой объем информации и какую степень открытости от него ждут.
Оформить презентацию и объявить конкурс. Для запуска конкурса мы собрали всю информацию в презентацию, подготовили редактируемый файл конкурсного задания и заполненный пример в pdf. Объявили конкурсе на внутреннем корпоративном портале, сделали почтовую рассылку и разместили информацию во внутреннем телеграм-канале Арман. Установили дедлайн: месяц на подачу заявки – и стали ждать обратной связи от сотрудников.
Какой проект получил поддержку и почему
Запуская подобный проект впервые и ставя перед будущим победителем задачу, требующего большого количества сил и времени, нужно быть готовым в первую очередь получить заявки от коллег, у которых был опыт реализации и идеи новых социальных проектов еще до объявление конкурса. За отведенный для отправки заявок месяц нам пришло пять подробно заполненных конкурсных заданий от коллег с опытом социальной работы.
Для реализации выбрали проект инженера информационной безопасности Евгения – «Город развития» для детей из петербургского детского дома. Евгений больше семи лет волонтер благотворительного фонда и куратор детского дома, для детей из которого он предложил свой проект. Опыт участия в проведении благотворительных проектов, понимание специфики организации мероприятий для детей и регулярное общение с выбранным детским домом – это было важно для нас при выборе победителя.
Реализация
Детский социальный проект «Город развития» состоял из трех этапов:
- Цикл лекций и мастер-классов по экологии и ответственному отношению к окружающей среде. За шесть встреч со специалистам экодвижения «Мусора.Больше.Нет» поделились с ребятами знаниями в области защиты природы, в игровой форме продемонстрировали процессы переработки отходов и объяснили, что бережное отношение к природе — это залог улучшения и экологии, и качества жизни людей;
- Фотопроект-трансформация для девочек. Профессиональные визажисты, парикмахеры, стилисты и фотографы подготовили и провели фотосессию, направленную принятие своей красоты и разности, проработку комплексов связанных с внешностью и формирование уверенности в себе. Волонтеры БФ «Яркая жизнь» и профессионалы помогли в проведении проекта, а часть костюмов подарила девочкам компания «Melon Fashion Group»;
Мастер-класс по робототехнике от R:ED — Robotics Education. На этапе подачи заявки проект состоял из двух этапов, на финальном к проекту подключилась команда входящего в состав Арман Холдинг R:ED. Ребятам провели тематическую лекцию и познавательную викторину и научили работать с робототехническими конструкторами в игровом формате: конструирование роботов в командах, их запуск на космическом полигоне и выполнение миссии.
Решение основных задач по проекту разделили между сотрудником-победителем и менеджером отдела маркетинга. Организационной работой и коммуникацией с контрагентами занимался Евгений и его друзья-волонтеры из фонда «Яркая жизнь»: договориться о мероприятиях, найти подрядчиков и волонтеров, заказать необходимую атрибутику, получить счета на оплаты. Внутренними бюрократическими процессы и информационной поддержкой – сотрудник отдела маркетинга.
Реализация проекта заняла три месяца, подготовительный процесс – еще три. Одним из важных условий проведения конкурса на грант в компании была самостоятельность проекта, а не коллаборация Арман с благотворительными фондами. Компания хотела дать сотруднику возможность разрабатывать и курировать проект на всех этапах. Евгений придумал проект для детского дома, поддерживаемого фондом, с которым он сотрудничал семь лет. Заключением договоров с подрядчиками и оплатой счетов занимался Арман. В процессе работы стало понятно: учитывая большие объемы документации, для согласования требующей подробного изучения специалистами, и нормы финансовой отчетности при оказании благотворительной помощи, – делегировать бюрократические процессы команде профессионалов в области некоммерческих проектов было бы правильно. Именно в проекте «Город развития» условие конкурса это бы не нарушило, Евгений по-прежнему курировал бы проект от и до, как один из волонтеров фонда.
Что дальше?
Сложности при реализации социальных проектов, которые компания запускает впервые, неизбежны, но сейчас все запланированные мероприятия проведены и после оплаты последних счетов проект «Город развития» будет успешно завершен.
Новые социальные проекты Арман и наших сотрудников – скоро.
Следите за новостями Арман на официальном сайте и в телеграм-канале компании.